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Warum ein persönlicher Ansatz beim virtuellen Onboarding so wichtig ist

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„Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance.“

Ob beruflich oder privat, wir haben alle schon einmal erlebt, was es bedeutet, einen schlechten ersten Eindruck zu hinterlassen. Die meisten Menschen kennen die unverkennbaren Blicke, Geräusche und Empfindungen:

Das Erröten. Die Unbeholfenheit. Das Schwitzen. Der schlechte Geschmack im Mund. Der Wunsch, sich buchstäblich überall auf der Welt hin zu teleportieren, Hauptsache, weg von hier…

Ein schlechter erster Eindruck kann sich nicht nur negativ auf den eigenen Ruf, Beziehungen und verpasste Gelegenheiten auswirken. In der Regel versuchen alle Beteiligten anschließend zudem ihr Möglichstes, um die Personen und Umstände zu vermeiden, die überhaupt erst zu dieser Erfahrung geführt haben. Und auch wenn das obige Zitat – das alt genug ist, um, von Oscar Wilde bis Head and Shoulders, jedem zugeschrieben zu werden – angesichts der Entwicklung der sozialen Normen im digitalen Zeitalter etwas abgedroschen und überholt sein mag, so trifft das Sprichwort im Hinblick auf Human Capital Management dennoch zu.

Während das zweite Quartal 2020 immer näher rückt, müssen Unternehmen sich fortwährend an die ungewohnte und befremdliche Post-COVID-19 Geschäftslandschaft anpassen. Der Einstellungsstopp aus dem März und April wird vermutlich nachlassen, aber „Heimarbeit“ wird wohl auf unabsehbare Zeit zu einem neuen festen Bestandteil unseres Arbeitsalltags werden. Daher werden viele Unternehmen zwangsläufig auf ein Einstellungsmodell umstellen müssen, das digital und aus der Ferne funktioniert, bis sich die Dinge wieder normalisieren. Unternehmen, die jetzt bereit sind, umzudenken und sich auf virtuelles Onboarding einzulassen, befinden sich in einer guten Position, um wesentliche Verbesserungen in Bezug auf Mitarbeiterbindung, die Zeit bis zum Erlangen von Fachkenntnissen sowie eine geringere Fluktuation zu verzeichnen – nämlich dann, wenn virtuelles Onboarding von einem abstrakten Diskussionspunkt zum neuen Normalzustand wird.

Und während das Onboarding sich in unserer ernüchternden Realität von „Social Distancing“ wahrscheinlich stark auf die Möglichkeiten von SaaS-Lösungen stützen wird, bedeutet die Abhängigkeit von Technologie keinesfalls, dass der Prozess unpersönlich sein muss. In diesem Beitrag nehmen wir verschiedene Strategien unter die Lupe, mit denen Unternehmen ihrem virtuellen Onboarding-Prozess eine menschliche Note verleihen können.

Legen wir los.

Fokus auf soziales Onboarding setzen

Am Ende des Tages geht es beim Onboarding nicht um das Unternehmen, sondern um die neuen Mitarbeiter.

Eine erfolgreiche Onboarding-Erfahrung zeichnet sich dadurch aus, dass neuen Mitarbeitern ein soziales Netzwerk bereitgestellt wird, über welches sie Unterstützung, Tipps, technische Hilfestellung und Beratung im Hinblick auf ihre Karrierechancen erhalten. Nichtsdestotrotz werden traditionelle Einstellungsverfahren eher mit administrativen Formalitäten und Schulungen assoziiert, als mit einem bewussten Ausbau sozialer/professioneller Netzwerke. Da zum Onboarding aber typischerweise eine Reihe von persönlichen Treffen mit HR, Teammitgliedern und Managern gehören, kommt es beim traditionellen Modell automatisch zu einer gewissen Vernetzung. In einer Arbeitsumgebung jedoch, in der virtuelle Teams als Konsequenz von COVID-19 zu einem wesentlichen Bestandteil geworden sind, ist es sehr wahrscheinlich, dass neue Mitarbeiter sich mit der distanzierten und gänzlich lösungsorientierten Natur von Interaktionen mit Kollegen schwertun werden.

Aus diesem Grund sollte ein Gefühl von Gemeinschaft im gesamten Prozess die erste Priorität für Unternehmen sein, die Mitarbeiter auf virtuellem Wege einstellen möchten. Isolation am Arbeitsplatz ist nicht nur ein sehr reales Problem für neue Mitarbeiter, sondern laut der Harvard Business Review auch eine der Hauptursachen für hohe Mitarbeiterabwanderung.

Unternehmen können die Bindung von neuen Mitarbeitern verbessern, indem sie einen Einarbeitungsplan erstellen, der menschliche Beziehungen fördert und ermöglicht, selbst wenn diese im Endeffekt rein digital stattfinden. Von gemeinsamen Kaffeepausen per Videoanruf bis hin zu virtuellen Zielgesprächen – eine „Kamera-an“-Mentalität trägt viel dazu bei, die Isolation zu überwinden, mit der Fernangestellte oftmals zu kämpfen haben. Gleichzeitig verhilft dieser Ansatz neuen Angestellten zu ihren, in der Einarbeitungsphase so wichtigen, Erfolgserlebnissen.

Prozesse schon vor dem ersten Arbeitstag persönlich gestalten

Eines der wichtigsten Ziele bei jedem Onboarding-Programm ist es, neuen Mitarbeitern dabei zu helfen, sich so schnell, effektiv und effizient wie möglich in ihren neuen Rollen einzufinden.

Ein einfacher Weg, um diesen Prozess der „Eingewöhnung“ zu beschleunigen, ist es, die neuen Mitarbeiter bereits in der sogenannten „Pre-Boarding“-Phase einzuspannen. Pre-Boarding bezeichnet die enorm wichtige Zeitspanne zwischen Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag. Leider ist das Pre-Boarding für die meisten Unternehmen nichts weiter als eine praktische Phase, in der administrative Aufgaben vor Beginn der offiziellen Anstellung bequem abgearbeitet werden können. Tatsächlich ist es jedoch eine einzigartige und oftmals verpasste Gelegenheit für Unternehmen, die Tage, Wochen oder Monate vor dem ersten Arbeitstag zu nutzen, um personalisierte Werte zu vermitteln.

Warum „personalisiert“?

Nun, wenn man bedenkt, dass es keine zweite Chance für den ersten Eindruck gibt, sorgt Personalisierung dafür, dass dieser erste Eindruck tatsächlich gut ist.

Man darf nicht vergessen, dass die meisten Neuangestellten vermutlich einen einschüchternden Schritt wagen – von der Sicherheit ihres derzeitigen Arbeitgebers zur großen Ungewissheit ihrer neuen Rolle innerhalb des neuen Unternehmens (Ihres Unternehmens). Bei all den sozialen, beruflichen und familiären Veränderungen, die mit einem solchen Übergang einhergehen, ist dies nicht der richtige Zeitpunkt, um den neuen Mitarbeiter „im Dunkeln“ stehen zu lassen. Vielmehr ist es die perfekte Gelegenheit, um über eine Anpassung von E-Mail-Vorlagen hinauszugehen und stattdessen die Interaktion auf eine Weise zu gestalten, die die besonderen Kompetenzen, das Fachwissen und das Talent anerkennt, die das neue Teammitglied schon bald zugunsten des Unternehmens einsetzen wird.

Mit der richtigen Plattform und den passenden Tools können Unternehmen ihre Pre-Boarding-Kommunikation relevant und gezielt gestalten und zwar auf eine Weise, die die Firmenidentität in Design und Inhalt unverkennbar widerspiegelt. Die individuelle Gestaltung basiert auf verschiedenen Parametern wie Art der Position, Dienstrang und geographischer Standort. Ob Beschreibung von Aufgaben- und Verantwortungsbereichen, eine erste Willkommens-E-Mail von einem Vorgesetzten oder erfahrenem Teammitglied, stellenspezifische Schulungsmöglichkeiten oder ein virtueller Zeitplan für die erste Woche des Onboardings – personalisierte Kommunikation in der Pre-Boarding-Phase legt den Grundstein für eine lange, erfolgreiche und gegenseitig gewinnbringende Fernarbeit. Und das alles bereits vor dem ersten offiziellen Arbeitstag.

Neue Mitarbeiter mit einem virtuellen Mentor unterstützen

Eine letzte „High-Touch“-Strategie, die Unternehmen sofort in Erwägung ziehen sollten, in ihre virtuellen Einstellungsprozesse zu integrieren, ist ein formelles Mentorenprogramm.

Obwohl Mentoring traditionell eher mit der Weiterbildung von bestehenden Führungskräften in Verbindung gebracht wird, ist es im Talentmanagement seit langem dafür bekannt, einen positiven Effekt auf das Engagement, die Bindung und Eingliederung von Mitarbeitern zu haben. Im Zuge der Optimierung von virtuellen Onboarding-Prozessen, muss sich Mentoring als taktische Strategie von einer passiven Option, die dem Mitarbeiter ab dem ersten Arbeitstag eigeninitiativ zur Verfügung steht, zu einem formellen Programm entwickeln, bei dem das Onboarding/Pre-Boarding von einem zugewiesenen Mentor aktiv begleitet wird.

Praktisch gesehen helfen virtuell agierende Mentoren dabei, neue Teammitglieder durch die Phasen des Remote-Onboardings zu begleiten, wodurch sie andere HR-Verantwortliche entlasten und gleichzeitig ein positives Arbeitsverhältnis anregen. Sozialpsychologisch betrachtet leistet eine herzliche Begrüßung einen großen Beitrag dazu, dass neue Mitarbeiter zwar geografisch weit verstreut, aber nicht allein sind. Zusätzlich zur Bereitstellung von Arbeitsmaterialien zur Organisationsstruktur und Ressourcen, sollten Unternehmen auch in Erwägung ziehen, Mentoren und Mentees in Gruppen einzuteilen. Auch wenn dies von der Anzahl der Neueinstellungen in einer bestimmten Onboarding-Gruppe abhängen mag, stellt es ein erstes Netzwerk dar, von dem aus Unternehmen die interne Mobilität fördern und gleichzeitig neuen Miterbeitern dabei helfen können, soziales Kapital aufzubauen und abteilungsübergreifend mit Kollegen in Kontakt zu treten.

Fazit

Unvorhergesehene unternehmerische Herausforderungen gehen oft Hand in Hand mit zahlreichen Möglichkeiten für Innovation und Erfolg. Das trifft auch für den aktuellen Umschwung hin zur Telearbeit und räumlich getrennten Teams zu. Unternehmen, die bereit sind, ihre Vorgehensweise beim virtuellen Onboarding – von der Personalisierung bis hin zu Mentoring – neu zu überdenken, haben gute Chancen, auch im Jahr 2020 große Erfolge zu verzeichnen.

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