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Wie Epic das Onboarding neu eingestellter Mitarbeiter in puncto Kandidatenerlebnis perfektionierte

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Zusammenfassung

Epic hat sich zum Ziel gesetzt, die Einbindung neuer Mitarbeiter so nahtlos und interaktiv wie möglich zu gestalten, indem neue Mitarbeiter miteinander in Kontakt gebracht und Prozesse zeitsparend automatisiert werden.

Da sich der Großteil der Bemühungen des Unternehmens auf das Hochschul-Recruiting konzentriert, werden viele neue Mitarbeiter bereits vier bis zwölf Monate vor ihrem ersten Arbeitstag eingestellt. Die Herausforderung? Dafür zu sorgen, dass sich die neuen Mitarbeiter weiterhin für ihre zukünftige Karriere bei Epic begeistern und eingebunden bleiben.

„Bei der großen Mehrheit der Neueinstellungen in einem Jahr handelt es sich um Berufseinsteiger. Deshalb konzentrieren wir unsere Bemühungen verstärkt auf das Hochschul-Recruiting. Im Herbstsemester 2021 nahmen wir beispielsweise an rund 185 Recruiting-Events an Hochschulen teil. Das ist für uns eine gewaltige Initiative.“

– Jeff Sonntag, Recruiter und Recruiting-System-Administrator bei Epic

Über Epic

Das im Jahr 1979 von einem Softwareentwickler gegründete Unternehmen Epic Systems ist ein Softwareunternehmen für das Gesundheitswesen, das in den letzten vier Jahrzehnten kontinuierlich Innovationen hervorgebracht und im Bereich der Patientenversorgung weltweit neue Wege beschritten hat. Das Unternehmen wird nach wie vor von Softwareentwicklern geleitet und verzeichnete in den letzten zehn Jahren ein jährliches Wachstum von 15 bis 20 Prozent.

Epic entwickelt Softwareanwendungen für elektronische Patientenakten. 75 Prozent der US-Bevölkerung besitzen eine Patientenakte in ihrer Software. Als Technologieunternehmen mit Hauptsitz in Wisconsin konkurriert Epic ständig mit Unternehmen aus dem Silicon Valley um Talente und sucht nach neuen Möglichkeiten, neue Mitarbeiter einzubinden.

Die Herausforderung von Epic

Was war für Epic der Wendepunkt? Jeff Sonntag erklärt, dass sie durch einen Bestsellerautor dazu motiviert wurden, ihr Onboarding zu überarbeiten.

In einem Gespräch über sein Buch „The Power of Moments“ erklärte Chip Heath, dass der erste Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters ein kritischer Übergang sei. Epic beschloss, dass es an der Zeit war, seinen neuen Mitarbeitern ein personalisiertes Onboarding-Erlebnis zu bieten, das die Anspannung während dieser Zeit verringern und die Erfahrung zu einem bereichernden ersten Moment in ihrem neuen Job machen würde.

Als sie sich ihre Prozesse anschauten, fielen ihnen ein paar Dinge auf, die es zu ändern galt. Da viele Neueinstellungen ihren Arbeitsvertrag viele Monate vor ihrem tatsächlichen Eintritt ins Unternehmen unterzeichnen, war es für Epic sehr wichtig, sie schon während dieser Zeit einzubinden. Die alten Methoden hatten ausgedient. Das Unternehmen brauchte etwas Neues, um die Kontakte effektiv zu pflegen und das gesamte Erlebnis ansprechender und unvergesslich zu gestalten.

„Da wir unsere Mitarbeiter sehr weit im Voraus einstellen, müssen wir sie bereits während dieser Zeit einbinden. Vor Avature nutzten wir eine Facebook-Gruppe, um das Networking mit unseren neuen Mitarbeitern zu fördern. Das stellte uns vor einige Herausforderungen, angefangen beim Branding bis hin zur Moderation.“

– Jeff Sonntag, Recruiter und Recruiting-System-Administrator bei Epic

Was die Kommunikationsmethoden von Epic anbelangte, waren die Prozesse ebenfalls veraltet. Viele Unterlagen wurden noch per Post verschickt (ja, wir reden hier von Umschlägen und Briefmarken). Außerdem mussten zahlreiche E-Mails beantwortet werden, in denen Informationen über alles Mögliche angefordert wurden, angefangen von Arbeitnehmerleistungen bis hin zum Umzugsablauf. Dies stellte sich für das Team als Belastung heraus.

Epic arbeitete zu diesem Zeitpunkt bereits seit einiger Zeit mit Avature zusammen, um seinen Recruiting-Prozess zu verbessern. Durch die Implementierung von Avature ATS und CRM war es dem Unternehmen bereits gelungen, großartige Ergebnisse zu erzielen. Da lag es auf der Hand, auch bei seiner neuen Onboarding-Erfahrung wieder mit Avature zusammenzuarbeiten.

„Wenn wir vor einem neuen Problem stehen, fragen wir erst einmal: Kann Avature uns dabei helfen? Das ist im Grunde die erste Frage, die wir unserem Team stellen, wenn wir gemeinsam ein neues Problem angehen.“

– Maria Szychlinski, Recruiterin und Recruiting-System-Projektmanagerin bei Epic

Epics Ansatz fürs Onboarding neu eingestellter Mitarbeiter

Avature Onboard hilft Epic auf verschiedene Weise, die Herausforderung zu meistern, neue Mitarbeiter einzubinden und ihnen eine besondere Kandidatenerfahrung zu bieten. Dank Avature-Workflows und terminierten Aktionen ist Epic nun in der Lage, automatisierte Newsletter mit ansprechenden Inhalten zu versenden, die seinen neuen Mitarbeitern Einblicke in das Arbeitsumfeld bei Epic geben. Recruiter müssen sich nicht mehr zeitnah einbringen, sondern profitieren von der Automatisierung, die die Kontaktpflege mit neuen Mitarbeitern übernimmt.

„Wir nutzen Avature wirklich für alles. Die Workflows sind so leistungsfähig, denn sie ermöglichen es, Informationen zu systematisieren,die vorher in einer Tabelle oder auf einem Formular erfasst wurden.“

– Maria Szychlinski, Recruiterin und Recruiting-System-Projektmanagerin bei Epic

Ein weiterer Schritt zur besseren Einbindung neuer Mitarbeiter ist die Einführung von Avature DNA. Mit dem Ziel, einen professionellen Networking-Bereich für neue Kollegen zu schaffen, lässt sich die Mitarbeiter-Plattform moderieren, ohne gepflegt werden zu müssen. Für alle neuen Mitarbeiterjahrgänge werden Gruppen erstellt, in die Quicklinks zu Ressourcen im Zusammenhang mit dem Unternehmen und der Gegend eingebettet sind.

„Wir haben schließlich die DNA-Lösung von Avature implementiert, um unseren Mitarbeitern im Onboarding-Portal von Avature ein zentralisiertes, professionelles Networking-Tool an die Hand zu geben, über das sie ihre zukünftigen Kollegen kennenlernen können, bevor sie sie persönlich treffen.“

– Jeff Sonntag, Recruiter und Recruiting-System-Administrator bei Epic

Neben Avature DNA nutzte Epic auch das Onboarding-Portal von Avature, um die Erfahrung der neuen Kollegen zu verbessern. Neue Mitarbeiter erhalten dort alle Informationen, die sie benötigen, zum Beispiel über Zusatzleistungen, die sie in Anspruch nehmen können, und ihr bevorstehendes Schulungsprogramm. Die Plattform wird auf jeden neuen Mitarbeiter individuell zugeschnitten und ermöglicht es ihm, mehrere Schritte abzuschließen, wie die Unterzeichnung von Umzugsvereinbarungen und Vertraulichkeitserklärungen.

Das Onboarding-Portal wird kontinuierlich aktualisiert. Dabei geht es nicht nur darum, neue Funktionen hinzuzufügen. Es geht auch darum, das Feedback neuer Mitarbeiter einfließen zu lassen. Epic sammelt Feedback zum Onboarding-Prozess und zum Portal, um damit das Erlebnis zu verbessern. Auf diese Weise möchte das Unternehmen einen Prozess schaffen, der seinem Recruiting-Prozess ähnelt. Zudem sollen bei dieser Erfahrung dieselben hohen Maßstäbe gelten.

„Eines unserer Alleinstellungsmerkmale ist unser Recruiting-Prozess. Avature hat uns dabei geholfen, diesen zu personalisieren, nahtlos zu gestalten und auch zu beschleunigen.“

– Jeff Sonntag, Recruiter und Recruiting-System-Administrator bei Epic

Da viele neue Mitarbeiter für die Arbeit bei Epic nach Wisconsin umziehen, ist der Umzug ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu ihrem neuen Arbeitsplatz. Aus diesem Grund hat Epic auch ein Umzugsportal in sein Onboarding-System integriert, welches das Umzugspaket für neue Mitarbeiter aufzeigt. Ein Prozess, der früher viele E-Mails erforderte, ist jetzt an einem Ort zentralisiert. Neue Mitarbeiter finden hier Ressourcen, FAQs, Formulare und vieles mehr, was der Personalabteilung eine jährliche Zeitersparnis von mehr als 100 Stunden einbringt.

Epics Ergebnisse mit Avature Onboard

Der neue Ansatz beim Onboarding neu eingestellter Mitarbeiter half Epic nicht nur, Neueinstellungen besser einzubinden und ihnen eine bedeutungsvolle Erfahrung zu bieten. Er half dem Team auch, Zeit und Geld zu sparen:

Zeit, da nichts mehr in Umschläge gesteckt, keine Post mehr sortiert und keine Unterlagen mehr versendet werden müssen.
Über 50.000 US-Dollar allein an Briefmarken, indem neue Mitarbeiter die Möglichkeit erhielten, Dokumente auf ihrem Onboarding-Portal elektronisch zu unterzeichnen.
Über 30.000 US-Dollar an Materialien für Mitarbeiterhandbücher.
Papier, da keine Dokumente, Handbücher oder Verträge mehr ausgedruckt werden müssen.

„Alles in allem würde ich empfehlen, sich Feedback von neuen Mitarbeitern einzuholen, wenn Sie nicht wissen, wo Sie ansetzen sollen, um Ihr Onboarding-Erlebnis zu verbessern. Ziehen Sie Umfragen oder Fokusgruppen in Betracht, die Sie als Ausgangspunkt nutzen können. Finden Sie heraus, was gut lief und was verbessert werden könnte. Nutzen Sie die Erkenntnisse, um Bereiche mit Verbesserungspotenzial aufzudecken, auch wenn es nur kleine Verbesserungen sind. Im Laufe der Zeit kann sich das ganz schön summieren.“

– Jeff Sonntag, Recruiter und Recruiting-System-Administrator bei Epic

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