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Was ist ein Applicant-Tracking-System (ATS)?

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Wenn Sie nach Lösungen suchen, die Sie beim Recruiting und Management von Bewerbungen unterstützen, haben Sie wahrscheinlich schon oft den Begriff Applicant-Tracking-System (ATS) gehört. Aber was heißt das eigentlich genau? Und warum arbeiten die meisten Unternehmen damit?

Die Definition eines ATS

Ein Applicant-Tracking-System ist eine Software, die Unternehmen beim Recruiting unterstützt. Sie bietet eine Lösung, mit der Sie alle offenen Stellen und die entsprechenden Bewerbungen verwalten können. Dazu zählt auch das Speichern und die Analyse von Bewerberinformationen aus Lebensläufen, wodurch Recruiter die besten Kandidaten vergleichen und identifizieren können.

Applicant-Tracking-Systeme haben sich in den letzten drei Jahrzehnten erheblich weiterentwickelt. Career Site Optimization (CSO), Screening-Automatisierung, Terminkoordination für Bewerbungsgespräche, gebrandete E-Mails und gebrandete Karriereseiten, SMS-Funktionen, Automatisierung von Referenzen und Hintergrundprüfungen, künstliche Intelligenz (KI) und Tools zur Verbesserung der Zusammenarbeit sind nur einige der Funktionen, die moderne Applicant-Tracking-Systeme bieten.

Wenn Sie sich eingehend über die aktuelle Marktlage informieren möchten, ist unser Ratgeber für den ATS-Kauf ein hervorragender Ausgangspunkt.

Warum verwenden Unternehmen, insbesondere Großunternehmen, ein ATS?

Großunternehmen stehen vor zahlreichen Herausforderungen, die nur mithilfe von Technologie und Automatisierung zu bewältigen sind. 52 % der Stellensuchenden sind beispielsweise der Ansicht, dass der frustrierendste Teil der Stellensuche die fehlende Reaktion der Arbeitgeber ist. Eine typische Herausforderung für Unternehmen besteht somit darin, eine große Anzahl von Kandidaten zu bewältigen und gleichzeitig ein erstklassiges Kandidatenerlebnis zu bieten.

Bedenken Sie, dass viele Unternehmen mehr als eine Million Bewerbungen pro Jahr erhalten. Die Recruiter können sich unmöglich um jede einzelne Bewerbung kümmern.

Darüber hinaus sagen 52 Prozent der Personalverantwortlichen, dass der schwierigste Teil des Recruitings darin besteht, Kandidaten aus einem großen Bewerberpool auszusortieren, und da etwa 75 Prozent der Bewerber unqualifiziert sind, verbringen Recruiter viel Zeit mit dem Aussortieren ungeeigneter Kandidaten. Wie viel Zeit? Im Durchschnitt 24 Stunden pro Einstellung.

Mit der Kombination aus automatisierten Screenings, vorausgefüllten E-Mails und Job-Workflows können Unternehmen nicht mehr nur auf einen Bruchteil der Bewerbungen antworten, sondern auf alle. Gleichzeitig können sich Recruiter nach den gleichen Grundsätzen auf qualifizierte Bewerber konzentrieren. Auf diese Weise lassen sich zwei monumentale Herausforderungen für Unternehmen auf einmal lösen: Sie maximieren die Effizienz ihrer Recruiting-Teams und verbessern gleichzeitig das Kandidatenerlebnis auf grundlegende Art und Weise.

Tatsächlich verbessert eine solche Automatisierung die Erfahrung aller am Recruiting-Prozess beteiligten Akteure.

Eine weitere häufige Herausforderung für Unternehmen ist die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen sowie von Gesetzen in Bezug auf Vielfalt und Vorurteile bei der Einstellung. Ohne eine zentrale Datenbank, die umfassende Analysen ermöglicht, können Unternehmen keine aussagekräftigen Berichte über ihre eigenen Einstellungspraktiken erstellen, keine Ziele setzen und ihren Erfolg nicht verfolgen. Die Automatisierung der Datenverarbeitung ist auch notwendig, um die Privatsphäre der Kandidaten zu schützen. Einfach ausgedrückt, ist die Weitergabe von E-Mails mit Lebensläufen im Anhang riskant und in vielen Ländern der Welt gesetzlich verboten. Ganz zu schweigen davon, dass es im Vergleich zur automatischen Weitergabe von Daten an die entsprechenden Akteure mithilfe eines Applicant-Tracking-Systems einfach völlig ineffizient ist.

Ich höre auch immer wieder von CRM, was ist der Unterschied?

Ein CRM (Candidate Relationship Management) für das Recruiting ist eine Software, die in erster Linie für das Sourcing entwickelt wurde. Ähnlich wie beim gleichnamigen Produkt für das Kundenmanagement geht es beim CRM um die Pflege langfristiger Beziehungen durch den Einsatz von Recruitment-Marketing.

Bei einem ATS stehen sämtliche Prozesse und Interaktionen im Mittelpunkt, die stattfinden, nachdem sich ein Kandidat bei einem Unternehmen beworben hat, während es bei einem CRM um die Interaktion mit den Kandidaten geht, lange bevor sie sich bewerben. Letztlich dienen beide dazu, das Recruiting, die Personalbeschaffung und die Einstellung von Mitarbeitern mit unterschiedlichen, sich ergänzenden Ansätzen zu verbessern. Immer mehr Teams für die Talentgewinnung setzen sowohl ein CRM als auch ein ATS ein und tendieren zu Lösungen, die beide zu einem einzigen integrierten Ganzen vereinen, das die Kandidaten vom ersten Kontakt bei einer Hochschulveranstaltung bis zu ihrem späteren Onboarding im Unternehmen verfolgen und betreuen kann.

Wenn Sie mehr über Applicant-Tracking-Systeme erfahren möchten, lesen Sie unseren Ratgeber für den ATS-Kauf oder, noch besser, vereinbaren Sie eine Produktvorführung und erhalten Sie einen Eindruck davon, was ein ATS für Ihr Unternehmen tun kann.

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