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Qu’est-ce que l’accueil des nouvelles recrues ?

Bien qu’il existe plus ou moins un consensus sur la définition technique de l’accueil des nouvelles recrues (c’est-à-dire « le mécanisme par lequel les nouveaux employés acquièrent les connaissances, les compétences et les comportements nécessaires pour devenir des membres de l’entreprise et des initiés efficaces »), les processus et la visions de l’accueil ont tendance à différer radicalement d’une entreprise à l’autre.
Et pourtant, de manière générale, les nouvelles recrues en sont insatisfaites.

Selon les dernières recherches Gallup sur la situation en matière d’environnement de travail aux États-Unis, seuls 12 % des plus de 195 000 employés américains interrogés étaient d’accord avec la proposition affirmant que leur entreprise réalisait un « excellent travail » d’intégration. De plus en plus d’entreprises proposent aujourd’hui un accueil virtuel pendant la pandémie de COVID-19, c’est pourquoi nous avons décidé de mettre en évidence certains éléments et caractéristiques communs pour tous nos clients, que nous estimons essentiels pour bien réussir l’accueil. Voici les piliers fondamentaux que toutes les entreprises devraient chercher à intégrer dans leurs stratégies d’accueil à l’ère numérique.

Présenter aux nouvelles recrues les politiques et les avantages avant leur premier jour

Les programmes d’accueil devraient tous avoir pour but que les nouvelles recrues s’approprient leurs rôles rapidement, efficacement et avec un degré d’engagement positif le plus haut possible. Pourtant, bien souvent, l’accueil des nouveaux employés commence généralement par la monotonie d’une salle de réunion, une pile de documents et des heures de signature et de lecture. Trop peu d’entreprises mettent à profit la période qui s’écoule entre le moment où un candidat accepte une offre d’emploi et son premier jour de travail.

Également connue sous le nom d’étape de « pré-accueil », cette période est l’occasion parfaite, pour les entreprises, de supprimer les tâches administratives tout en présentant les politiques organisationnelles et les avantages aux nouvelles recrues dans le confort de leur domicile. Bien qu’elles soient loin d’être la partie la plus intéressante de l’accueil, la familiarisation avec les politiques et les avantages est un élément essentiel pour comprendre la culture d’entreprise et le comportement acceptable. Associé à un puissant portail SaaS, l’engagement pré-accueil donne le ton pour une expérience d’accueil positive, pédagogique et enrichissante.

Présenter aux nouvelles recrues des rôles clairs

La clarté des rôles permet de déterminer dans quelle mesure les nouveaux employés comprennent les tâches et les responsabilités associées à leur poste. Avoir des rôles clairs est non seulement essentiel, d’un point de vue psychologique, pour assurer l’adhésion des nouvelles recrues, mais il s’agit aussi pré-requis nécessaire pour que la productivité des nouveaux employés puisse être atteinte. Les entreprises qui ont des difficultés à transmettre aux nouveaux employés toutes les informations qui ont trait à leur poste ne tiennent pas compte de l’un des indicateurs les plus fiables de la satisfaction et de l’engagement des nouvelles recrues.

Puisque la clarté des rôles a plus d’impact lorsqu’elle est perçue à travers le prisme des attentes en termes de performances, les entreprises devraient envisager de clarifier les rôles en y associant un cadre d’établissement d’objectifs. C’est ici que la méthodologie des objectifs et résultats clés (les OKR), sujet abordé précédemment à propos de la gestion de la performance, se révèle essentielle pour contribuer à aligner les nouvelles recrues. Les OKR, en tant qu’exercice bidirectionnel d’établissement d’objectifs, apportent de la clarté et encouragent les nouvelles recrues à développer des objectifs de poste, en harmonie avec la vision stratégique globale de l’entreprise. Ces informations doivent être présentées aux nouveaux employés par la direction (et non par les RH !), et le plus tôt possible (au cours des 30 premiers jours suivant l’accueil serait un bon principe de base).

Intégrer une formation spécifique au poste

Beaucoup d’acteurs RH ont tendance à considérer la formation spécifique au poste ainsi que l’accueil comme deux éléments distincts de la formule de productivité – la première comme un investissement à long terme dans le développement des employés, le second comme un exercice d’accueil axé sur la politique et la culture d’entreprise. Il n’est donc pas rare que les entreprises traitent ces deux éléments comme des composantes distinctes de l’expérience des talents. Et s’il est vrai qu’il existe un certain degré de séparation entre chaque élément (l’accueil des nouvelles recrues finissant par se terminer), la réussite de l’intégration dans l’intervalle dépend de la capacité des RH et de la direction à faire coexister les deux de manière harmonieuse et complémentaire.

Si la formation spécifique au poste constitue probablement une démarche de développement des compétences à long terme, le caractère primordial de la clarté des rôles (voir la section ci-dessus) nécessite que la formation ciblée commence dès les premières étapes de l’accueil. Tout comme la présentation des politiques et des avantages aux nouvelles recrues, les entreprises peuvent (et devraient) commencer à fournir du matériel de formation personnalisé aux employés, au cours de la période de pré-accueil. Puisque même les nouveaux employés les plus expérimentés auront besoin d’une présentation des tâches et processus qui définiront leur poste/rôle, la vidéo interactive et le contenu en e-learning constituent des ressources essentielles dans la quête de la productivité – notamment lorsqu’il s’agit d’un accueil à distance.

Initiation sociale des nouveaux employés à la culture d’entreprise

Une fois que les nouvelles recrues ont accompli leurs tâches administratives et se sont familiarisées avec les responsabilités liées à leur poste, il est temps pour l’accueil de passer à un niveau social. L’assimilation complète à la culture d’entreprise (tout comme la formation relative à un poste) est un processus long et continu. Et pourtant, pour que l’accueil des nouvelles recrues soit réussi, il faut que le sujet soit largement abordé au cours d’une formation intensive empreinte de socialisation. S’il est vrai que chaque phase de l’accueil, depuis la formation jusqu’à la définition claire des rôles, offrira aux nouvelles recrues l’occasion d’assimiler la culture d’entreprise par osmose, le moyen le plus efficace de présenter et de nourrir cette culture chez les nouveaux employés consiste à encourager le développement de leurs réseaux.

Qu’il s’agisse de programmes de mentorat, de l’accueil de « copains » ou d’activités de renforcement de l’esprit d’équipe formelles et informelles (p. ex. les activités visant à briser la glace, l’organisation de déjeuners, les apéritifs au bureau, etc.), la création de réseaux est efficace pour stimuler un engagement positif, et étouffe dans l’œuf tout sentiment d’isolement que pourraient ressentir les nouvelles recrues. Étant donnée l’incertitude liée au contexte actuel, l’accueil de beaucoup de nouveaux employés se fera virtuellement, les portails d’accueil peuvent donc aider les entreprises à mettre à l’aise les nouvelles recrues, en les présentant à leurs managers et aux membres de l’équipe avant le premier jour. N’oubliez pas que le temps en face à face est très important, qu’il se déroule virtuellement ou en présentiel. Les entreprises qui conjuguent leurs efforts pour encourager l’établissement de réseaux permettront aux nouvelles recrues de développer le tissu social nécessaire, non seulement pour comprendre la culture d’entreprise, mais aussi pour y contribuer rapidement.

En conclusion…

La plupart des nouveaux employés décident de rester ou de partir au cours de leurs six premiers mois de travail, alors un bon ou un mauvais accueil peut faire ou défaire une organisation, en particulier dans un contexte d’incertitude lié à la pandémie. En tant que fournisseur de solutions d’accueil SaaS de premier ordre pour certaines des entreprises les plus dynamiques au monde, nous avons bien conscience que l’expérience candidat ne prend pas fin lors de la signature du contrat.

Pour en savoir plus sur les mesures prises par nos clients pour assurer le succès de l’accueil en dépit de la COVID-19, n’hésitez pas à nous contacter dès maintenant. En attendant, vous trouverez plus d’informations relatives à l’accueil dans notre infographie sur l’accueil gratuite.

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