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Guide succinct des solutions d’accueil

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La pandémie est arrivée chez nous depuis déjà un peu plus d’un an, et a transformé nos modes vies en une sorte d’aventure : Improviser. S’adapter. Surmonter. C’est ce qu’ont adopté de nombreuses entreprises à travers le monde en passant au télétravail à 100 %, ce qui a remis la main-d’œuvre en lumière.

Puisque le « tout virtuel » est devenu la nouvelle normalité, il était à prévoir que les entreprises n’allaient pas tarder à se pencher sur leurs programmes d’accueil pour repenser profondément les premiers pas de l’employé dans l’entreprise. Elles sont en effet conscientes qu’il est important de réussir la stratégie d’accueil pour engager et conserver les talents, et ce dès le premier jour.

Les premiers jours, les nouvelles recrues étaient nerveuses, avaient énormément de paperasse, devaient retenir tous les prénoms, se former à l’organisation interne et se posaient des questions, énormément de questions. Alors, les entreprises se sont attelées à rendre cette expérience sociale et agréable, en donnant des conseils utiles aux étudiants ainsi que des accompagnateurs avec qui partager leurs doutes et leurs difficultés.

Aujourd’hui, l’accueil devant se faire à distance, les entreprises ont dû trouver des moyens d’aider les candidats à vivre la même expérience que dans le monde réel, en rationalisant le processus pour qu’il soit aussi simple que possible pour toutes les parties concernées, tout en ayant une dimension sociale qui permet aux nouvelles recrues de ne pas se sentir seules dans cette aventure particulière. Pour ce faire, beaucoup ont eu recours à la technologie.

Toutefois, dans un marché des technologies RH de plus en plus technologique, trouver la bonne solution pour l’accueil dans votre entreprise peut vite paraître insurmontable, et le mot est faible. Mais n’ayez crainte ! Nous avons pris en compte un rapport récent de Deloitte (vous devez être membre pour y avoir accès) et résumé les éléments et fonctionnalités que votre entreprise devrait garder à l’esprit dans la recherche de la solution idéale. Allons voir cela de plus près.

L’importance de la transversalité dans l’accueil

L’intégration et l’alignement entre les différentes équipes restent une nécessite absolue lorsque vous commencez à concevoir votre stratégie d’accueil. Qu’il s’agisse de l’équipe IT chargée de préparer les ordinateurs des nouveaux employés ou des différentes parties prenantes et des groupes RH impliqués dans le processus de préaccueil et par la suite (acquisition de talents, apprentissage et développement, etc.), l’entreprise dans son ensemble doit s’assurer que les processus et pratiques en place répondront aux besoins et aux objectifs fixés pour l’accueil des nouvelles recrues.

Les approches transversales de l’accueil visent à favoriser la communication et la fluidité de la collaboration entre les différents domaines et parties prenantes, afin de rapprocher les employés issus de différents départements ou domaines de compétences. Il est important d’en tenir compte lorsque vous choisissez une solution d’accueil. Pourquoi ? Eh bien, comme le disaient si bien les Beatles, « I get by with a little help from my friends » (je m’en sors avec un peu d’aide de mes amis), et cela s’applique ici également.

Lorsque l’on tire parti de différents domaines et employés dotés de compétences diverses, les nouvelles recrues ont un aperçu plus global non seulement de l’entreprise, mais aussi de la culture et des fonctions qui la composent, ce qui rend l’ensemble du processus plus collaboratif et plus complet.

Les solutions conçues de manière transversale peuvent contribuer à accroître le rayonnement de la stratégie d’accueil en présentant plusieurs fonctionnalités pouvant être combinées pour aider à mettre le plan en place, comme des entretiens en visio à la demande et des fonctionnalités de partage social comme des hubs d’employés ou des portails de formation. Intégrer ces fonctionnalités avec des workflows automatisés permet d’établir et de déclencher les différentes étapes du parcours de l’employé, en personnalisant votre processus tout en rationalisant la collaboration de chacun.

D’une notification au responsable de recrutement qu’il faut prévoir un entretien au rappel au département IT qu’il faut préparer un ordinateur et à l’équipe de formation qu’il faut assigner les plans d’apprentissage aux nouvelles recrues, les workflows vous évitent de vous éparpiller dans des notes papiers et des alertes sur votre téléphone de prévenir chacun du moment de leur intervention.

Fonctionnalités et expérience d’accueil

Nous avons déjà mentionné qu’il était important d’impliquer les talents tout au long du parcours d’accueil des employés, afin de les fidéliser à long terme. Rappelez-vous : 90 % des nouvelles recrues décident si elles vont ou non rester dans l’entreprise au cours des six premiers mois. Pour leur donner envie de rester, vous devez personnaliser vos interactions.
La personnalisation implique que vous devez disposer d’une solution capable de créer un plan d’accueil interne général et large (une sorte de présentation de votre entreprise), mais aussi une expérience d’accueil personnalisée, axée sur le poste qu’occupera la nouvelle recrue et les responsabilités spécifiques qui l’accompagnent. Il est essentiel de trouver l’équilibre entre les deux puisque les nouvelles recrues doivent d’une part bien connaître le fonctionnement de l’entreprise et d’autre part, ce qui est attendu d’eux dans leurs nouvelles fonctions.
Découvrir la culture de l’entreprise fait partie intégrante du parcours d’accueil d’un employé. Les solutions d’accueil peuvent contribuer à renforcer la culture d’une entreprise, en s’attelant à rendre les effectifs plus résilients, ce qui leur permet ainsi de réagir et de s’adapter au changement. Par exemple, en créant un hub d’engagement des employés, les équipes peuvent partager des informations, féliciter des collègues ou confirmer leurs compétences. Cela a également un impact sur les aspects sociaux et humains du parcours de l’employé.

Apportez une touche personnelle à votre expérience d’accueil

Avec l’avènement du télétravail, les entreprises ont aujourd’hui plus que jamais besoin d’apporter une « dimension humaine » à chaque interaction pendant le parcours des employés, et ce dès le premier jour. Cela peut contribuer à fidéliser les employés, puisque les liens ainsi créés pousseront les nouvelles recrues à rester. Apporter une dimension humaine lorsque l’on utilise une technologie d’accueil peut paraître complexe, mais c’est possible.
Celle-ci peut être intégrée tout au long du processus d’accueil grâce à des portails d’accueil personnalisés qui guident les nouveaux venus à travers les tâches administratives et leur permet d’entrer en contact avec leurs collègues avant leur premier jour, d’assigner un accompagnateur aux nouvelles recrues (les entreprises ayant mis en place un programme d’accompagnement ont observé une hausse de 87 % des compétences des nouvelles recrues), voire même d’établir un portail de formation pour poursuivre leur évolution ainsi que des réunions en visioconférence pour prendre de leurs nouvelles et faire en sorte qu’ils se sentent bien accueillis.
Grâce à un accueil efficace, ce développement pensé peut apporter les éléments nécessaires pour accélérer l’évolution des nouvelles recrues. La technologie peut appuyer ce processus, en intégrant socialement et culturellement plus rapidement les nouvelles recrues dans l’entreprise, et en transformant leur parcours d’apprentissage en un processus fluide tout au long de leur carrière au sein de l’entreprise.

Solutions Onboarding (Processus d’Accueil) : Le rapport

L’image ci-dessous présente les principales conclusions du rapport de Deloitte, en tenant compte de tous les points abordés. Comme vous pouvez le voir, Avature Onboard est largement doté des fonctionnalités performantes nécessaires aux entreprises pour mener leurs propres stratégies d’accueil.

Si vous êtes membre, vous pouvez accéder au rapport complet ici.

En conclusion…

Aujourd’hui plus que jamais, il est essentiel d’être prêt à gérer une main-d’œuvre virtuelle. L’accueil étant l’une des premières étapes du parcours de l’employé, les entreprises du monde entier cherchent à tirer parti des technologies qui peuvent leur permettre de transformer cette étape dès le premier jour.

Cependant, il n’existe pas de format unique qui convienne à tous. Lorsque vous recherchez une solution d’accueil qui vous correspond, n’oubliez pas de tenir compte tout autant des besoins de votre entreprise que ceux de votre employé. Impliquer tous les départements intervenant dans le choix de la bonne solution peut faire la différence et ainsi assurer la réussite des nouvelles recrues dans leur parcours, plutôt que de risquer un taux de roulement élevé de vos effectifs.

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