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Zurück zum persönlichen Gespräch: #AvatureUpfront EU 2022

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Alle großen Erfolge haben ihren Ursprung in einer Idee. Harte Arbeit und Vorbereitung erwecken sie zum Leben. Die diesjährige Avature-Konferenz in Europa bildete hier keine Ausnahme und wir kehrten zu einer lang ersehnten Präsenzveranstaltung zurück. Mit Networking-Aktivitäten, zahlreichen Erfahrungsberichten und einem kleinen Einblick in die neuesten und zukünftigen Erweiterungen der Avature-Plattform erlebten die Teilnehmer drei unglaubliche Tage voller HR-Einblicke in Madrid.

Aber das Tüpfelchen auf dem i ist das, was diese Veranstaltung Jahr für Jahr erst möglich macht: unsere Kunden. Ihre bemerkenswerten Geschichten mit Avature, mit unterschiedlichen und einzigartigen Herausforderungen, die es zu meistern galt, standen im Mittelpunkt der Veranstaltung und zeigten, wie unsere Kunden ihre Lösungen gestaltet haben, um ihre Unternehmensziele und -anforderungen zu erreichen. Lassen Sie uns also ohne Umschweife zu den wichtigsten Erkenntnissen der diesjährigen europäischen Avature-Konferenz übergehen.

Die Kandidatenerfahrung auf ein neues Level bringen

Während der Talentmarkt immer komplexer wird, müssen Unternehmen verschiedene Wege finden, um sicherzustellen, dass ihre Kandidaten von Anfang bis Ende eine bereichernde Erfahrung machen. Zu diesem Zweck haben unsere Kunden Avature auf unterschiedliche Weise genutzt, um ihre innovativen Ideen zu verwirklichen.

Innovationen in der Talentgewinnung

Laut Kerstin Wagner, Leiterin der Talentgewinnung bei der Deutschen Bahn, plant der europäische Bahnriese, seine derzeitige Belegschaft von 300.000 Mitarbeitern in den kommenden Jahren um 100.000 zu erweitern. Sie sind zuversichtlich, dieses Ziel dank ihrer Avature ATS-Lösung mit über 31.000 internen Benutzern in mehr als 40 Ländern zu erreichen.

Mit dem Ziel, das kandidatenorientierteste Unternehmen der Welt zu werden, setzen die Mitarbeiter der Deutschen Bahn darauf, relevante technologische Megatrends zu identifizieren, um künftige Veränderungen frühzeitig zu erkennen, die sie zur Verbesserung der Personalbeschaffung nutzen können. Ihre hochmoderne Recruitment-Erfahrung und ihr Ansatz bei der Talentgewinnung machen sie zu einem strategischen Partner für das Unternehmen.

Das Unternehmen überlässt nichts dem Zufall und hat eine agile, KI-gestützte Strategie entwickelt, die virtuelle und erweiterte Realität während der Stellensuche, Profilabgleich, interaktive Planung von Vorstellungsgesprächen und digitalisierte Unterzeichnung bis zu dem Moment umfasst, an dem die Kandidaten tatsächlich eingestellt sind. Priyanka Kumar, Product Lead & Technical Program Manager bei der Deutschen Bahn, erläuterte uns die verschiedenen Initiativen, die in den Recruiting-Prozessen umgesetzt wurden. Während des Bewerbungs- und Screening-Schrittes zum Beispiel bringt KI-basiertes Matching Kandidaten und Stellen zusammen und reduziert so die manuelle Arbeit und die Zeit bis zur Einstellung.

Mit einem kontinuierlichen Fokus auf Agilität und Innovation und mit Avature als treibende Kraft hinter ihrer Strategie, sind die Kandidaten ihre oberste Priorität. Diesem Prinzip folgend erklärte Kerstin Wagner, wie die Berichtsfunktionen von Avature ihnen dabei geholfen haben, einen datengetriebenen Ansatz zu verfolgen und einen ganzheitlichen Überblick über die Candidate Journey zu gewinnen, mit relevanten KPIs von der Personalplanung bis zum Onboarding neuer Mitarbeiter.

Hochvolumige Einstellungen richtig gemacht

Nachdem die Corona-Beschränkungen endlich weltweit gelockert wurden, musste World Duty Free in Rekordzeit mehr als 1.000 Mitarbeiter einstellen, um seine Geschäfte wieder aufzunehmen. Doch der starke Wettbewerb um Talente, das Fehlen eines internen Einstellungsteams und ein strenger Recruiting-Prozess für Mitarbeiter der Luftfahrtbranche, der umfassende Hintergrundchecks erfordert, stellten das Unternehmen vor eine große Herausforderung. Aus diesem Grund schlossen sie sich mit ResourceBank zusammen.

Mahj Hussain, Client Partnership Director bei ResourceBank Recruitment, und Geoff Hall, HR Director UK bei World Duty Free, erläuterten uns die Strategie, die es ihnen ermöglichte, dieses ehrgeizige Einstellungsziel zu erreichen, und zeigten dabei die entscheidende Rolle der Avature-Plattform auf.

Mit dem Ziel, frühere Bewerber erneut anzusprechen und einzustellen, wurden personalisierte automatisierte E-Mail- und SMS-Kampagnen sowie Workflow-Erinnerungen eingeführt. Außerdem entwickelten sie ein Programm, um Freunde zu werben, nahmen an wichtigen Recruitment-Messen teil und starteten gemeinsam mit Stellenbörsen Kampagnen in den sozialen Netzwerken.

Ihre Maßnahmen zogen Tausende von Bewerbungen nach sich, von denen sie mithilfe von K.O.-Fragen, die unqualifizierte Kandidaten ausschlossen, rund 80 Prozent aussortierten. In Kombination mit dem Avature-Tool zur Planung von Vorstellungsgesprächen verkürzte diese Strategie die Prozesszeiten drastisch, und am Ende erhielten zwei von drei interviewten Kandidaten ein Angebot. Der letzte Schritt war die Aktivierung eines papierlosen Onboarding-Prozesses in Avature, der die Zeit für die Bearbeitung von Angeboten verkürzte. Neben Effizienzsteigerungen und der Möglichkeit, das Einstellungsziel in Rekordzeit zu erreichen, führte dieser optimierte Ansatz zu einer Zufriedenheitsbewertung der Kandidaten von 97.

Optimierungssensation: Holen Sie das Beste aus Ihren Recruitment-Bemühungen heraus

Komplexere Initiativen müssen nicht zwangsläufig mehr Arbeit für die Beteiligten bedeuten, wenn sie von der richtigen Technologie unterstützt werden. Mehrere Kunden berichteten auf der Konferenz, wie die Benutzererfahrung für Recruiter und Hiring Manager dank Avature verbessert wurde.

Ein wichtiger Impuls für bestehende Talentgewinnungsinitiativen

Trotz über 3,5 Millionen Kandidaten in ihrem Legacy-ATS konnte sich HSBC aufgrund von Suchbeschränkungen nicht mehr an zweitplatzierte Kandidaten wenden. Dies und das völlige Fehlen eines ATS in anderen Märkten führte dazu, dass man auf die zukünftige Wiederbewerbung früherer Kandidaten hoffte, anstatt sie aktiv neu zu kontaktieren. Hanna Coley, Global Head of Process, Technology & Experience bei HSBC, erklärte, wie das Unternehmen ein branchenführendes CRM benötigte, um seine Initiativen zur Talentgewinnung voranzutreiben.

Durch die Implementierung von Avature CRM konnten sie die Vorteile umfassender Suchfunktionen nutzen und hochwertige Talent-Pipelines aufbauen, die es ihnen ermöglichten, sich wieder mit früheren Bewerbern in Verbindung zu setzen. Über ein Portal, das nur für eingeladene Kandidaten zugänglich ist, setzten sie eine innovative Strategie um, um diese über mögliche Stellenangebote zu informieren, die ihren Kompetenzen und Erfahrungen entsprachen.

Mit Avature hat HSBC auch vier neue Landing Pages eingeführt:

  • Eine externe globale Talent-Community
  • Eine interne Landing Page für Mitarbeiter, die sich für neue Beschäftigungsmöglichkeiten interessieren
  • Eine Landing Page der Emirati Talent Community zur Unterstützung der lokalen Nationalisierungsziele
  • Eine Landing Page der Redeployment Community für Mitarbeiter mit hohem Abwanderungsrisiko

Mit dem Ziel, die Erfahrung für Kandidaten zu verbessern, hat HSBC eine Reihe von Avature-Funktionen genutzt, um die Stellensuche zu verbessern und seine Recruiting-Bemühungen zu unterstützen. Auf diese Weise können sowohl interne als auch externe Kandidaten jetzt Suchfilter und Stellenvorschläge basierend auf den Informationen in ihren Lebensläufen nutzen, die von den KI-Matching-Funktionen unterstützt werden, und bei Bedarf einer Talent-Community beitreten oder Stellenbenachrichtigungen anlegen.

Um die Benutzerfreundlichkeit weiter zu verbessern, implementierte das Unternehmen außerdem die Berichts- und Dashboard-Tools von Avature, die den regionalen Führungskräften einen ganzheitlichen Überblick über ihre Talent-Community geben und mit denen sie überwachen können, wie die Community angenommen wird. Das Dashboard für ihre Recruiter ermöglichte Produktivitätssteigerungen und wies sie auf alle erforderlichen Aktivitäten hin.

ATS 2.0: Recruiting-Maßnahmen neu gedacht

Um seinen Executive Search-Kunden einen besseren Service zu bieten und die Benutzerfreundlichkeit für sein eigenes Team zu verbessern, suchte Kienbaum nach einer Möglichkeit, seine TA-Technologie zu überarbeiten. Vanessa Rühmann, Executive Director und Head of Quality, Efficiency and Innovation bei Kienbaum Consultants International, erläuterte die wichtigsten Ziele, die das Unternehmen bei der Bewertung von Anbietern verfolgte:

  • Verbesserung der Suchfunktionen zur Steigerung der Effektivität
  • Verbesserung der Effizienz in verschiedenen Bereichen durch die Implementierung zeitsparender Integrationen und Funktionen
  • Erhalt von Transparenz und aktuellen Daten in DSGVO-Prozessen
  • Implementierung einer intuitiven Benutzeroberfläche, über die Berater aktiv Informationen mit ihren Research-Teams austauschen können
  • Ermöglichung von Self-Service-Funktionen für Kandidaten, damit sie aktiv nach interessanten Stellenangeboten suchen, sich darauf bewerben oder Lesezeichen setzen sowie ihre persönlichen Daten aktualisieren können
  • Verbesserung der Bemühungen zur Internationalisierung durch ein globales Stellenportal

Avatures Fokus auf die Benutzerfreundlichkeit, die fortschrittlichen Suchfunktionen, einschließlich der KI-gestützten semantischen Suche, und das hohe Maß an Konfigurierbarkeit machten es zum klaren Gewinner für das Kienbaum-Team, das sich auf drei Hauptelemente konzentrierte: Kollegen, Kandidaten und Kunden. Für die Kollegen erleichtern die verbesserten Suchfunktionen, Zeitfensterportale und LinkedIn-Integrationen die täglichen Aufgaben, während Avature-Ansichten ihnen bei der automatischen Erstellung von Fortschrittsberichten helfen. Kandidaten können jetzt auf ein neues Stellenportal zugreifen, in dem sie einen Überblick über ihren Bewerbungsstatus erhalten. Außerdem können sie Stellenangebote mit Lesezeichen versehen und Stellenbenachrichtigungen anlegen. Was die Kunden betrifft, so sorgt Avature für eine bessere Leistungserbringung.

Vanessa Rühmann wies darauf hin, dass Kienbaum dank der Zusammenarbeit mit Avature Doppelarbeit vermeidet und die manuelle Arbeit reduziert. Durch wertsteigernde Aktivitäten konnten sie ihre Prozesse und KPIs verbessern und sich gleichzeitig durch Schulungen und die Einarbeitung aller Benutzer in Avature auf ihr wertvollstes Kapital, ihre Mitarbeiter, konzentrieren.

Der nächste Schritt zur Agilität

„Ein ATS zu bauen, ist wie ein Auto zu bauen.“ Zumindest glaubt das Mark Wilson, Head of Talent Acquisition and Development bei McLaren Automotives! Wie ein altes Auto, dem es an modernen Funktionen mangelt und das Sie nicht schnell genug von A nach B bringt, war auch die alte Software des Unternehmens veraltet und unflexibel. Außerdem fehlten Funktionen, die dem TA-Team von McLaren einen Wettbewerbsvorteil verschaffen würden.

Als es darum ging, einen Anbieter auszuwählen, hatten sie eine sehr klare Vorstellung davon, was sie wollten – eine Liste mit 55 unverzichtbaren, 53 wünschenswerten und 50 optionalen Funktionen, die die ausgewählte Software haben musste. Doch standen sie vor zusätzlichen Herausforderungen: Sie arbeiteten unter Zeitdruck, denn das Unternehmen musste neue Mitarbeiter einstellen, ein Problem, das durch einen sehr komplexen Talentmarkt noch verstärkt wurde. Sie mussten sicher sein, dass die neue Technologie zukunftssicher sein würde. Am Ende entschied man sich für Avature ATS und konzentrierte sich zunächst darauf, die Erfahrung der Hiring Manager zu verbessern.

Heute hat McLaren Automotives mit Avature ein Portal für Hiring Manager geschaffen, in dem sie neue Stellenausschreibungen erstellen, Feedback geben und Kandidaten im Recruiting-Prozess in kürzester Zeit verwalten können. Die verbesserten Genehmigungsabläufe, die von einem linearen zu einem parallelen Ansatz übergegangen sind, haben die Zeit für die Genehmigung von Stellenausschreibungen von 28 Tagen auf nur vier Tage reduziert.

Angesichts des großen Erfolgs denkt McLaren Automotives bereits an die Zukunft. Neben Verbesserungen der ATS-Strategie, wie z. B. der Berichterstattung, hat das Team Avature CRM implementiert, um die Sourcing- und Talent-Pipelining-Funktionen zu optimieren. Doch das ist noch nicht alles! Mit den laufenden Implementierungen von Avature Karriereseiten, Onboarding und interner Mobilität plant McLaren Automotives, seine Initiativen zur Talentgewinnung und zum Talentmanagement auf ein neues Level zu bringen.

Mitarbeitererfahrung als Schlüssel zur Interaktion und Bindung

Das wertvollste Element eines jeden Unternehmens sind seine Mitarbeiter. Deshalb ist es für Talentmanagement-Teams zur obersten Priorität geworden, die bestmöglichen Gründe zum Bleiben zu liefern. Zwar gibt es hierfür kein Geheimrezept, doch nutzen viele Branchenführer Avature, um die Erfahrungen ihrer Mitarbeiter zu verbessern und die Talententwicklung zu fördern.

Automatisierung der Einbindung beim Onboarding bei BMC Software

Jen Corio, Senior Manager of Talent Acquisition bei BMC Software, erläuterte uns die Onboarding-Herausforderung, die sein Unternehmen mit Avature meistern musste. Mit rund 6.000 Mitarbeitern weltweit und durchschnittlich 800 Neueinstellungen pro Jahr benötigten die Mitarbeiter von BMC Software eine Möglichkeit, die neuesten Mitglieder ihrer Belegschaft aktiv einzubinden, ohne ihre ohnehin schon zeitaufwendigen Aufgaben mit zusätzlicher manueller Arbeit zu überfrachten.

Mit Avature Onboarding konnten sie den Prozess vom ersten Moment an automatisieren, in dem ein Kandidat ein Stellenangebot erhält.

Mithilfe von Avature-Workflows und E-Mail-Vorlagen erhalten Kandidaten während der Pre-Offer-Phase ein vollautomatisches Angebot und ein Vertragsschreiben, das auf die jeweilige Position zugeschnitten ist. Sobald sie das Angebot digital über eine DocuSign-Integration annehmen, durchlaufen sie einen automatischen Hintergrundcheck und erhalten ein personalisiertes Willkommensvideo.

Jen Corio war es wichtig, dass neu eingestellte Mitarbeiter eine bereichernde Erfahrung machen, die es ihnen ermöglicht, mehr über ihre neue Rolle zu erfahren, die Vorteile eines Einstiegs bei BMC zu entdecken und sich einen Überblick darüber zu verschaffen, was sie in ihrer ersten Woche im Unternehmen erwartet. Man beschloss, ein Onboarding-Portal zu implementieren, in dem diese Erfahrung umgesetzt werden sollte, und gleichzeitig einen Ort zu schaffen, an dem neue Mitarbeiter den notwendigen Papierkram vor dem ersten Arbeitstag erledigen können.

Doch endet das Onboarding-Erlebnis für Jen Corio und BMC nicht, wenn die neuen Mitarbeiter mit ihren spezifischen Aufgaben beginnen. Mithilfe von E-Mail-Vorlagen und geplanten Aktionen erhalten neue Mitarbeiter nach ihrer Einstellung auch eine Umfrage, über die sie Feedback abgeben können, damit die Talentmanagement-Experten die Erfahrungen der neuen Mitarbeiter weiter verbessern können.

Es ist ein Match! Innovative Mentoring-Strategien

Eine innovative und ansprechende Möglichkeit, die Entwicklung von Kompetenzen in der Belegschaft zu fördern, ist die Nutzung erfahrener Talente. Das ist es, was Sandra Savary, Principal HR Solutions Expert, Employee Services Division bei der Europäischen Zentralbank, und Peter-Alexander Weprich, Senior HR Solutions Analyst, in ihrer Strategie zur Mitarbeiterbindung und -entwicklung innerhalb der Organisation visualisiert haben. Ein Mentoring-Prozess kann jedoch zu viel manuelle Arbeit nach sich ziehen. Und je größer die Belegschaft, desto schwieriger die Herausforderung. Deshalb entschied sich die Europäische Zentralbank für Avature, um diese vollständig maßgeschneiderte, automatisierte Lösung zum Leben zu erwecken.

Durch die Schaffung und Implementierung eines KI-gestützten Mentoring-Portals hat die Europäische Zentralbank einen Matching-Prozess erzielt, bei dem sowohl Mentees als auch Mentoren nach bestimmten Kriterien, die in ihren Profilen enthalten sind, zusammengebracht werden können.

Doch geht es bei der Automatisierung nicht nur um den Abgleich von Kompetenzen. Alle Prozess- und Feedbackdaten werden ebenfalls automatisch erfasst und können von HR-Experten in Dashboards visualisiert werden. Auf diese Weise können sie nicht nur wertvolle Informationen über die Initiative überwachen, wie z. B. die am häufigsten wiederkehrenden Mentoring-Bereiche und die Anzahl der Mentoren in jedem dieser Bereiche, sondern auch einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess aufrechterhalten, in dem Mentees neue Kompetenzen entwickeln und Mentoren lernen, wie sie bessere Unterstützer werden können.

Was gibt es Neues bei Avature?

Von Recruitment-Marketing-Hacks und Power-Sourcing-Tipps in unserem Power User Track bis hin zu eher technischen Sitzungen über Avature-KI und die Plattformarchitektur nahmen die Teilnehmer praktische Best Practices und inspirierende Ideen mit, um ihre eigenen Recruiting- und Talentmanagement-Strategien zu verbessern.

Eine der größten Ankündigungen während unserer Sessions war die Einführung unserer neuen Lösung: Avature Learning. Eine zentrale, bidirektionale Plattform, in der Unternehmen und ihre Mitarbeiter Schulungsinhalte erstellen und hochladen können, um die Entwicklung neuer Kompetenzen und den Wissensaustausch zu fördern.

Durch personalisierte Erfahrungen, die von HR-Teams basierend auf Daten aus verschiedenen Touchpoints der Employee Journey im Unternehmen erstellt werden, bietet Avature Learning ansprechende, kuratierte Erlebnisse für Ihre Mitarbeiter, auf die diese aus ihren eigenen Bibliotheken zugreifen können.

Und das ist noch nicht alles …

Mit Blick auf die Zukunft haben wir den Teilnehmern unserer Roadmap-Session stolz unsere neuesten Plattform-Verbesserungen vorgestellt. Auch wenn die größten Neuigkeiten nur denjenigen vorbehalten sind, die persönlich vor Ort waren, können Sie aufregende neue Funktionen erwarten, die sich auf die Steigerung der Agilität von Unternehmen, die Verbesserung des Content-Managements und ein noch besseres Benutzererlebnis konzentrieren.

Die diesjährige #AvatureUpfront EU hat uns alle dadurch begeistert, dass wir uns wieder einmal persönlich treffen konnten. Wir hoffen, dass wir Sie nächstes Jahr wiedersehen!

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