Résumé
La période entre l’acceptation de l’offre et le premier jour d’embauche offre une formidable opportunité d’impliquer les nouvelles recrues et de les familiariser rapidement avec la culture de l’entreprise. Pourtant, DHL avait du mal à mettre pleinement à profit cette période cruciale, principalement en raison d’un décalage entre ses systèmes d’acquisition de talents et ses systèmes RH de base.
Tirant pleinement parti de la configurabilité d’Avature, le géant mondial de la logistique a mis en place un processus de préboarding automatisé et entièrement aux couleurs de la marque qui a considérablement réduit la saisie manuelle de données et allégé la charge de travail des RH. Cela a permis de réduire de 50 % le temps nécessaire à la création d’un dossier pour chaque nouvelle recrue. Le processus a également offert une expérience cohérente et professionnelle à chaque nouvelle recrue, jetant ainsi les bases d’un engagement collaborateur à long terme.
À propos de DHL
Leader mondial de la logistique, l’entreprise DHL est présente dans plus de 220 pays et territoires. Avec un large portefeuille international couvrant la livraison express, le commerce en ligne, le transport et le fret internationaux, les services postaux et de colis, ainsi que des solutions intégrées pour la chaîne d’approvisionnement, DHL relie les personnes et les entreprises à travers le monde. Soutenue par une main-d’œuvre dévouée de plus de 600 000 employés, l’entreprise DHL joue un rôle essentiel dans le commerce mondial et le maintien d’une connexion fluide entre les marchés.
Le défi : abandonner une expérience de préboarding fragmentée
Avant de revoir son processus de préboarding, DHL a identifié un écart important entre l’acceptation de l’offre et le premier jour d’embauche. En l’absence de processus de préboarding formel, les nouvelles recrues passaient souvent plusieurs semaines sans aucune communication de la part de l’entreprise. Ce silence n’était pas seulement une occasion manquée de susciter un engagement précoce, il retardait également les préparatifs logistiques essentiels, tels que la livraison du matériel ou l’accès aux systèmes informatiques. En conséquence, la dynamique était cassée à un stade clé, ce qui avait un impact sur la capacité des nouvelles recrues à être opérationnelles dès leur arrivée.
Comme nous n’avions de contact avec les nouveaux employés que lors de leur premier jour de travail, nous perdions beaucoup de temps que nous aurions pu utiliser efficacement pour renforcer leur engagement et faciliter leur intégration. L’expérience n’était donc positive pour personne. »
Felix Breickmann
Product Owner chez DHL
Le problème venait des systèmes déconnectés de DHL. Le recrutement était géré via Avature ATS, tandis que les dossiers des employés étaient traités dans son système RH de base. Avant l’optimisation du processus, les informations collectées lors du recrutement n’étaient pas transférées automatiquement. Les équipes RH devaient donc saisir manuellement toutes les données des candidats, un processus fastidieux et source d’erreurs. Ce workflow disjoint était non seulement inefficace, mais il nuisait également à l’intégrité des données, entraînant des incohérences, des doublons et un manque de normalisation.
L’une des conséquences les plus visibles de ces systèmes non connectés était le retard dans la création des identifiants des employés. Ces identifiants permettent aux nouvelles recrues d’accéder aux plateformes internes et de recevoir leur équipement. Or, comme les identifiants ne pouvaient être générés qu’après la création manuelle d’un profil dans le système RH de base, l’ensemble du processus était reporté au premier jour de travail de l’employé. Cela signifiait que les nouveaux employés arrivaient souvent pour constater que leur ordinateur portable, leurs identifiants de connexion ou leur accès aux systèmes n’étaient pas encore prêts, créant ainsi des goulots d’étranglement opérationnels et nuisant à leur intégration rapide.
Nous avions trop peu d’automatisation et donc trop d’activités manuelles. Le processus était inefficace. »
Felix Breickmann
Product Owner chez DHL
Ces problèmes opérationnels étaient aggravés par la taille de l’entreprise. DHL opère dans un environnement à fort volume, avec des dizaines de milliers de nouveaux employés embauchés chaque année. Ce qui pouvait sembler être des inefficacités mineures (saisie manuelle, double travail, données fragmentées) s’est rapidement transformé en pertes de productivité majeures une fois multiplié par un effectif aussi important. L’efficacité opérationnelle n’était donc plus seulement un objectif, mais une nécessité.
L’efficacité est également essentielle. Gagner ne serait-ce que 30 secondes par pré-embauche représente un gain de temps considérable si vous multipliez ce chiffre par 150 000. »
Felix Breickmann
Product Owner chez DHL
La solution : un parcours de préboarding automatisé et fluide
Bien que DHL ait des projets à long terme pour développer une solution d’onboarding globale entièrement intégrée, il était urgent d’apporter des améliorations immédiates à l’expérience de préboarding. Plutôt que d’attendre une refonte à grande échelle, l’entreprise a choisi une approche d’amélioration continue. Mettant à profit la configurabilité d’Avature et son expertise interne, elle a entrepris de créer une solution provisoire pratique capable d’apporter une réelle valeur ajoutée à court terme.
Conçue et déployée de manière autonome par l’équipe RH, la solution comprend trois éléments essentiels : une landing page personnalisée pour les nouvelles recrues, des workflows automatisés pour réduire les tâches RH manuelles et une intégration transparente des données dans le système RH de base.
- Landing page personnalisée pour les nouvelles recrues
Dès qu’un candidat accepte une offre, il reçoit automatiquement un lien unique vers une landing page « Mise à jour des informations » par e-mail, SMS ou WhatsApp. Disponible en 20 langues et entièrement à l’image de la marque, cette page s’adapte de manière dynamique pour collecter les données appropriées en fonction de variables telles que le type d’emploi, le lieu ou la nationalité, garantissant ainsi la pertinence et la conformité. - Workflow automatisé
Grâce à l’automatisation des workflows, le système envoie des rappels en temps opportun aux nouvelles recrues qui n’ont pas encore soumis leurs informations, ce qui réduit les suivis manuels par les recruteurs. Une fois que le nouvel employé a réalisé cette étape, ses données sont automatiquement préparées pour être transférées vers le système RH de base, selon des conditions logiques. Ainsi, si la date d’entrée en fonction du nouvel employé est prévue dans les 30 jours, les données sont envoyées immédiatement. Dans le cas contraire, leur transfert est programmé exactement 30 jours avant le premier jour de travail. - Intégration transparente et création anticipée d’un identifiant
Une fois les données transmises au système RH de base, un dossier d’employé en attente est créé et un identifiant est généré. Avature récupère ensuite cet identifiant via un hub de données partagé et le stocke dans le dossier de l’employé. La création anticipée de cet identifiant permet d’effectuer des tâches administratives essentielles, telles que la mise à disposition d’équipements et l’accès aux systèmes de DHL, bien avant le premier jour de travail, ce qui rend l’expérience de préboarding plus fluide et plus engageante.
L’impact : des processus plus rapides, des données de meilleure qualité et des expériences plus fluides
L’implémentation du nouveau processus de préboarding de DHL a apporté des améliorations mesurables en matière d’efficacité, de qualité des données et d’expérience des employés. En automatisant les étapes critiques et en assurant un flux de données fluide entre les systèmes, l’organisation a pu optimiser ses opérations à grande échelle.
Efficacité opérationnelle
- Réduction de 75 % du temps consacré à la collecte d’informations préalables à l’embauche, passant de deux heures à une simple vérification rapide.
- Le temps administratif nécessaire aux RH pour remplir le profil d’un nouvel employé a été réduit de 50 %, passant de 4 minutes 40 secondes à seulement 2 minutes 10 secondes, grâce à l’intégration de systèmes qui remplissent automatiquement les champs clés.
Exactitude et normalisation des données
- La suppression de la saisie manuelle des données a réduit le risque d’erreurs et d’incohérences.
- Le transfert fluide des données de l’ATS vers le système RH de base a amélioré l’intégrité des données et minimisé les doublons, ce qui a permis de réaliser d’importantes économies de temps et d’argent.
Expérience et engagement des candidats
- Les nouvelles recrues sont enregistrées dans les systèmes pertinents avant leur premier jour, ce qui leur permet d’accéder rapidement aux outils et aux informations et favorise leur engagement.
- La possibilité pour les candidats de saisir leurs propres données a réduit les tâches répétitives tant pour les RH que pour les nouvelles recrues.
Conclusion
L’investissement de DHL dans un processus de préboarding n’a pas seulement réduit la charge administrative, il a fondamentalement amélioré la transition des nouvelles recrues vers l’entreprise. En transformant un point faible en avantage stratégique, l’organisation a établi une nouvelle norme en matière d’efficacité opérationnelle et d’engagement des candidats, créant ainsi un processus évolutif, précis et centré sur l’humain.
À l’avenir, DHL prévoit d’étendre ce processus en déployant une solution d’onboarding complète, comprenant un portail de préboarding amélioré qui permettra aux nouvelles recrues de consulter les données précédemment soumises, de fournir des informations supplémentaires et de télécharger et remplir les documents juridiques à l’avance. Des fonctionnalités telles que la signature électronique intégrée sont également prévues, dans le but d’optimiser la conformité et de garantir que toutes les informations nécessaires sont saisies avec précision.
Ces améliorations prévues reflètent l’engagement de DHL en faveur de l’amélioration continue et sa vision stratégique consistant à créer un écosystème de talents unique et à fort impact qui favorise à la fois l’excellence opérationnelle et une expérience exceptionnelle pour les employés.