Zusammenfassung
Die Zeit zwischen der Angebotsannahme und dem ersten Arbeitstag bietet enormes Potenzial, neue Mitarbeiter zu begeistern und frühzeitig eine Verbindung zur Unternehmenskultur aufzubauen. Dennoch hatte DHL Schwierigkeiten, dieses entscheidende Zeitfenster voll auszuschöpfen, hauptsächlich aufgrund der fehlenden Verbindung zwischen Talentgewinnung und den zentralen HR-Systemen.
DHL nutzte die Anpassungsfähigkeit von Avature optimal und entwickelte einen automatisierten, vollständig gebrandeten Preboarding-Prozess, der die manuelle Dateneingabe deutlich reduzierte und die HR-Arbeitslast spürbar verringerte. Dies führte zu einer beeindruckenden Halbierung der Zeit, die für die Anlage eines neuen Mitarbeiterdatensatzes erforderlich ist. Der Prozess bot allen neuen Mitarbeitern ein einheitliches, professionelles Erlebnis und legte so den Grundstein für eine langfristige Bindung an das Unternehmen.
Über DHL
DHL ist das weltweit führende Logistikunternehmen und in mehr als 220 Ländern und Regionen tätig. Mit einem breit gefächerten internationalen Portfolio, das Expresslieferungen, E‑Commerce, globales Speditions- und Frachtgeschäft, Post- und Paketdienste sowie integrierte Supply‑Chain-Lösungen umfasst, verbindet DHL Menschen und Unternehmen weltweit. Mit einer engagierten Belegschaft von mehr als 600.000 Mitarbeitern spielt DHL eine entscheidende Rolle dabei, den globalen Handel zu ermöglichen und Märkte nahtlos zu vernetzen.
Die Herausforderung: Das Ende eines uneinheitlichen Preboarding-Erlebnisses
Bevor DHL seine Preboarding-Prozesse überarbeitete, erkannte das Unternehmen eine erhebliche Lücke zwischen der Angebotsannahme und dem ersten Arbeitstag. In Ermangelung eines formellen Preboarding-Prozesses vergingen oftmals Wochen, ohne dass neue Mitarbeiter etwas vom Unternehmen hörten. Dieses Schweigen war nicht nur eine verpasste Chance für eine frühe Mitarbeiterbindung, sondern verzögerte auch wichtige logistische Vorbereitungen wie die Bereitstellung von Arbeitsmitteln oder den IT-Zugang. Infolgedessen ging in einer entscheidenden Phase die Dynamik verloren, was die Bereitschaft neuer Mitarbeiter beeinträchtigte, von Anfang an voll durchzustarten.
Die Tatsache, dass wir erst am ersten Arbeitstag Kontakt zu den neuen Mitarbeitern hatten, bedeutete, dass viel Zeit verstrichen war, die wir für die Mitarbeiterbindung und das Onboarding hätten nutzen können. Es war also auch für die Mitarbeiter kein positives Erlebnis.“
Felix Breickmann
Product Owner bei DHL
Die Ursache des Problems lag in den nicht miteinander verbundenen Systemen von DHL. Das Recruiting wurde über Avature ATS abgewickelt, die Mitarbeiterdaten hingegen wurden im zentralen HR-System verwaltet. Vor der Optimierung des Prozesses wurden die Informationen, die während des Recruitings gesammelt wurden, nicht automatisch übertragen. Stattdessen mussten die HR-Teams alle Kandidatendaten erneut manuell eingeben. Das war ein zeitaufwändiger und fehleranfälliger Prozess. Dieser fragmentierte Workflow war nicht nur ineffizient, sondern untergrub auch die Datenintegrität. Das führte zu Inkonsistenzen, Duplikaten und fehlender Standardisierung.
Eine der sichtbarsten Auswirkungen dieser Systemtrennung war die verzögerte Erstellung von Mitarbeiter-IDs. Mit diesen IDs erhalten neue Mitarbeiter Zugang zu internen Plattformen und ihre Arbeitsmittel. Da die IDs erst erstellt werden konnten, nachdem die HR manuell ein Profil im zentralen HR-System angelegt hatte, verzögerte sich der gesamte Prozess bis zum ersten Arbeitstag. Das führte dazu, dass neue Mitarbeiter häufig an ihrem ersten Arbeitstag feststellten, dass ihre Laptops, Logins oder Zugänge zu Systemen noch nicht bereitstanden, was zu betrieblichen Engpässen führte und die frühe Mitarbeiterbindung beeinträchtigte.
Wir hatten zu wenig Automatisierung und dadurch zu viele manuelle Tätigkeiten. Das machte den Prozess ineffizient.“
Felix Breickmann
Product Owner bei DHL
Diese betrieblichen Probleme wurden durch die Größe des Unternehmens noch verstärkt. DHL ist in einem hochvolumigen Umfeld tätig, in dem jährlich Zehntausende neue Mitarbeiter einsteigen. Was auf den ersten Blick wie kleine Ineffizienzen erscheint – manuelle Eingaben, doppelte Arbeit, fragmentierte Daten – führt bei einer großen Belegschaft schnell zu erheblichen Produktivitätsverlusten. Damit wurde operative Effizienz nicht nur zu einem Ziel, sondern zu einer Notwendigkeit.
Effizienz ist ebenfalls entscheidend. Wenn wir pro Neueinstellung nur 30 Sekunden einsparen können, ergibt das bei einer Hochrechnung auf 150.000 Mitarbeiter eine enorme Zeitersparnis.“
Felix Breickmann
Product Owner bei DHL
Die Lösung: Ein automatisierter, nahtloser Preboarding-Prozess
Langfristig plant DHL, eine vollständig integrierte globale Onboarding-Lösung zu entwickeln. Kurzfristig bestand jedoch ein dringender Bedarf, Verbesserungen im Preboarding-Erlebnis umzusetzen. Anstatt auf eine umfassende Neugestaltung zu warten, entschied sich das Unternehmen für einen Ansatz der kontinuierlichen Verbesserung. Sie nutzten die Anpassungsfähigkeit von Avature und ihr eigenes internes Fachwissen, um eine praxisnahe Zwischenlösung zu entwickeln, die kurzfristig echten Mehrwert bietet.
Die vom HR-Team eigenständig konzipierte und implementierte Lösung besteht aus drei wesentlichen Komponenten: einer personalisierten Landing Page für neue Mitarbeiter, automatisierten Workflows zur Reduzierung manueller HR-Aufgaben sowie einer nahtlosen Datenintegration in das zentrale HR-System.
- Personalisierte Landing Page für neue Mitarbeiter
Sobald ein Kandidat ein Angebot annimmt, erhält er automatisch per E-Mail, SMS oder WhatsApp einen einmaligen Link zu einer Landing Page mit dem Titel „Informationen aktualisieren“. Die Landing Page ist in 20 Sprachen verfügbar und vollständig mit dem DHL-Branding versehen. Sie passt sich dynamisch an, um basierend auf Variablen wie Jobtyp, Standort oder Nationalität die passenden Daten zu erfassen und so Relevanz sowie Compliance sicherzustellen. - Automatisierter Workflow
Mithilfe von Workflow-Automatisierung sendet das System rechtzeitige Erinnerungen an neue Mitarbeiter, die ihre Informationen noch nicht übermittelt haben. Dadurch werden manuelle Nachverfolgungen durch Recruiter reduziert. Sobald neue Mitarbeiter diesen Schritt abgeschlossen haben, werden ihre Daten automatisch für die Übertragung in das zentrale HR-System vorbereitet. Dies erfolgt durch logikbasierte Bedingungen. Die Daten werden beispielsweise sofort übertragen, wenn der Starttermin eines neuen Mitarbeiters innerhalb der nächsten 30 Tage liegt. Andernfalls ist die Übertragung 30 Tage vor dem ersten Arbeitstag geplant. - Nahtlose Integration und frühzeitige Erstellung von Mitarbeiter-IDs
Sobald die Daten im zentralen HR-System eintreffen, wird ein Datensatz für den betreffenden Mitarbeiter angelegt und eine Mitarbeiter-ID erstellt. Anschließend ruft Avature diese ID über ein gemeinsames Daten Hub ab und speichert sie erneut in der Mitarbeiterakte. Durch die frühzeitige Erstellung der Mitarbeiter-ID können wichtige administrative Maßnahmen wie die Bereitstellung von Arbeitsmitteln und der Zugang zu DHL-Systemen bereits vor dem ersten Arbeitstag umgesetzt werden. Das sorgt für einen reibungsloseren und ansprechenderen Einstieg.
Die Auswirkungen: Schnellere Prozesse, bessere Daten, reibungslosere Abläufe
Die Einführung des neuen Preboarding-Prozesses bei DHL führte zu messbaren Verbesserungen in den Bereichen Effizienz, Datenqualität und Mitarbeitererlebnis. Durch die Automatisierung wichtiger Schritte und die Sicherstellung eines nahtlosen Datenflusses zwischen den Systemen konnte das Unternehmen seine Abläufe in großem Umfang effizienter gestalten.
Operative Effizienz
- 75 Prozent weniger Zeitaufwand bei der Erfassung von Vorabinformationen – statt zwei Stunden nur noch eine kurze Überprüfung.
- Die für die Erstellung eines neuen Mitarbeiterprofils erforderliche HR-Administrationszeit wurde um 50 Prozent reduziert, von 4 Minuten 40 Sekunden auf nur noch 2 Minuten 10 Sekunden – dank Systemintegrationen, die zentrale Felder automatisch ausfüllen.
Datenqualität und Standardisierung
- Die Eliminierung manueller Dateneingaben reduzierte das Risiko von Fehlern und Inkonsistenzen.
- Der nahtlose Datenfluss vom ATS ins zentrale HR-System verbesserte die Datenintegrität, minimierte Duplikate und führte zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen.
Kandidatenerlebnis und Einbindung
- Neue Mitarbeiter werden bereits vor ihrem ersten Arbeitstag in den relevanten Systemen eingerichtet und erhalten frühzeitig Zugriff auf Tools und Informationen. Dadurch werden sie stärker eingebunden.
- Durch die Möglichkeit für Kandidaten, ihre eigenen Daten einzugeben, wurden sich wiederholende Aufgaben sowohl für die HR als auch für die neuen Mitarbeiter reduziert.
Fazit
Durch die Investition in einen Preboarding-Prozess konnte DHL nicht nur den administrative Aufwand verringern. Es wurde gleichzeitig grundlegend verbessert, wie neue Mitarbeiter in das Unternehmen integriert werden. Indem DHL einen Schwachpunkt in einen strategischen Vorteil verwandelte, setzte das Unternehmen einen neuen Maßstab für operative Effizienz und Kandidatenbindung und schuf einen Prozess, der skalierbar, genau und am Menschen orientiert ist.
Mit Blick in die Zukunft plant DHL, die Lösung weiter auszubauen. Dazu soll eine umfassende Onboarding-Lösung eingeführt werden, die unter anderem ein erweitertes Preboarding-Portal umfasst. Über dieses können neue Mitarbeiter zuvor eingereichte Daten einsehen, zusätzliche Informationen bereitstellen sowie rechtliche Dokumente im Voraus hochladen und ausfüllen. Auf der Roadmap stehen auch Funktionen wie integrierte E-Signatur-Möglichkeiten, um die Compliance zu vereinfachen und sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen korrekt erfasst werden.
Diese geplanten Verbesserungen spiegeln das Engagement von DHL für kontinuierliche Weiterentwicklung wider und verdeutlichen die strategische Vision, ein einheitliches, wirkungsstarkes Talent-Ökosystem aufzubauen, das sowohl operative Exzellenz als auch herausragende Mitarbeitererlebnisse unterstützt.