1. Introducción
El Administrador Único de Avature Spain, S.L.U. (en adelante, “Avature” o la “Compañía”), en desarrollo de su compromiso con la legalidad vigente y los más altos estándares éticos y profesionales, ha elaborado y aprobado la presente Política del Sistema Interno de Información de la Compañía (en adelante, la “Política”).
A través de la presente Política, la Compañía da cumplimiento a las exigencias derivadas de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en adelante, la “Ley 2/2023”), aprobada como resultado de la transposición de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión.
2. Objeto
Esta Política tiene la condición de elemento nuclear del Sistema Interno de Información (en adelante, el “SII”) de Avature y busca dotar a la Compañía de los recursos y principios de actuación exigibles para favorecer el uso del Canal Interno de Comunicación y Denuncias (en adelante, el “Canal”) y asegurar en dicho ejercicio los derechos de todas las partes involucradas; particularmente la garantía de confidencialidad, la prohibición de represalias y, el derecho de defensa y al honor y la presunción de inocencia de los afectados por las comunicaciones.
El SII de Avature está compuesto, principalmente, por los siguientes elementos:
- La presente Política.
- El Procedimiento de Gestión de Informaciones (en adelante, el “procedimiento”), que desarrolla la presente política y establece las pautas a seguir en relación con las comunicaciones recibidas en materia de preocupaciones, irregularidades o incumplimiento éticos, así como el procedimiento a seguir por Avature a la hora de recibir y gestionar las comunicaciones remitidas a través del Canal.
- El Responsable Interno del Sistema, que será encargado de la gestión y tramitación de los procedimientos de investigación.
3. Ámbito Subjetivo
La presente Política se aplica a:
a) Los miembros de los órganos de gobierno de la Compañía, incluyendo a los no ejecutivos cuando fuera de aplicación.
b) Cualquier miembro de la Compañía, incluidos becarios, trabajadores en periodos de formación, así como aquellos cuya relación laboral todavía no haya comenzado cuando la información sobre infracciones que pretendan comunicar haya sido obtenida durante el proceso de selección o de negociación precontractual.
c) Cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores de Avature.
d) Los representantes legales de los trabajadores en el ejercicio de sus funciones de asesoramiento y apoyo al informante.
e) Las personas físicas que, en el marco de la Compañía en la que preste servicios el informante, asistan al mismo en el proceso.
f) Las personas físicas que estén relacionadas con el informante y que puedan sufrir represalias, como compañeros de trabajo o familiares del informante.
g) Las personas jurídicas para las que trabaje o con las que mantenga cualquier otro tipo de relación en un contexto laboral el informante, o en las que ostente una participación significativa -entendiendo por significativa aquella que permite a la persona tener capacidad de influencia en la persona jurídica.
4. Ámbito de protección
Esta Política protege de cualquier tipo de represalia que se pudiera dirigir frente a cualquier persona física o jurídica que haga uso legítimo del Canal con el fin de comunicar cualesquiera acciones u omisiones que pudieran constituir alguna infracción:
(i) del Derecho de la Unión Europea,
(ii) penales o administrativas graves o muy graves, comprendidas -pero no limitadas a- todas aquellas infracciones que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública o la Seguridad Social, o en materia de seguridad y salud en el trabajo.
El presente Canal no se configura como el trámite habilitado para presentar quejas o plantear cuestiones relativas a asuntos de recursos humanos, como la revisión del desempeño, la compensación, el desarrollo profesional y otras cuestiones relacionadas. Para estos asuntos deben utilizarse los canales locales de comunicación de quejas.
La protección otorgada por esta Política y el resto de los elementos del SII no excluirá la aplicación de las normas relativas al proceso penal, y se entiende sin perjuicio de la prevista en la normativa laboral en materia de seguridad y salud en el trabajo para aquellas personas que informen sobre infracciones en dicha materia.
5. Declaración de principios
El SII será el cauce preferente para informar sobre cualesquiera incumplimientos dentro de su ámbito de aplicación y se regirá por los siguientes principios de funcionamiento y gestión:
1. Efectividad y accesibilidad: el SII deberá garantizar la facilidad en la formulación de las comunicaciones, así como que se presenten y gestionen de manera efectiva favoreciendo que la propia entidad sea la primera en conocer cualquier posible irregularidad.
2. Independencia: todas aquellas personas involucradas en la gestión del SII deberán ofrecer garantía de independencia, en particular el Responsable del SII, de tal manera que queden fuera de toda sospecha cualesquiera posibles conflictos de interés o vinculaciones personales o profesionales que pudieran afectar el buen juicio o credibilidad de quienes intervienen en el proceso de gestión de las comunicaciones.
3. Confidencialidad: el SII estará diseñado y gestionado de tal forma que se garantice la confidencialidad de la identidad del informante, de las personas afectadas y de cualquier tercero mencionado en las comunicaciones, así como de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de las mismas. El registro de comunicaciones supervisado por el Responsable del SII estará regulado de tal manera que se garantice no solo la protección de los datos de carácter personal, sino también la debida restricción de acceso a personal no autorizado.
4. Presunción de inocencia y derecho al honor: las personas afectadas tendrán derecho a la presunción de inocencia y al derecho de defensa, de tal modo que bajo ninguna circunstancia podrá partirse de una presunción contraria al afectado a la hora de investigar o resolver una comunicación presentada.
A estos efectos, las personas afectadas tendrán derecho a acceder al expediente en los términos recogidos en la Ley 2/2023, a recibir la misma protección que los informantes y a ser oídos y poder presentar alegaciones en el procedimiento interno de investigación siempre que lo consideren oportuno.
5. Prohibición de represalias: queda expresamente prohibida la adopción de represalias contra quienes informen o colaboren en un proceso de comunicación o información incluido en el ámbito de protección de la presente Política.
Se entenderá por represalia cualquier acto u omisión prohibido por la ley o que, de forma directa o indirecta, suponga un trato desfavorable que sitúe a la persona que lo sufre en una desventaja particular en el contexto laboral o profesional solo por su condición de informante o por su colaboración en la gestión de una información.
A título ejemplificativo, podrán considerarse represalias las siguientes conductas:
a) Suspensión del contrato de trabajo, despido o extinción laboral o no renovación -salvo que se haga dentro del ejercicio regular del poder de dirección conforme a la legislación laboral.
b) Daños, incluidos los reputacionales, pérdidas económicas, coacciones, intimidaciones, acoso u ostracismo.
c) Referencias negativas respecto al trabajo profesional.
d) Inclusión en listas negras o difusión de información en un sector que dificulte el acceso o ascenso en el trabajo.
e) Denegación o anulación de permisos o formaciones.
6. Principio de buena fe: del mismo modo que se prohíbe la imposición de represalias, Avature no permitirá el uso del SII bajo móviles ilegítimos, personales o contrarios a la buena fe.
En caso de que cualquier informante o tercero involucrado hiciera un uso indebido del SII, dicha actuación podrá dar lugar a la imposición por parte de la Compañía de la sanción disciplinaria correspondiente, en su caso, o al ejercicio de las acciones civiles o penales que pudieran resultar pertinentes.
6. Responsable del SII
En cumplimiento de sus obligaciones vinculadas a la supervisión e impulso del SII, el Administración Único de Avature ha procedido a la designación del Responsable del SII por tiempo indefinido.
El nombramiento del Responsable del SII será notificado a la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., en el plazo de los diez (10) días hábiles siguientes, especificando, en el caso de su cese, las razones que han justificado el mismo.
El Responsable del SII desempeñará sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de órganos de la entidad y de acuerdo con las especificaciones contenidas en el Procedimiento de Gestión de Informaciones. Entre estas funciones se incluyen:
- Impulsar y supervisar de manera continuada la implementación y eficacia de esta Política.
- Garantizar el acceso a esta Política a todos los miembros de Avature y terceros interesados.
- Implementar los procedimientos para gestionar las comunicaciones que se reciban a través del Canal.
- Conocer, instruir y emitir los informes correspondientes a las investigaciones que se susciten a partir de las comunicaciones recibidas a través del Canal.
- Informar al Administrador Único de Avature de los resultados más relevantes de la actividad del Canal en el marco de sus tareas de información para que el primero tome las decisiones finales al respecto.
7. Publicidad de los Canales
De conformidad con lo dispuesto en la Ley 2/2023, Avature tiene publicado en su página web, en una sección separada y fácilmente accesible, el acceso al Canal y a la presente Política.
La Compañía se compromete a dar a la presente Política y la existencia del Canal la debida difusión, facilitando a todos los miembros de la entidad y a los terceros vinculados con su actividad profesional, la información y, en su caso, formación necesaria en la materia, para asegurar el libre acceso a ellos y todas las herramientas del SII por las que hacer valer sus legítimos derechos.
Con independencia del acceso que se habilita a este Canal de Avature, todo informante podrá acudir igualmente ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante.
8. Protección de datos
Desde el punto de vista de protección de datos personales los principales aspectos que resultan de aplicación en el marco del SII están previstos en el Título VI de la Ley 2/2023 y se detallan a continuación:
- Los tratamientos de datos personales que deriven de la aplicación de la Ley 2/2023 se regirán por lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 (RGPD), en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPD GDD), en la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados para fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y de ejecución de sanciones penales, y en el título VI de la Ley 2/2023, así como cualquier otra que resulte de aplicación.
- No se recopilarán datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para tratar una información específica o, si se recopilan por accidente, se eliminarán sin dilación indebida.
- Se considerarán lícitos los tratamientos de datos personales necesarios para la aplicación de la Ley 2/2023.
- Al ser la Compañía una entidad obligada a disponer de un SII, el tratamiento de datos personales, en los supuestos de comunicación internos, se entenderá lícito en virtud de lo que disponen los artículos 6.1.c) del RGPD- el tratamiento es necesario para el cumplimiento de una obligación legal aplicable al responsable del tratamiento – y 11 de la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo.
- En el caso en el que se lleve a cabo el tratamiento de las categorías especiales de datos personales por razones de un interés público esencial se podrá realizar conforme a lo previsto en el artículo 9.2.g) del RGPD.
- Cuando se obtengan directamente de los interesados sus datos personales se les facilitará la información a que se refieren los artículos 13 del RGPD y 11 de la LOPD GDD según lo establecido en la política de privacidad que regula el SII y el Canal.
- A los informantes y a quienes lleven a cabo una revelación pública se les informará, además, de forma expresa, de que su identidad será en todo caso reservada, que no se comunicará a las personas a las que se refieren los hechos relatados ni a terceros.
- La persona a la que se refieran los hechos relatados no será en ningún caso informada de la identidad del informante o de quien haya llevado a cabo la revelación pública.
- Los interesados podrán ejercer los derechos a que se refieren los artículos 15 a 22 del RGPD.
- En caso de que la persona a la que se refieran los hechos relatados en la comunicación o a la que se refiera la revelación pública ejerciese el derecho de oposición, se presumirá que, salvo prueba en contrario, existen motivos legítimos imperiosos que legitiman el tratamiento de sus datos personales.
- El SII no obtendrá datos que permitan la identificación del informante y contará con medidas técnicas y organizativas adecuadas para preservar la identidad y garantizar la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas y a cualquier tercero que se mencione en la información suministrada, especialmente la identidad del informante en caso de que se hubiera identificado.
- La identidad del informante solo podrá ser comunicada a la Autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora.
- Será lícito el tratamiento de los datos por otras personas, o incluso su comunicación a terceros, cuando resulte necesario para la adopción de medidas correctoras en la Compañía o la tramitación de los procedimientos que, en su caso, procedan.
- El acceso a los datos personales contenidos en el SII quedará limitado al Responsable y en su caso, a quien éste habilite al efecto.
- Se podrá contactar con el Delegado de Protección de Datos a través de la siguiente dirección electrónica: privacyofficer@avature.net