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De retour en présentiel : #AvatureUpfront EU 2022

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À l’origine de toutes les grandes réussites se trouve une idée. Ce sont le travail et la préparation qui leur donnent vie. Et cette année, la Conférence d’Avature en Europe n’a pas fait exception à la règle puisque nous sommes de retour pour un évènement en présentiel attendu depuis si longtemps. Grâce à des activités de réseautage, des opportunités d’apprentissage et un aperçu des dernières améliorations et prochains développements de la plate-forme d’Avature, les participants ont profité à Madrid de trois journées incroyables riches en avancées RH.

Nos clients sont ceux qui rendent possible cet événement organisé chaque année depuis si longtemps. Leur extraordinaire collaboration avec Avature ainsi que les défis uniques et divers qu’ils ont surmontés étaient au cœur de cette conférence et ont illustré comment ils conçoivent les solutions qui répondent aux objectifs et aux besoins de leur structure. Alors, sans plus attendre, intéressons-nous aux principales leçons de l’édition 2022 de la Conférence d’Avature en Europe.

Faire passer l’expérience candidat au niveau supérieur

Tandis que le marché des talents se complexifie chaque jour un peu plus, les entreprises doivent trouver des méthodes différentes afin de garantir à leurs candidats une expérience enrichissante de bout en bout. Pour ce faire, nos clients tirent parti d’Avature de diverses manières afin de donner corps à leurs idées innovantes.

L’innovation pour l’acquisition de talents

Selon Kerstin Wagner, Responsable acquisition de talents chez Deutsche Bahn, le géant européen de l’industrie ferroviaire prévoit d’embaucher 100 000 personnes supplémentaires dans les années à venir pour augmenter son personnel qui compte aujourd’hui 300 000 employés. L’entreprise a bon espoir d’atteindre cet objectif grâce à la solution Avature ATS (Système de Suivi des Candidats) utilisée par plus de 31 000 usagers internes dans plus de 40 pays.

Bien décidés à devenir l’entreprise mondiale la plus centrée sur les candidats, les employés de Deutsche Bahn concentrent leurs efforts sur l’identification des grandes tendances pertinentes de la technologie afin de déterminer les changements à venir à un stade précoce pour ainsi en tirer parti et renforcer leur stratégie d’embauche. Leur expérience de recrutement et leur approche de l’acquisition de talents à la pointe en font un partenaire stratégique d’Avature.

Ne laissant rien au hasard, Deutsche Bahn a développé une stratégie agile dotée de la puissance de l’IA qui intègre la réalité virtuelle et augmentée lors de la recherche d’emploi, l’adéquation des profils, la planification interactive des entretiens et la signature numérique jusqu’à l’intégration effective des candidats. Priyanka Kumar, Cheffe produit et gestionnaire de programme technique chez Deutsche Bahn, nous a parlé des différentes initiatives mises en place pour leur processus de recrutement. Par exemple, lors de la candidature et de la sélection, la mise en correspondance de l’IA associe les candidats à des postes, ce qui réduit les tâches manuelles et le délai de recrutement.

Tout en s’attachant durablement à l’agilité et l’innovation, et grâce au soutien d’Avature, la priorité principale de l’entreprise demeure les candidats. Selon ce principe, Kerstin a détaillé comment les capacités de reporting d’Avature ont permis à Deutsche Bahn d’adopter une approche fondée sur les données et à acquérir une vision globale de l’expérience du candidat, au moyen de KPI pertinents pour la planification des effectifs ou l’accueil des nouvelles recrues.

L’embauche à volume élevé dans les règles de l’art

Les restrictions sanitaires liées la pandémie s’assouplissant enfin partout dans le monde, World Duty Free devait recruter plus de 1 000 personnes en un temps record pour reprendre ses activités. Toutefois, en raison de la forte concurrence en vue d’acquérir des talents, l’absence d’équipe de recrutement, et une procédure d’embauche rigide pour le personnel de piste qui exige des vérifications des antécédents, l’entreprise s’est retrouvée face à un défi majeur. Elle s’est donc associée à ResourceBank.

Mahj Hussain, Directeur des partenariats client chez ResourceBank Recruitment, et Geoff Hall, Directeur RH pour le Royaume-Uni chez World Duty Free, nous ont expliqué la stratégie qui leur a permis d’atteindre cet objectif d’embauche ambitieux et ont démontré le rôle essentiel joué par la plate-forme d’Avature afin d’y parvenir.

Déterminés à réengager et embaucher d’anciens candidats, ils ont mis en place des campagnes d’e-mails et de SMS et de rappels de workflows automatiques et personnalisées. Par ailleurs, ils ont développé l’initiative « Recommander un ami », ont assisté à des salons de l’emploi, et ont lancé des campagnes sur les réseaux sociaux en collaboration avec des sites d’emploi.

Leurs efforts ont attiré des milliers de candidatures qu’ils ont réduites de 80 % grâce à des questions éliminatoires qui ont écarté les candidats non qualifiés pour les postes. Conjuguée à l’outil de planification des entretiens d’Avature, cette stratégie a considérablement diminué les temps de gestion et, au bout du compte, deux entretiens sur trois ont donné lieu à des offres pour les candidats. Cette étape finale a reposé sur une intégration dématérialisée avec Avature, raccourcissant ainsi le temps de gestion des offres. En plus des gains d’efficacité et de l’atteinte des objectifs d’embauche en un temps record, cette approche simplifiée a obtenu un taux de satisfaction de 97 % chez les candidats.

Le sentiment d’optimisation : comment tirer parti de vos efforts de recrutement

Si la technologie adéquate est employée, des initiatives plus complexes ne doivent pas signifier davantage d’efforts pour les personnes impliquées. Lors de la conférence, plusieurs clients ont partagé leurs témoignages autour de l’amélioration de l’expérience utilisateur pour les recruteurs et les responsables de recrutement grâce à Avature.

Un élan considérable pour les initiatives existantes d’acquisition de talents

Avec plus de 3,5 millions de candidats sur leur ancien ATS, HSBC ne pouvait pas reprendre contact avec les meilleurs profils en raison des limites de recherche. Si on y ajoute l’absence totale d’ATS sur d’autres marchés, l’entreprise a concentré tous ses espoirs sur la nouvelle candidature des anciens profils plutôt que de se focaliser activement sur leur réengagement. Hanna Coley, Responsable internationale des procédés, Technologie & Expérience chez HSBC, a expliqué le besoin de disposer d’un CRM à la pointe afin de dynamiser les initiatives d’acquisition de talents.

En mettant en place Avature CRM (Gestion de la relation candidat), l’entreprise a pu tirer parti des fonctionnalités de recherches étendues et construire des pipelines de talents de qualité, ce qui lui a permis de reprendre contact avec d’anciens candidats. Grâce à un portail accessible uniquement sur invitation, HSBC a mis en place une stratégie innovante de notification d’opportunités possibles d’emploi correspondant aux compétences et à l’expérience des candidats.

Avec Avature, l’entreprise a également lancé quatre nouvelles landing pages :

  • Une communauté externe de Talents internationaux
  • Une landing page interne pour les employés intéressés par de nouvelles opportunités
  • Une landing page de communauté de Talents des Emirats pour soutenir les objectifs locaux de nationalisation
  • Une landing page de communauté dédiée à la relocalisation et à la rotation des talents à haut risque de départ

Pour améliorer l’expérience des candidats, HSBC a optimisé de nombreuses fonctionnalités d’Avature afin de renforcer la recherche d’emploi et soutenir ses efforts de recrutement. Ainsi, les candidats internes et externes peuvent à présent utiliser des filtres de recherche, des recommandations fondées sur les données de leurs CV proposées par l’IA et rejoindre une communauté de talents voire le cas échéant, créer des alertes sur certains postes.

Afin de perfectionner l’expérience utilisateur, HSBC a également mis en place les outils de reporting et tableaux de bord d’Avature, offrant ainsi aux leads régionaux une vision globale sur leur communauté de talents et un suivi de l’adoption. Le tableau de bord des recruteurs permet d’améliorer la productivité et d’émettre des alertes sur les activités requises.

ATS 2.0 : Transformer les initiatives de recrutement

Avec pour objectif de mieux accompagner leurs clients en recherche de cadres ainsi que pour améliorer l’expérience utilisateur de leur propre équipe, Kienbaum envisageait une refonte de sa technologie d’acquisition de talents. Vanessa Rühmann, Directrice générale et responsable qualité, efficience et innovation chez Kienbaum Consultants International, a partagé les objectifs principaux de l’entreprise pour l’évaluation des prestataires :

  • Augmenter leur capacité de recherche pour une efficacité renforcée
  • Améliorer l’efficacité de différents secteurs par la mise en œuvre d’intégrations et de fonctionnalités rapides
  • Proposer la transparence et la mise à jour des données dans leur processus de RGPD
  • Mettre en place une interface utilisateur intuitive pour que les consultants puissent échanger des informations avec leurs équipes de recherche
  • Offrir des fonctionnalités en autonomie aux candidats pour rechercher, postuler, mettre de côté des offres d’emploi intéressantes, mais aussi actualiser leurs données personnelles
  • Consolider leurs efforts à l’international grâce à un portail d’emploi mondial

L’accent particulier mis par Avature sur l’expérience utilisateur, les capacités de recherche avancée, la recherche sémantique fondée sur l’IA et le haut niveau de configurabilité l’ont clairement emporté sur les concurrents à l’heure du choix pour Kienbaum et se concentre sur trois piliers : collègues, candidats et clients. Concernant les collègues, la fonctionnalité de recherche avancée, les portails de planification et les intégrations à LinkedIn facilitent les tâches quotidiennes et la plate-forme Avature les aide à créer automatiquement des rapports d’évolution. Les candidats, quant à eux, peuvent accéder à un nouveau portail d’emploi, disposer d’un aperçu du statut de leur candidature, mais aussi conserver des offres et créer des alertes. Du côté des clients, Avature permet une meilleure fourniture de services.

Grâce à Avature, Vanessa a rappelé que Kienbaum a pu optimiser ses efforts et réduire le travail manuel. Par des activités à valeur ajoutée, l’entreprise a amélioré ses processus et KPI et s’est concentrée sur son atout le plus précieux, c’est-à-dire ses employés, grâce à la formation et l’adoption d’Avature pour toutes les parties prenantes.

Se préparer pour l’agilité

« Construire un ATS c’est comme fabriquer une voiture. » Ou du moins c’est que pense Mark Wilson, Responsable acquisition des talents et développement chez McLaren Automotives. À l’image d’une voiture ancienne qui ne dispose pas des fonctionnalités modernes et ne peut vous emmener d’un point A à un point B rapidement, leur ancien logiciel était dépassé, rigide et inadapté pour que les équipes d’acquisition de talents de McLaren se démarquent.

Lors du choix du prestataire, le constructeur automobile avait une idée précise de son souhait – une liste de 55 critères indispensables, 53 vœux et 50 options pour le logiciel choisi. Pourtant, McLaren faisait face à de nombreux enjeux : la structure avait des délais très serrés puisqu’elle devait impérativement recruter et, qui plus est, sur un marché de talent hautement complexe. L’entreprise devait s’assurer que le nouveau logiciel serait à l’épreuve du temps. Finalement, McLaren a choisi Avature ATS (Système de Suivi des Candidats) pour concentrer ses efforts sur l’amélioration de l’expérience des responsables de recrutement.

Aujourd’hui, avec le soutien d’Avature, McLaren Automotives a mis au point un portail de gestion du recrutement pour créer de nouvelles demandes, fournir du feedback et gérer les candidats tout au long du processus de recrutement avec la rapidité qui caractérise l’enseigne. Leurs workflows améliorés de validation, qui sont passés d’une approche linéaire à une approche parallèle, ont réduit le temps de validation des demandes de 28 à seulement 4 jours.

Forte de son succès, l’entreprise McLaren Automotives pense déjà à l’avenir. Outre les améliorations apportées à sa stratégie ATS, notamment par le reporting, l’équipe de McLaren a mis en place le CRM d’Avature afin d’optimiser le sourcing et les capacités de collecte de talents. L’entreprise ne s’est pas arrêtée en si bon chemin ! Avec la mise en œuvre du site carrière d’Avature, l’intégration des nouvelles recrues et la mobilité interne, McLaren Automotives prévoit de faire passer ses projets d’acquisition et de gestion de talents à la vitesse supérieure.

L’expérience employé est primordiale afin d’engager et conserver ses talents

L’élément le plus précieux au sein d’une organisation est son personnel. C’est pourquoi offrir la meilleure des raisons possibles de rester est devenue la priorité des équipes de gestion de talents. Pour y parvenir, il n’existe pas de formule secrète. De nombreuses entreprises du secteur tirent parti d’Avature pour perfectionner l’expérience des employés et encourager le développement des talents.

Automatiser l’engagement grâce à l’intégration avec BMC Software

Jen Corio, Responsable acquisition de talents senior chez BMC Software, nous a expliqué le défi représenté par l’intégration des nouveaux employés auquel Avature a dû faire face. Comptant près de 6 000 employés dans le monde et recrutant 800 personnes chaque année en moyenne, BMC Software devait trouver une méthode efficace pour engager les nouvelles recrues au sein de son personnel sans ajouter de travail manuel aux tâches déjà chronophages.

À l’aide d’Avature Onboard (Processus d’accueil), l’entreprise a pu automatiser le processus dès l’envoi d’une offre d’emploi au candidat.

Grâce aux workflows et aux modèles d’e-mails d’Avature, les candidats ont reçu lors de la phase initiale une offre de manière entièrement automatisée et une proposition d’embauche personnalisée selon leur poste. Une fois l’offre validée en ligne grâce à l’intégration de Docusign, une vérification automatisée des antécédents est effectuée et les candidats reçoivent une vidéo de bienvenue personnalisée.

Lors de l’embauche, Jen souhaitait que les nouvelles recrues bénéficient d’une expérience enrichissante qui leur permette d’en apprendre davantage sur leur poste, de découvrir les avantages de faire partie de BMC et de pouvoir anticiper le programme de leur première semaine au sein de l’entreprise. La mise en œuvre d’un portail d’accueil pour les nouvelles recrues a donné vie à ce projet et leur a offert un espace pour remplir toutes les démarches nécessaires préalables à leur première journée chez BMC.

Pourtant, pour Jen et BMC, l’expérience d’intégration ne s’arrête pas lorsque les nouveaux employés prennent leurs fonctions. Par le biais de modèles d’e-mails et d’actions planifiées, les nouvelles recrues reçoivent un questionnaire à l’issue de leur embauche qui sert de feedback aux experts en gestion de talents pour améliorer l’expérience employé.

Des profils compatibles ! Des stratégies de mentorat innovantes

Tirer parti des employés expérimentés permet d’encourager le développement des compétences de façon innovante et engageante parmi le personnel d’une structure. C’était le projet envisagé par Sandra Savary, Experte en solutions RH au sein de la Division des services du personnel à la Banque centrale européenne (BCE) et Peter-Alexander Weprich, Analyste en solutions RH senior, pour la stratégie de développement et d’engagement du personnel dans leur organisation. Toutefois, un processus de mentorat peut parfois entraîner une lourde charge de travail manuel. Par ailleurs, plus le nombre d’employés est élevé, plus l’enjeu est de taille. La BCE a donc décidé de faire appel à Avature pour créer cette solution automatique et entièrement personnalisée.

En développant et en mettant en œuvre un portail de mentorat alimenté par l’IA, la BCE est parvenue à créer un processus de mise en correspondance qui permet aux personnes encadrées et encadrantes de former des tandems selon des critères définis en fonction de leurs profils.

Pourtant l’automatisation n’est pas seulement une question de mise en correspondance. Toutes les données des processus et de feedback sont automatiquement recueillies par les experts RH pour être visibles sur des tableaux de bord. Ainsi, ils peuvent non seulement surveiller les informations essentielles au projet, comme les domaines les plus sollicités et le nombre d’encadrants dans chacun d’entre eux, mais également améliorer de façon continue la démarche afin que les encadrés développent de nouvelles compétences et les encadrants consolident leur rôle de soutien.

Quoi de neuf chez Avature ?

Des astuces en marketing de recrutement et conseils en sourcing efficace dans notre suivi avancé de l’utilisateur à des séances plus techniques sur l’IA d’Avature et l’architecture de la plate-forme, les participants ont bénéficié des meilleures pratiques et idées inspirantes dans le but de consolider leurs propres stratégies de recrutement et de gestion de talents.

L’une des annonces les plus importantes faites lors de cette édition était le lancement de notre nouvelle solution : Avature Learning. Il s’agit d’un pôle centralisé et commun pour que les entreprises et leurs employés créent et bénéficient de contenu de formation afin de promouvoir le développement de nouvelles compétences et le partage de connaissances.
Grâce à des expériences personnalisées conçues par des équipes RH d’après des données recueillies à différents stades du parcours de l’employé au sein de la structure, Avature Learning permet de proposer au personnel des expériences engageantes, à valeur ajoutée et accessibles depuis leur propre bibliothèque.

Et ce n’est pas tout…

Nos yeux sont rivés vers l’avenir et c’est avec fierté que nous avons partagé les dernières améliorations de la plate-forme avec les participants lors de la présentation de la feuille de route. Si l’annonce la plus extraordinaire a été réservée aux personnes présentes, vous pouvez vous attendre à de nouvelles fonctionnalités incroyables pour rendre votre entreprise encore plus agile, améliorer la gestion de contenu et perfectionner l’expérience utilisateur.

Nous étions ravis de pouvoir vous revoir en présentiel lors de l’édition 2022 d’#AvatureUpFront EU. Nous espérons vous y retrouver l’an prochain !

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