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Ein kurzer Leitfaden für Onboarding-Lösungen

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Seit mehr als einem Jahr bestimmt die Pandemie nun schon unser Leben und bringt einen Lebensstil à la Bear Grylls, des bekannten Survival-Experten, mit sich: Improvisieren. Anpassen. Überwinden. Genau das haben viele Unternehmen weltweit getan, als sie zu einem 100-prozentigen Homeoffice-Modell wechselten und einen neuen Fokus auf die Belegschaft legten.

Da die virtuelle Welt nun die neue Normalität ist, war es nur eine Frage der Zeit, bis Unternehmen ihre Onboarding-Programme genauer unter die Lupe nahmen und die gesamte anfängliche Employee Journey umgestalteten. Man hat erkannt, dass eine erfolgreiche Onboarding-Strategie bereits ab dem ersten Arbeitstag dabei helfen kann, Talente zu überzeugen und langfristig zu binden.

Der erste Arbeitstag sah für neue Mitarbeiter gewöhnlich so aus: neben dem üblichen Lampenfieber und Unmengen an Papierkram waren sie mit neuen Namen, die es sich zu merken galt, internen Unternehmensschulungen und Fragen konfrontiert. Fragen über Fragen. Doch bemühten sich die Unternehmen, den ersten Arbeitstag zu einem sozialen und angenehmen Erlebnis werden zu lassen – mit hilfreichen Tipps und Onboarding-Buddys, um sich über Unsicherheiten und Schwierigkeiten auszutauschen.

Durch die räumliche Trennung mussten Unternehmen beim Onboarding nun Wege finden, den Kandidaten dasselbe Erlebnis wie beim klassischen Onboarding zu vermitteln. Durch einen optimierten Prozess soll der Ablauf für alle Beteiligten so nahtlos wie möglich gestaltet werden, während die soziale Komponente beibehalten wird, damit sich die neuen Mitarbeiter bei diesem einmaligen Erlebnis nicht alleingelassen fühlen. Für eine erfolgreiche Umsetzung vertrauen viele dabei auf Technologie.

Doch kann es auf einem stetig wachsenden Markt für strategische HR-Technologie leicht zur Mammutaufgabe werden, die richtige Lösung für den Onboarding-Plan Ihres Unternehmens zu finden. Aber keine Angst! Wir haben uns einen kürzlich erschienenen Bericht von Deloitte (nur für Mitglieder) näher angesehen und einige der Faktoren und Kompetenzen zusammengetragen, die Ihr Unternehmen bei der Suche nach der optimalen Lösung im Hinterkopf behalten sollte. Sehen wir uns das einmal an.

Die Bedeutung eines funktionsübergreifenden Onboardings

Tatsache ist, dass gut vernetzte und aufeinander abgestimmte Teams eine grundlegende Notwendigkeit sind, wenn Sie sich auf den Ausgangspunkt Ihrer Onboarding-Strategie konzentrieren. Vom IT-Team, das für die Einrichtung der Computer der neuen Mitarbeiter zuständig ist, bis hin zu den diversen Akteuren und Gruppen im HR-Bereich, die während des Pre-Boardings und darüber hinaus involviert sind (Talentgewinnung, Schulungen und Weiterbildung usw.), muss das Unternehmen als Ganzes sicherstellen, dass die eingerichteten Prozesse und Praktiken mit den Anforderungen und Zielen beim Onboarding neuer Mitarbeiter im Einklang stehen.

Funktionsübergreifende Ansätze beim Onboarding versuchen, die Kommunikation und nahtlose Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Bereichen und Akteuren zu begünstigen, indem Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen oder Kompetenzbereichen zusammengebracht werden. Bei der Wahl einer Onboarding-Lösung sollte dies unbedingt berücksichtigt werden. Warum? Wie es die Beatles so schön sangen: „I get by with a little help from my friends“, und das gilt hier ebenso.

Wenn wir Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen und mit unterschiedlichen Fähigkeiten einbeziehen, erhalten die neuen Mitarbeiter nicht nur ein ganzheitliches Bild des Unternehmens, sondern auch von der Kultur und den Rollen, die das Unternehmen ausmachen. So wird der gesamte Prozess zu einem gemeinschaftlichen Unterfangen, das alle Grundlagen abdeckt.

Lösungen mit einem funktionsübergreifenden Ansatz können Ihnen dabei helfen, die Wirkung Ihrer Onboarding-Strategie zu vergrößern, indem mehrere Ressourcen aufgezeigt werden, die zur Unterstützung des Einarbeitungsplans zusammengefasst werden können, wie zum Beispiel On-Demand-Videointerviews und soziale Features wie Mitarbeiter-Hubs oder Schulungsportale. Durch die Vernetzung dieser Funktionen in Verbindung mit automatisierten Workflows lassen sich die verschiedenen Etappen in der Employee Journey ganz einfach einrichten und auslösen. So wird Ihr Prozess personalisiert und die allgemeine Zusammenarbeit gleichzeitig optimiert.

Ob es darum geht, den Hiring Manager auf die Vereinbarung eines Bewerbungsgesprächs hinzuweisen, die IT daran zu erinnern, einen Computer vorzubereiten oder gar das Schulungsteam anzuweisen, den neuen Mitarbeitern ihre Schulungspläne zuzuweisen – Workflows ersparen Ihnen die Post-its auf Ihrem Bildschirm oder Erinnerungen auf Ihrem Telefon, um alle Beteiligten daran zu erinnern, wann ihr jeweiliger Einsatz gefragt ist.

Funktionen und das Onboarding-Erlebnis

Wir haben bereits erwähnt, wie wichtig es ist, mit den Talenten während des Onboardings zu interagieren, um neue Mitarbeiter langfristig zu binden. Vergessen Sie nicht: 90 Prozent der Neueinstellungen entscheiden sich in den ersten sechs Monaten, ob sie im Unternehmen bleiben wollen oder nicht. Für eine erfolgreiche Mitarbeiterbindung ist Personalisierung daher ein Muss.
Personalisierung bedeutet, eine Lösung zu finden, die in der Lage ist, nicht nur einen allgemeinen und weitgefassten internen Onboarding-Plan (wie etwa die Einführung in Ihr Unternehmen) zu erstellen, sondern auch ein maßgeschneidertes Onboarding-Erlebnis zu bieten, das sich auf die spezifischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten der neuen Stelle konzentriert. Hier ist es wichtig, das richtige Gleichgewicht zu schaffen. Schließlich muss ein neuer Mitarbeiter auch ausführlich über das Unternehmen und die Erwartungen an seine neue Rolle informiert werden.
Ein wesentlicher Bestandteil einer Employee Journey während des Onboardings ist es, die Unternehmenskultur zu gestalten. Onboarding-Lösungen können dazu beitragen, die Unternehmenskultur zu stärken, indem sie einen Schwerpunkt darauf setzen, Mitarbeiter-Resilienz aufzubauen. Dies ermöglicht es den Arbeitnehmern wiederum, auf Änderungen zu reagieren und sich daran anzupassen. Über ein Portal für Mitarbeiterpartizipation können Teams zum Beispiel Neuigkeiten teilen, die Arbeit ihrer Kollegen anerkennen oder ihre Kompetenzen bestätigen. Teams und Kollegen spielen bei den sozialen und menschlichen Aspekten der Employee Journey ebenfalls eine Rolle.

Dem Onboarding-Erlebnis eine persönliche Komponente geben

Durch die Zunahme von Remote-Arbeit sind Unternehmen derzeit mehr denn je dazu angehalten, jeder Interaktion in einer Employee Journey ab dem ersten Arbeitstag eine „menschliche Note“ zu verleihen. Diese kann zur Mitarbeiterbindung beitragen, da neue Mitarbeiter durch soziale Bindungen eher geneigt sind, im Unternehmen zu bleiben. Auch wenn es schwierig erscheinen mag, beim Einsatz von Onboarding-Technologie eine menschliche Seite einzubringen, ist dies durchaus möglich.
Vermitteln lässt sich diese während des gesamten Onboarding-Prozesses durch personalisierte Onboarding-Portale. Diese leiten die neuen Mitarbeiter durch administrative Schritte und ermöglichen es ihnen bereits vor ihrem ersten Arbeitstag, sich mit Teamkollegen zu vernetzen, indem ihnen Onboarding-Buddys zugewiesen werden (Unternehmen, die ein Buddy-Programm eingeführt haben, beobachten eine um 87 Prozent höhere Leistungsfähigkeit der neuen Mitarbeiter). Für ihre kontinuierliche Weiterbildung können zudem Schulungsportale eingerichtet werden, während Einzel-Video-Meetings das Kennenlernen erleichtern und dafür sorgen, dass sich die neuen Mitarbeiter willkommen fühlen.
Diese durch effektives Onboarding erzielte Leistungssteigerung kann die notwendige Grundlage schaffen, damit sich neue Mitarbeiter schneller weiterentwickeln. Technologie kann hier eine unterstützende Rolle spielen. Neue Mitarbeiter werden auf sozialer und kultureller Ebene schneller in das Unternehmen integriert und ihr Lernpfad wird über den gesamten Mitarbeiter-Lebenszyklus in einen kontinuierlichen Lernprozess umgewandelt.

Onboarding-Lösungen: Der Bericht

Die nachstehende Grafik zeigt die zentralen Erkenntnisse des Bericht von Deloitte, wobei alle besprochenen Punkte Berücksichtigung finden. Wie Sie sehen können, ist Avature Onboard bei den Kompetenzen, die Unternehmen benötigen, um ihre eigene Onboarding-Strategie zum Erfolg zu führen, sehr gut aufgestellt.

Als Mitglied können Sie hier auf den gesamten Bericht zugreifen.

Fazit

Aktuell erscheint es wichtiger denn je, gut vorbereitet zu sein, um seinen Mitarbeitern ein virtuelles Arbeiten zu ermöglichen. Da das Onboarding eine der ersten Phasen der Employee Journey ist, versuchen Unternehmen auf der ganzen Welt, den Onboarding-Prozess bereits ab dem ersten Arbeitstag durch den Einsatz von Technologie erfolgreich zu transformieren.

Doch gibt es nicht die eine Lösung, die für alle passt. Deshalb sollten Sie bei der Suche nach einer Onboarding-Lösung, die Ihren Anforderungen am besten entspricht, Ihr eigenes Unternehmenserlebnis sowie das der Mitarbeiter nicht aus dem Blick verlieren. Wenn Sie bei der Auswahl der richtigen Lösung sämtliche Beteiligten miteinbeziehen, kann dies schließlich den Unterschied machen, ob Sie neuen Mitarbeitern ein erfolgreiches Erlebnis bieten oder eine hohe Fluktuation riskieren.

 

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