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Obgleich bei der formalen Definition von Onboarding neu eingestellter Mitarbeiter mehr oder weniger Konsens besteht (etwa „der Prozess, durch welchen neue Mitarbeiter das notwendige Wissen, die Fähigkeiten und Verhaltensweisen erwerben, um effektive Mitglieder und Insider des Unternehmens zu werden“), sind die Onboarding-Prozesse und -Philosophien von Organisation zu Organisation oft sehr unterschiedlich.
Dennoch ist die Onboarding-Erfahrung für neue Mitarbeiter oftmals eher unbefriedigend.
Laut der jüngsten Gallup-Studie zur Situation am Arbeitsplatz in den USA stimmten nur 12 Prozent der mehr als 195.000 befragten US-Angestellten der Aussage zu, dass das Onboarding in ihrem Unternehmen „großartig“ gelaufen ist. Da nun immer mehr Unternehmen im Zuge der COVID-19-Pandemie auf virtuelles Onboarding setzen, möchten wir Ihnen einige der wichtigsten Elemente und Merkmale vorstellen, die unserer Meinung nach für den Onboarding-Erfolg bei allen unseren Kunden entscheidend sind. Im Folgenden erläutern wir diese grundlegenden Pfeiler, die alle Unternehmen in ihre Onboarding-Strategien des digitalen Zeitalters einbeziehen sollten.
Neue Mitarbeiter vor dem ersten Arbeitstag mit Richtlinien und Vorteilen vertraut machen
Das Ziel eines jeden Onboarding-Programms sollte es sein, neue Mitarbeiter schnell, effizient und mit möglichst großem Engagement in ihre Rolle einzuarbeiten. Und doch beginnt das Onboarding neuer Mitarbeiter häufig in einem eintönigen Konferenzraum, mit einem Stapel von Papieren, die stundenlang gelesen und unterschrieben werden müssen. Leider versäumen es viele Unternehmen, die Zeit zwischen der Annahme eines Stellenangebots und dem ersten Arbeitstag des Bewerbers zu nutzen.
Diese Zeitspanne wird auch als „Pre-Boarding“-Phase bezeichnet und bietet Unternehmen eine einzigartige Gelegenheit, administrative Aufgaben zu eliminieren und neue Mitarbeiter bequem von zu Hause aus in die Richtlinien und alle Vorteile einzuführen, die das Unternehmen zu bieten hat. Obwohl die Richtlinien und Leistungen bei Weitem nicht zum aufregendsten Teil des Onboarding-Erlebnisses gehören, sind sie unverzichtbar, um die Unternehmenskultur und konformes Verhalten zu verstehen. In Verbindung mit einem leistungsstarken SaaS-Portal bildet schließlich die Arbeit, die vor dem eigentlichen Onboarding stattfindet, die Grundlage für eine positive, lehrreiche und lohnende Onboarding-Erfahrung.
Klarheit bezüglich der neuen Rolle schaffen
Für neue Mitarbeiter ist es entscheidend, Klarheit über die Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu erhalten, die mit ihrer jeweiligen Position verbunden sind. Rollenklarheit dient nicht nur dazu, psychologisch den Weg für die Integration von Neueinstellungen zu ebnen, sondern sie ist auch eine unabdingbare Voraussetzung, um eine gewisse Produktivität zu erreichen. Unternehmen, die sich schwer tun, neuen Mitarbeitern das Was, Wo, Wann, Wer und Wie hinter ihrer Rolle zu vermitteln, versäumen es, einen der zuverlässigsten Treiber für deren Zufriedenheit und Engagement zu nutzen.
Da sich eine genaue Definition von Aufgaben und Verpflichtungen vor allem unter Betrachtung der Performance-Erwartungen bewährt, sollten Unternehmen in Erwägung ziehen, Rollen und Ziele gemeinsam festzulegen. Als besonders hilfreich erweist sich bei der Ausrichtung neuer Mitarbeiter die OKR-Methodik („Objectives and Key Results“: Zielsetzung und Messung von Ergebniskennzahlen), die wir zuvor im Hinblick auf das Leistungsmanagement besprochen haben. Erfolgt hier ein gegenseitiger Austausch, sorgen OKRs für Klarheit und ermutigen neue Mitarbeiter, Positionsziele zu entwickeln, die mit der strategischen Gesamtvision des Unternehmens in Einklang stehen. Informationen dazu sollten den neuen Mitarbeitern vom Management (nicht von der Personalabteilung!) präsentiert werden, und zwar möglichst frühzeitig (innerhalb der ersten 30 Tage nach der Einstellung gilt als gute Faustregel).
Positionsspezifisches Training einbinden
Viele Personalverantwortliche neigen dazu, positionsspezifisches Training und Onboarding als zwei getrennte Elemente der Produktivitätsformel zu betrachten – ersteres als langfristige Investition in die Mitarbeiterentwicklung, letzteres als Integrationsmaßnahme mit Fokus auf Unternehmenspolitik und -kultur. Daher ist es nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen diese beiden Elemente als getrennte Komponenten der Mitarbeitererfahrung behandeln. Zwar gibt es zwischen ihnen eine gewisse Trennung (schließlich endet das Onboarding neuer Angestellter irgendwann), aber zwischenzeitlich hängt ein erfolgreiches Onboarding davon ab, inwieweit HR und Management in der Lage sind, ein reibungsloses und einander ergänzendes Miteinander beider Elemente zu erzielen.
Obwohl sich positionsspezifisches Training vermutlich eher auf die langfristige Entwicklung von Fähigkeiten bezieht, muss gezieltes Training gemäß der vorrangigen Rollenklarheit (siehe Abschnitt oben) in den ersten Phasen des Onboardings beginnen. Ähnlich wie bei der Einführung neuer Mitarbeiter in die Richtlinien und Vorteile können (und sollten) Unternehmen daher bereits in der Pre-Boarding-Phase damit beginnen, maßgeschneiderte Schulungsmaterialien auszuhändigen. Da selbst die erfahrensten neuen Mitarbeiter in die Aufgaben und Prozesse ihrer künftigen Position bzw. Rolle eingeführt werden müssen, sind interaktive Videos und E-Learning-Inhalte – insbesondere beim Remote-Onboarding – für eine möglichst schnelle Produktivität unverzichtbar
Neue Mitarbeiter sozial in die Unternehmenskultur einbinden
Sobald die neuen Mitarbeiter ihre administrativen Aufgaben erledigt haben und in ihre Position eingeführt wurden, wird es Zeit für die soziale Seite des Onboardings. Die vollständige Integration in die Unternehmenskultur ist (ähnlich wie die Einarbeitung in eine Position) ein fortlaufender und langwieriger Prozess. Trotzdem erfordert ein erfolgreiches Onboarding neuer Mitarbeiter einen breit gefächerten, sozial verankerten Crashkurs. Auch wenn neue Mitarbeiter in jeder einzelnen Phase des Onboardings – von der Schulung bis zur Definition der Rolle – die Möglichkeit haben, die Unternehmenskultur zu absorbieren, wird diese am wirkungsvollsten durch die Förderung von Netzwerken vermittelt und gestärkt.
Ob Mentorenprogramme, Onboarding-„Buddies“ oder formelle und informelle Teambuilding-Aktivitäten (z. B. Eisbrecher-Events, Verabredungen zum Mittagessen, Feierabend-Drinks) – Netzwerken ist hervorragend geeignet, um Engagement zu fördern und gleichzeitig die Isolation neuer Mitarbeiter rechtzeitig zu verhindern. In diesen unsicheren Zeiten, in denen viele Neueinstellungen virtuell erfolgen, können Unternehmen mithilfe von Onboarding-Portalen neuen Mitarbeitern ihre Manager und Teammitglieder schon vor dem ersten Tag vorstellen und ihnen so ein gutes Gefühl geben. Denken Sie daran: Ob digital oder persönlich – die Begegnung von Angesicht zu Angesicht ist wichtig. Diejenigen Unternehmen, die den Aufbau von Netzwerken gezielt fördern, versetzen neue Mitarbeiter in die Lage, das notwendige soziale Gefüge zu entwickeln, um die Unternehmenskultur nicht nur zu verstehen, sondern auch schnell zu ihr beizutragen.
Fazit
Da sich die meisten neuen Mitarbeiter innerhalb der ersten sechs Monate nach der Einstellung entscheiden, ob sie bleiben oder gehen, kann ein richtiges oder falsches Onboarding über Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens entscheiden – insbesondere in Zeiten der Pandemie. Als Anbieter einer erstklassigen SaaS-Onboarding-Lösung für einige der dynamischsten Unternehmen der Welt wissen wir, dass die Erfahrung mit Bewerbern nicht mit der Vertragsunterzeichnung endet. Wenn Sie mehr über die Schritte unserer Kunden erfahren möchten, um angesichts von COVID-19 ein erfolgreiches Onboarding sicherzustellen, kontaktieren Sie uns gerne noch heute.
