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Comment Epic a transformé l’accueil des nouvelles recrues en une expérience de rêve pour les candidats

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Résumé

Dans un souci d’amélioration de l’expérience des nouvelles recrues, Epic s’est fixé pour objectif de la rendre aussi transparente et engageante que possible, en s’efforçant de connecter les nouvelles recrues entre elles tout en automatisant les processus pour gagner du temps.

Puisque l’entreprise concentre la plupart de ses efforts dans le recrutement sur les campus, de nombreux nouveaux employés sont embauchés quatre à douze mois avant leur prise de fonction. Le défi ? Qu’ils continuent d’être enthousiastes et engagés dans leur future carrière chez Epic.

« La grande majorité des recrutements que nous effectuons au cours d’une année civile sont des recrutements de postes de débutants et, de ce fait, nous concentrons principalement nos efforts sur le recrutement sur les campus. Ainsi, à l’automne du semestre 2021, nous avons participé à environ 185 événements de recrutement sur les campus. C’est pour nous une initiative d’une ampleur considérable. »

– Jeff Sonntag, Recruteur et administrateur des systèmes de recrutement chez Epic

À propos d’Epic

Fondée en 1979 par un développeur de logiciels, Epic Systems est une société de logiciels de santé qui n’a cessé au cours des quatre dernières décennies d’innover et de casser les codes en matière de soins aux patients dans le monde entier. Elle reste une entreprise dirigée par des développeurs de logiciels, avec une croissance annuelle de 15 à 20 % au cours de la décennie écoulée.

Epic développe des logiciels de dossiers médicaux électroniques, 75 % de la population américaine disposant d’un dossier patient au sein de son logiciel. En tant qu’entreprise technologique dont le siège est situé dans le Wisconsin, ils sont en concurrence constante avec les entreprises de la Silicon Valley pour attirer les talents et recherchent de nouvelles façons d’engager leurs nouvelles recrues.

Le challenge d’Epic

Quel a été le facteur décisif pour Epic ? Jeff Sonntag a indiqué que c’est la présentation d’un auteur à succès du New York Times qui avait inspiré sa décision d’effectuer une refonte de leur accueil.

Chip Heath a expliqué lors d’une conférence sur « Le pouvoir des moments » que le premier jour de travail d’une nouvelle recrue constituait une transition critique. Epic a décidé qu’il était temps d’offrir à ses nouveaux arrivants une expérience d’accueil personnalisée pouvant réduire le niveau de stress au cours de cette période et rendre ce moment enrichissant dans leur nouvel emploi.

En examinant leur processus, le constat a été fait que certains éléments devaient être modifiés. Dans la mesure où de nombreux nouveaux collaborateurs signent leur contrat plusieurs mois avant leur date d’entrée en fonction, les engager au préalable s’avérait crucial pour Epic. Leurs anciennes méthodes ne produisaient pas les résultats escomptés et il leur fallait quelque chose d’innovant pour entretenir efficacement ces relations et rendre l’expérience globale beaucoup plus conviviale et inoubliable.

« Étant donné que nous embauchons nos collaborateurs bien avant leur date de prise de poste, nous nous efforçons de les maintenir engagés. Et avant la mise en œuvre d’Avature, nous avions recours à un groupe Facebook pour favoriser le réseautage avec le nouveau personnel. Certaines difficultés en ont découlé, tant du point de vue de l’image de marque que de la modération. »

– Jeff Sonntag, Recruteur et administrateur des systèmes de recrutement chez Epic

Epic était également confronté à des processus obsolètes concernant les méthodes de communication. L’entreprise envoyait de nombreux documents par courrier (oui, il est ici encore question d’enveloppes et de timbres) et devait répondre à un grand nombre d’e-mails sollicitant des informations sur toutes sortes de sujets, des avantages sociaux au fonctionnement de la procédure de relocalisation. Tout cela s’est avéré être un fardeau pour leur équipe.

À ce stade, Epic avait déjà travaillé avec Avature pour améliorer son processus de recrutement, en mettant en œuvre depuis un certain temps déjà Avature ATS (Système de suivi des candidats) ainsi que Avature CRM (Gestion de la relation candidats) avec des résultats probants. Il ne faisait aucun doute que nous devions à nouveau collaborer pour leur nouvelle expérience d’accueil.

« En fait, en cas de nouveau problème la première chose que l’on se dit, c’est : « est-ce qu’on peut faire appel à Avature ? » Et c’est en quelque sorte la première question que nous posons toujours à notre équipe lorsque nous nous réunissons pour identifier et résoudre un nouveau problème. »

– Maria Szychlinski, recruteur et responsable des systèmes de recrutement chez Epic

L’approche Epic de l’accueil des nouvelles recrues

Lorsqu’il a été question d’engager les nouvelles recrues et de leur offrir une expérience unique, Avature Onboard (Processus d’accueil) a permis à Epic de relever ce défi de plusieurs manières. Tout d’abord, en tirant parti des workflows et des actions planifiées d’Avature, ils envoient des newsletters automatisées pleines de contenu inspirant qui donnent à leurs nouvelles recrues un aperçu de la vie professionnelle chez Epic. Cela ne requiert aucune intervention en temps réel de la part des recruteurs, qui bénéficient d’une automatisation prenant en charge le processus visant à cultiver les relations avec les nouvelles recrues.

« Du coup, nous utilisons Avature pour tout. Et on a le sentiment que les workflows sont vraiment performants, car ils vous permettent de systématiser un élément que vous mettiez peut-être dans une feuille de calcul ou dans un formulaire InfoPath. »

– Maria Szychlinski, recruteur et responsable des systèmes de recrutement chez Epic

La mise en œuvre d’Avature DNA a constitué une autre étape qu’ils ont franchie pour stimuler l’engagement. Dans le but de créer un espace de réseautage professionnel pour les nouveaux groupes, le hub des employés peut être modéré et ne nécessite aucune maintenance. Des groupes sont créés pour chaque nouvelle classe, avec des liens rapides intégrés pour les ressources liées à l’entreprise et à la région.

« Nous avons fini par mettre en œuvre la solution Avature DNA (Réseau social d’entreprise) afin de permettre à nos employés de disposer d’un outil de réseautage professionnel centralisé pour les aider à faire connaissance avec leurs futurs collègues avant de les rencontrer en personne. »

– Jeff Sonntag, Recruteur et administrateur des systèmes de recrutement chez Epic

En plus de DNA, Epic a amélioré l’expérience des nouveaux groupes en tirant parti du portail d’accueil Avature. Ils fournissent aux nouveaux collaborateurs toutes les informations utiles, tels que les avantages sociaux auxquels ils auront droit et leur programme de formation à venir. Le tout est personnalisé pour chaque nouveau membre, lui permettant de suivre une série d’étapes qui incluent la signature d’accords de relocalisation et d’avis de confidentialité.

Leur portail d’accueil est mis à jour en permanence et ne se contente pas d’ajouter de nouvelles fonctionnalités pour le principe. Ils le font également sur la base des feedbacks des nouveaux employés. Ils recueillent des feedbacks sur le processus d’accueil et le portail pour améliorer l’expérience, leur objectif pour cette expérience étant de parvenir à un processus plus proche de celui de leur processus de recrutement et de placer la barre tout aussi haut.

« Notre processus de recrutement est une façon de nous démarquer. Avature nous a aidés à le personnaliser et à le rendre transparent, mais aussi rapide. »

– Jeff Sonntag, Recruteur et administrateur des systèmes de recrutement chez Epic

De nombreux déménagements dans le Wisconsin ayant lieu pour débuter chez Epic, la relocalisation représente une étape cruciale du parcours d’accueil. À ce titre, ils ont également créé un portail de relocalisation au sein de leur portail d’accueil, conçu pour présenter la prime de déménagement d’une nouvelle recrue. Un processus qui impliquait auparavant une multitude d’e-mails est désormais centralisé en un seul endroit, où les membres peuvent trouver des ressources, des FAQ, des formulaires et bien plus encore, ce qui fait gagner au service RH plus de 100 heures par an.

Des résultats épiques avec Avature Onboard (Processus d’accueil)

La nouvelle approche d’Epic en matière d’accueil des nouvelles recrues a non seulement permis à l’entreprise de mieux engager les nouveaux employés, mais aussi de leur offrir une expérience significative. Cela a par ailleurs permis à leur équipe d’économiser :

  • Du temps, car ils n’ont plus besoin de mettre des documents sous pli, trier du courrier et envoyer des ressources.
  • Plus de 50 000 $ en timbres uniquement, en permettant aux nouveaux employés de signer des documents par voie électronique sur leur portail d’accueil.
  • Plus de 30 000 $ de matériel pour les manuels des employés.
  • Du papier, car ils n’ont plus besoin d’imprimer des documents, des manuels ou des accords.

« Dans tous les cas, si vous ne savez pas par où commencer pour améliorer l’expérience d’accueil de vos nouvelles recrues, je vous recommande de les consulter. Pour commencer, envisagez des enquêtes ou des groupes de discussion. Déterminez ce qui s’est bien passé et ce qui pourrait être amélioré et servez-vous-en pour identifier les domaines dans lesquels vous pouvez apporter des améliorations, même les plus minimes, car ils s’additionneront de manière significative au fil du temps. »

– Jeff Sonntag, Recruteur et administrateur des systèmes de recrutement chez Epic

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