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Si vous éprouvez des difficultés à répondre aux exigences croissantes du recrutement moderne, sachez que vous n’êtes pas un cas isolé. Près de 98 % des entreprises du classement Fortune 500 ont recours à un système de suivi des candidats, en anglais Applicant Tracking System (ATS) pour optimiser des processus de recrutement de plus en plus complexes et prendre le pas sur la concurrence.
Mais qu’est-ce qui rend ces systèmes indispensables et comment peuvent-ils être bénéfiques à votre organisation ?
Poursuivez votre lecture pour découvrir les principales fonctionnalités ainsi que les avantages de la technologie moderne des ATS et découvrez comment elle peut transformer votre processus de recrutement. Par ailleurs, nous vous proposons un guide complet pour vous aider à choisir la solution ATS la mieux adaptée à vos besoins spécifiques en matière de recrutement.
Qu’est-ce qu’un ATS ?
Un système de suivi des candidats ou ATS est une solution logicielle dynamique conçue pour renforcer et soutenir les opérations de recrutement d’une entreprise.
Véritable plaque tournante pour toutes les offres d’emploi et les candidatures, un ATS fait office de solution tout-en-un pour l’ensemble du processus de recrutement. En assurant le suivi des candidats depuis leur candidature initiale jusqu’à l’étape finale de l’embauche, un ATS permet aux recruteurs d’identifier et d’engager les meilleurs talents avec une efficacité sans pareille.
Principales fonctionnalités des solutions d’ATS modernes
Voici quelques-unes des fonctionnalités offertes par les logiciels ATS modernes à la pointe de la technologie :
- Optimisation de site carrière
- Automatisation de la présélection
- Planification des entretiens
- E-mails et sites carrière aux couleurs de la marque
- Capacités de SMS
- Parsing des CV
- Automatisation de la vérification des références et des antécédents
- Intelligence artificielle (IA)
- Outils pour améliorer la collaboration
Quelle est la différence entre un ATS et un CRM ?
Un système de gestion de la relation candidats (CRM) est un logiciel qui permet de gérer et d’entretenir des relations durables avec des candidats potentiels au moyen d’un marketing de recrutement.
À la différence de l’ATS, qui se concentre sur la gestion des candidats et le processus d’embauche, le CRM se concentre sur le recrutement proactif.
Sur le modèle des méthodes utilisées par les spécialistes du marketing pour identifier et cibler les clients potentiels. Il permet aux recruteurs de constituer et d’entretenir un vivier de candidats qualifiés, d’automatiser la communication et de collaborer efficacement avec les membres de l’équipe tout en favorisant l’engagement sur le long terme par le biais d’une communication personnalisée.
Au final, les deux ont pour but d’améliorer l’engagement et l’embauche de talents via des approches complémentaires différentes.
Les équipes en charge de l’acquisition des talents adoptent de plus en plus souvent un système de gestion de la relation candidats (CRM) ainsi qu’un système de suivi des candidats (ATS), en privilégiant les solutions combinant les deux en une plateforme intégrée unique. Cela leur permet de suivre et de cultiver les relations avec les candidats tout au long du cycle de recrutement.
Les avantages des systèmes de suivi des candidats pour les recruteurs, les employeurs et les candidats
Un système de suivi des candidats constitue un outil transformateur qui procure des avantages substantiels aux recruteurs, aux employeurs et aux candidats.
Pour les organisations à niveau d’entreprise, un ATS permet de relever des défis uniques, tels que la gestion de volumes élevés de candidatures, la conformité à des réglementations complexes et l’optimisation de l’ensemble du processus de recrutement.
Améliorer l’efficacité et réduire la charge de travail
En moyenne, chaque recruteur consacre 24 heures par recrutement à la présélection d’un grand nombre de candidats, dont la plupart ne satisfont pas aux exigences de base. Les logiciels ATS accélèrent le processus de présélection en automatisant les tâches de routine, comme le parsing des CV, la génération d’e-mails préremplis et la création de workflows d’emplois automatisés.
Cette automatisation entraîne une réduction significative du temps consacré aux tâches manuelles tout au long du cycle de recrutement, notamment la publication des offres d’emploi, la communication avec les candidats et la planification des entretiens.
Elle permet également de limiter le recours aux méthodes papier fastidieuses basées et d’éviter que des candidats qualifiés ne passent entre les mailles du filet.
Qui plus est, l’automatisation permet d’éliminer les erreurs et les retards, de faire progresser rapidement les candidats dans l’entonnoir de recrutement et d’améliorer les indicateurs de coût d’embauche. En optimisant ces processus, un ATS offre aux recruteurs la possibilité de passer plus de temps à travailler sur l’engagement des candidats qualifiés et de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
Enfin, un ATS améliore l’expérience candidat en simplifiant le processus de candidature. Les candidats peuvent importer leur CV et remplir automatiquement les formulaires de candidature, de manière à réduire le temps et les efforts nécessaires pour répondre à une offre d’emploi.
Nombre de ces systèmes permettent également aux chercheurs d’emploi d’enregistrer leur profil et donc de postuler rapidement à plusieurs offres d’emploi au sein d’une même organisation.
Réduire les biais et veiller au respect de la conformité
Les entreprises sont confrontées à un défi de taille : lutter contre les biais (ou préjugés) à l’embauche. Un ATS promeut l’équité et l’objectivité dans le recrutement en normalisant les modalités d’examen des candidatures.
Grâce à l’utilisation de critères prédéfinis pour évaluer les candidats, un ATS minimise le risque de partialité humaine et veille à ce que tous les candidats soient évalués au regard de leurs qualifications, de leurs compétences acquises et de leur adéquation au poste à pourvoir.
Cette approche objective encourage un processus de recrutement davantage inclusif et méritocratique, ce qui confère à tous les candidats une chance équitable de voir leur candidature prise considérée pour un poste.
Au-delà de l’atténuation des biais, une solution ATS est indispensable à la protection de la vie privée des candidats. De nos jours, il est beaucoup trop risqué de partager des e-mails contenant des CV en pièce jointe, ce qui est d’ailleurs interdit en vertu de nombreuses législations à travers le monde.
Un ATS permet de surmonter cette difficulté en autorisant le partage sécurisé des données avec les parties prenantes adéquates, veillant ainsi, à ce que toutes les informations soient traitées conformément aux exigences réglementaires.
Gérer les candidatures en volume
La réception massive de candidatures, parfois des millions par an, constitue un défi commun pour les organisations de niveau d’entreprise. L’examen manuel de chacune d’entre elles est tout bonnement irréalisable. C’est là qu’un ATS prend tout son sens.
En automatisant le processus de présélection initiale, un ATS filtre efficacement les candidats non qualifiés et permet ainsi aux recruteurs de se concentrer sur les meilleurs talents. Par exemple, en mettant en place des questions éliminatoires automatisées, Wayfair a révolutionné son recrutement volumique, filtrant un tiers des candidats et réduisant de 88 % le temps consacré à l’examen des candidatures.
Cette automatisation simplifie le processus et garantit des réponses rapides à tous les chercheurs d’emploi, un élément capital puisque 52 % des chercheurs d’emploi déclarent que l’absence de feedback de la part des employeurs est le point le plus exaspérant de leur recherche d’emploi.
Les fonctionnalités à rechercher dans un système de suivi des candidats
Les systèmes de suivi des candidats sont loin d’être universels. Le choix de l’ATS adéquat implique la prise en compte d’une kyrielle de facteurs, notamment la taille et le type de votre organisation, ainsi que vos besoins et objectifs spécifiques en matière d’embauche.
Évolutivité
L’évolutivité est un facteur primordial, en particulier pour les organisations de grande taille et à forte croissance. Au-delà de la gestion d’un grand nombre d’utilisateurs, il s’agit de maintenir des performances optimales dans diverses conditions de charge.
Vous devez rechercher une solution ATS qui excelle dans les tâches complexes telles que l’indexation, la recherche, le filtrage et la génération de rapports de manière rapide et efficace. Ainsi, l’utilisateur bénéficie d’une expérience fluide et réactive, indépendamment du volume.
Une solution ATS véritablement évolutive se doit également de répondre aux divers besoins d’une entreprise internationale. Cela implique la prise en charge de plusieurs langues, de différents fuseaux horaires et de différentes autorisations d’accès aux données. Assurez-vous que le module de reporting du système reconnaît les fuseaux horaires spécifiques à l’utilisateur et permet une navigation efficace dans les jeux de données volumineux.
Les fournisseurs ayant l’expérience de l’adaptation de l’utilisabilité au niveau de l’entreprise seront équipés pour relever les défis courants et fournir des solutions à une base d’utilisateurs vaste et variée. Ainsi, tous les membres de votre organisation peuvent utiliser le système efficacement, quels que soient leur lieu de travail et leur rôle.
Alimenté par une IA explicable
La transparence est essentielle à l’heure où l’IA devient de plus en plus présente dans les logiciels d’acquisition de talents. L’IA explicable s’avère donc fondamentale pour soutenir des processus décisionnels clairs et compréhensibles. Après tout, l’IA ne doit servir qu’à éclairer les décisions et non à les prendre en autonomie.
Dans cette optique, il est impératif que le logiciel ATS fournisse des informations sur les opérations d’IA afin de vous permettre d’ajuster les paramètres et de comprendre les critères utilisés dans l’évaluation des candidats et au-delà.
Expériences personnalisées
De nos jours, les candidats s’attendent à une expérience transparente et conviviale, semblable à celle qu’ils trouvent sur les meilleurs sites d’e-commerce.
Pour proposer aux chercheurs d’emploi l’expérience de type consommateur à laquelle ils s’attendent, un ATS requiert un site carrière moderne avec des recommandations d’emploi personnalisées selon les intérêts et les compétences des candidats : un impératif pour les grandes entreprises qui ont de nombreux postes à pourvoir.
Le site carrière devrait également permettre aux candidats de créer des profils, de vérifier le statut de leur candidature et de gérer leurs données, fournissant ainsi une expérience en libre-service renforçant l’engagement et augmentant le degré de satisfaction.
Sécurité et conformité renforcées
À mesure que les exigences en matière de régulation de la confidentialité des utilisateurs se renforcent, la sécurisation des données des candidats devient primordiale. Il est donc impératif d’intégrer à toute solution ATS de solides fonctionnalités de protection des données, notamment le chiffrement des données, des contrôles d’accès sécurisés et la conformité à la législation mondiale en matière de confidentialité des données.
En protégeant les informations sensibles des candidats, un ATS peut renforcer leur confiance dans votre marque employeur et dans votre capacité à traiter leurs candidatures en toute sécurité, tout en protégeant également votre entreprise contre les risques juridiques et les atteintes à sa réputation.
Configurabilité
Le paysage des talents évolue constamment et la capacité à adapter votre approche pour répondre aux défis ainsi qu’aux opportunités émergents est essentielle.
Que ce soit en ajustant vos processus pour répondre aux attentes de la génération Z, en explorant les avantages de l’IA, ou en adoptant une approche axée sur les compétences pour découvrir des pépites, une entreprise qui ne s’adapte pas est une entreprise vouée à l’échec.
Avec un ATS suffisamment configurable pour évoluer en synergie avec votre stratégie, vous serez équipé pour relever les défis d’aujourd’hui et de demain.
Comment choisir le meilleur système de suivi des candidats pour votre organisation ?
Le choix du meilleur logiciel de suivi des candidats pour votre organisation implique la prise en compte de divers facteurs critiques, notamment l’évolutivité pour s’adapter à la taille de votre organisation, de solides fonctionnalités de sécurité et de conformité pour protéger les données des candidats, et la capacité à fournir des expériences personnalisées et explicables pilotées par l’IA.
Pour en savoir plus sur les logiciels ATS modernes, consultez notre e-book Les raisons de l’échec des ATS et découvrez comment les principaux leaders RH modernisent leurs services de recrutement. Vous découvrirez également des idées stratégiques et des conseils pratiques pour choisir le système adéquat, rédiger des appels d’offres efficaces et naviguer dans les feuilles de route des fournisseurs.
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