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Bonnes pratiques destinées aux responsables de recrutement pendant la crise du COVID-19

Écrit Par
Maud Carette
Sr. Associate Editor

La pandémie de COVID-19 perturbe le monde économique à l’échelle du globe. Les pays touchés adoptent des mesures de distanciation sociale visant à aplanir la courbe de propagation du virus. Ces mesures varient de simples recommandations pour éviter les foules, aux commandes de tentes et d’abris à installer sur place.

Les équipes d’acquisition de talents doivent adapter leurs pratiques d’embauche en conséquence, interrompant immédiatement les entretiens en face à face, pour adopter en lieu et place des processus virtuels. Dans ces nouvelles circonstances inhabituelles, il est impératif de ne pas perdre le contact humain, notamment dans les régions où il faut observer des mesures de confinement strictes qui placent les candidats (et la population en général) dans un état d’isolement.

Voici quelques bonnes pratiques RH destinées à vos responsables de recrutement et à vos recruteurs, pour les aider à s’adapter à cette nouvelle normalité.

Au cours de cette crise, la communication est un élément clé

Soyez transparent et informez les candidats de l’impact du coronavirus sur votre processus de recrutement. Si cela a causé des retards, si vous gelez les embauches ou suspendez les processus d’accueil, les candidats doivent en prendre connaissance et vous devriez faire de ces informations une priorité. Ils préfèreront probablement essayer de comprendre ce changement résultant des circonstances plutôt que d’être laissés dans l’ignorance, sans la moindre information.

Bonnes Pratiques : Il est important de faire passer le bon message et d’adopter le ton adéquat. Les candidats sont perspicaces et attentifs, et risquent de contacter les entreprises qui semblent essayer de tirer parti de la situation. Pensez à créer quelques modèles d’e-mail avec une messagerie approuvée, visant à guider vos recruteurs en ces temps incertains et éviter toute réaction négative. Ceux-ci peuvent également aider à accélérer le processus : la vitesse est primordiale lors d’une crise.

Conservez l’engagement des candidats par message

Combien d’e-mails issus d’entreprises recevez-vous chaque jour sur le COVID-19 ? Démarquez-vous auprès des candidats passifs en leur envoyant un message plutôt qu’un e-mail, en les invitant à passer à l’action, comme rejoindre votre communauté de talents ou planifier un entretien puisqu’ils sont confinés chez eux.

Le timing de vos messages est un facteur important pour vous démarquer. Planifiez le moment où les messages sont envoyés, idéalement lorsque votre message aura le plus d’impact, par exemple pendant que les candidats s’offrent un moment de détente en fin de journée ou une petite pause. Incluez toujours un lien ou une option de réponse pour démarrer la conversation.

Guidez votre équipe à distance avec des modèles de présélection et d’entretien

Aux États-Unis, les demandes de prestations d’assurance-chômage se sont envolées pour atteindre les 3,3 millions la semaine dernière, un record sans précédent selon le Ministère du travail américain. Près de 25 millions d’emplois pourraient être perdus dans le monde en raison de la pandémie de COVID-19. Autrement dit, les entreprises qui survivront à cette crise seront probablement celles qui susciteront l’intérêt d’un plus grand nombre de candidats.

Votre entreprise devrait se tenir prête à recevoir davantage de candidatures dans un avenir proche. Pour réduire votre liste et vous aider à identifier rapidement les talents les plus doués, pensez à présélectionner les candidats en fonction de leur rôle et de leur parcours. Le score des candidats en fonction des réponses qu’ils apporteront permettra de faire gagner du temps à vos recruteurs, en identifiant les candidats les plus qualifiés qu’il convient de contacter en priorité.

Alors que de nombreux recruteurs ont l’habitude de procéder par téléphone, les responsables du recrutement sollicitent le plus souvent des entretiens sur site. Dans les circonstances actuelles, les conversations en face à face ne sont pas une option, mais – pour certains – le recrutement doit se poursuivre. Fournir une structure autour du processus d’entretien offre plus de confort aux responsables, mais un cadre à suivre peut aussi véritablement aider à améliorer les résultats, et à faire de ces entretiens un indicateur plus pertinent de la performance des nouveaux employés.

La création d’une banque de questions et d’une matrice de réponses faibles et fortes peut aider à harmoniser les attentes et à guider les intervieweurs qui sont le moins expérimentés.

Bonnes Pratiques : N’oubliez pas votre message de refus ! Créez un modèle et faites en sorte qu’il soit personnalisé et authentique. Pensez à envoyer un formulaire de feedback une semaine après l’entretien, pour identifier les moyens d’optimisation dans votre processus d’embauche. Ce type de formulaire contribuera à créer une expérience positive, malgré le rejet de candidature, lors de la pandémie du coronavirus relativement anxiogène.

Utilisation du changement de rythme pour créer une campagne drip marketing

Bien que les embauches soient en stand-by, vous pouvez utiliser ce laps de temps pour créer une campagne de drip marketing à plusieurs niveaux, qui fera écho chez les candidats que vous souhaitez recruter à l’avenir. Les clients, comme L’Oréal, qui utilisent des campagnes drip marketing pour adapter leurs communications avec les candidats au fil du temps, triplent les résultats et se distinguent rapidement en tant qu’employeurs de choix. C’est une tendance croissante dans le secteur, mais il peut être difficile de trouver l’inspiration et le temps pour concevoir l’ensemble du processus.

Si votre entreprise a gelé les embauches au cours de cette période, alors profitez de ce moment pour définir l’expérience que vous souhaitez donner aux candidats, et tentez de mettre en œuvre votre propre campagne de drip marketing. Pensez à utiliser cette stratégie de communication à long terme pour mettre en valeur votre marque employeur et donner à vos meilleurs talents un aperçu de l’environnement de travail que vous offrez, de ce que l’entreprise représente, et ce à quoi ressemble une évolution de carrière dans votre société. Commencez en douceur et testez son efficacité.

La création d’une campagne de marketing dynamique et flexible en fonction du comportement d’un candidat, comme les taux d’ouverture, de lecture et de réponse, vous offre de plus grandes chances de vous démarquer. Ce que vous allez faire et à quel moment : deux points à planifier en fonction du niveau d’engagement du candidat, qui vous permettent de commencer à construire une base solide dans ce climat d’incertitudes.

Bonnes Pratiques : Commencez par concevoir votre stratégie. Quelles sont vos cibles ? Et qu’est-ce qui est susceptible de les attirer ? Faites quelques recherches sur le net pour trouver des informations relatives à votre audience candidat, avant toute proposition de scénario de campagne. Pensez à contacter les employés qui correspondent à votre profil cible pour comprendre ce qui est susceptible de leur plaire.

Préserver la motivation de votre équipe à l’aide de tableaux de bord dynamiques

L’on se sent facilement éloigné de ses collègues, même pendant les heures de bureau, lorsque l’on est en télétravail. Aidez votre équipe à rester motivée tout en lui accordant de la visibilité, en lui fournissant des tableaux de bord interactifs qui présentent, avec pertinence, des indicateurs à la fois individuels et de groupe. Personne n’est ainsi laissé de côté et cela montre également votre soutien en faveur de votre équipe, indispensable pendant la crise du COVID-19.

Réfléchissez au moyen d’introduire la gamification dans le processus. Alors que l’on peut être légèrement distrait ou plus anxieux que d’habitude, une petite compétition saine peut apporter à chacun un peu de distraction bienvenue dans ce contexte.

Garder vos nouvelles recrues au chaud

Selon Bersin by Deloitte, 90 % des nouveaux employés décident de rester dans une entreprise au cours des 6 premiers mois suivant leur prise de poste. Dans cette optique, il est désormais temps de rester en contact avec les candidats embauchés dont la date de début a été retardée. Commencer par la paperasse administrative, planifier une réunion d’accueil avec leur nouveau directeur, partager des vidéos de formation, ou encore les mettre en contact avec un collègue de bureau ou un référent, représentent un bon moyen de montrer aux nouveaux employés que vous ne les avez pas oubliés. Le COVID-19 est une crise humanitaire et la façon dont votre entreprise gère ses employés en ce moment aura, par la suite, un impact sur le long terme.

Une solution d’accueil innovante peut être mise en place pour envoyer des rappels automatiques aux responsables et aux collègues de bureau, afin qu’ils n’oublient pas de prendre contact avec les nouvelles recrues. Complétez le calendrier de la nouvelle recrue avec des sessions de formation, organisez une rencontre virtuelle avec le reste de l’équipe, et aidez les nouveaux employés à monter à bord, tout cela à distance.

Faire face à une crise

En tant qu’acteurs de cette industrie, nous aimons parler de recrutement agile. Nous nous préparons tous depuis des années à réagir rapidement face à des événements imprévus.

Fort heureusement, dotées de la bonne technologie RH, les équipes d’acquisition de talents réagissent rapidement aux imprévus et s’adaptent. Dans ce climat d’incertitudes, qu’il s’agisse d’embaucher des candidats, de faire face à un afflux massif de candidatures, de planifier des entretiens virtuels ou de besoins d’embauches immédiates avec des compétences bien spécifiques, la technologie des CRM et ATS s’avère être un atout majeur œuvrant pour les entreprises.

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