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Kennzahlen für die moderne Recruiting-Abteilung

Moderne Recruiting-Abteilungen haben wenig mit den bürokratisch organisierten Personalabteilungen und Bewerberkarteien feilbietenden Recruiting-Agenturen gemeinsam, die einst die Personalbeschaffung für Unternehmen dominierten. Aus heutiger HR-Sicht wird die Talentgewinnung als interne Dienstleistung verstanden, an der eine Vielzahl von Akteuren beteiligt ist. Da sich die Rolle des Recruiting ständig weiterentwickelt, stehen Unternehmen vor der Herausforderung, Kennzahlen zu finden, die bei der Erfolgsdefinition und Erfolgsmessung von Nutzen sind. David Pumpelly, Vice President Talentlösungen für Unternehmen bei Avature, nennt verschiedene Strategien zur Messung von Kennzahlen, die für die Recruiter von heute relevant sind.

Die Weiterentwicklung der Recruiting-Abteilung

Noch vor zwanzig Jahren waren Unternehmen bei der Suche nach hochspezialisierten Fachkräften in hohem Maße auf die Dienste von Personalberatungen angewiesen. Allerdings kann die Vermittlungsgebühr für Führungskräfte und leitende Angestellte noch immer bis zu 50 % des Jahresgehalts für die betreffende Position betragen. Angesichts der hohen Kosten für externe Personalagenturen wollten Unternehmen neue Wege beschreiten und kostengünstigere Optionen erproben. Hierbei kamen ihnen vor allem Online-Stellenbörsen und die Entwicklung der CRM-Technologie zugute.

Zahlreiche Unternehmen legten interne Recruiting-Programme auf, um weniger abhängig von Personaldienstleistern zu sein. Um den Erfolg dieser Maßnahme zu messen, nutzten Recruiting-Teams üblicherweise die Kosten pro Stellenbesetzung sowie die Zeit bis zur Stellenbesetzung als zentrale Kennzahlen. In der heutigen Zeit ist es für Recruiter jedoch nicht damit getan, lediglich nachzuweisen, dass sie offene Stellen schneller und kostengünstiger besetzen als eine Personalberatung.

Recruiting als erbrachte Leistung

„Jede Abteilung innerhalb Ihres Unternehmens leistet einen Beitrag zur Gesamtorganisation“, so Pumpelly. „Das gilt auch für die Personalabteilung, wenn sie beispielsweise Recruiting-Leistungen erbringt oder das Leistungs-Management abwickelt. Man sieht sich die Abteilung an und fragt: Welche Leistungen erbringt sie für das Geschäft?“

Bei der Recruiting-Abteilung besteht die Hauptaufgabe darin, dem Fachbereich, für den sie tätig ist, zur richtigen Zeit die richtigen Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen. Der entscheidende Maßstab für ihren Erfolg ist die Zufriedenheit der internen Kunden, das heißt der Hiring Manager, die mit den neuen Mitarbeitern zusammenarbeiten und diese führen müssen. Um bei der Stellenbesetzung so effizient wie möglich vorzugehen, müssen Recruiter darauf achten, qualitativ hochwertige potenzielle Kandidaten auszuwählen und diese so zeitnah wie möglich durch die einzelnen Schritte des Recruiting-Prozesses zu bewegen. Insbesondere in größeren Konzernen unterscheiden sich die Anforderungen je nach Abteilung und geografischer Region. Daher ist es wichtig, interne Prozesse und Technologien zur Verfügung zu haben, die diesen Anforderungen gerecht werden und gleichzeitig für einen abteilungsübergreifenden Austausch sorgen.

Aussagekräftige Kennzahlen können in diesem Zusammenhang als Ansatzpunkt für eine erfolgreiche Zusammenarbeit dienen. Recruiter und Hiring Manager können sich mit ihrer Hilfe darüber verständigen, welche Maßnahmen funktionieren und was noch verbessert werden kann. Pumpelly verwies insbesondere auf zwei Arten von Kennzahlen, die Unternehmen dabei helfen, ihren Recruiting-Prozess zu beurteilen und zu verbessern: die Messung der Zufriedenheit des Hiring Managers sowie die Konversionsraten.

Die Zufriedenheit des Hiring Managers

Auf den ersten Blick klingt die Zufriedenheit des Hiring Managers nach einem vagen, schwer messbaren Kriterium, aber letztlich kann man den Sachverhalt auf zwei Fragen reduzieren: Wie zufrieden ist der Hiring Manager mit dem neuen Mitarbeiter, und wie zufrieden ist der Hiring Manager mit dem Rekrutierungsprozess?

Stellen Sie konkrete Fragen. Oft sind es die kleinen Details, die den Einstellungsprozess positiv oder negativ beeinflussen.

  • Wie gut ist die Leistung des neu eingestellten Mitarbeiters?
  • Weiß er, was von ihm in seiner Position erwartet wird?
  • Gab es im Rahmen des Einstellungsprozesses logistische Komplikationen oder Missverständnisse in der Kommunikation?
  • Auf welche weiteren Kompetenzen hätten die Recruiter bei der Vorauswahl achten sollen, bevor sie dem Hiring Manager einen Kandidaten für ein Vorstellungsgespräch empfehlen?

Konversionsraten

Die Messung der Konversionsraten kann aufzeigen, an welcher Stelle des Recruiting-Prozesses die Energie gut investiert ist und wo Zeit verlorengeht.

Die Kennzahl Tage pro Schritt zeigt Ihnen an, wie lang ein Kandidat jeweils in einer bestimmten Stufe des Einstellungsprozesses verbleibt, vom Telefoninterview zur ersten Einschätzung bis hin zum Vorstellungsgespräch und den Feedback-Schritten. Brauchen die Recruiter zu lang, um eine Vorauswahl von Kandidaten zu treffen? Sollten Hiring Manager schneller Rückmeldung zu den Vorstellungsgesprächen geben?

Die Kennzahl Konversionsrate nach Quelle hilft bei der Beurteilung, welche Maßnahmen einen echten Nutzen bringen. Werden aus Kandidaten, die bei einer bestimmten Veranstaltung rekrutiert wurden, häufig erfolgreiche neue Mitarbeiter? Sind Kandidaten, die von einem bestimmten Unternehmen kommen, eher selten erfolgreich? Indem Sie sich verstärkt auf diejenigen Talentquellen konzentrieren, die den meisten Erfolg versprechen, können Sie Ihre Zeit und Ihre Ressourcen optimal nutzen.

Kennzahlen als Grundlage positiver Veränderungen

Letztlich sind Statistiken nur in dem Maße sinnvoll, wie sie Optimierungspotenziale aufzeigen und deutlich machen, wo etwas verändert werden muss.

  • Setzen Sie Ziele. Nur so wissen Recruiter, was von ihnen erwartet wird, und können ihre Fortschritte messen.
  • Gestalten Sie den Feedback-Prozess so einfach wie möglich, indem Sie Hiring Managern entsprechende Umfragen direkt im Anschluss an ein Bewerbungsgespräch zukommen lassen. Außerdem sollten Sie regelmäßige Mitteilungen versenden, um zu betonen, dass ihr Feedback von Nutzen ist, um den Prozess auch in Zukunft weiter zu verbessern.
  • Erstellen Sie Kennzahlen-Dashboards, um Ihre Statistiken zentral an einem Ort zu speichern, auf den Sie leicht zugreifen können.

Ein erfolgreiches Programm zur Leistungsmessung sollte sich auf zwei Aspekte konzentrieren: den Recruiting-Bereich erstens zu verstehen und zweitens zu optimieren. Der Recruiting-Erfolg sollte stets an der Qualität der erbrachten Leistungen gemessen werden. Mit dieser Service-Delivery-Mentalität im Hinterkopf können Unternehmen besser erfassen, was verändert werden muss, damit alle am Einstellungsprozess beteiligten Akteure davon profitieren.

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