Résumé
Prévoyant d’accueillir près de 100 000 nouveaux employés dans les années à venir, la Deutsche Bahn (DB) avait besoin d’une solution capable d’offrir une expérience d’onboarding personnalisée aux managers et aux nouveaux arrivants, tout en s’adaptant à l’étendue et à la diversité de sa structure organisationnelle mondiale.
Avec Avature, la DB a implémenté une solution d’onboarding à double portail. Il en résulte une approche évolutive et structurée qui responsabilise les managers, engage les employés avant même leur premier jour et soutient la croissance continue des effectifs de l’entreprise.
À propos de la Deutsche Bahn
La Deutsche Bahn est l’un des plus grands prestataires mondiaux de services de mobilité et de logistique. Elle est présente dans plus de 130 pays dans les domaines du transport de passagers, de la logistique du fret et des services d’infrastructure.
Avec un effectif d’environ 300 000 personnes, dont environ 200 000 en Allemagne, la DB est l’un des employeurs les plus importants et les plus diversifiés du pays. Chaque année, l’entreprise recrute des talents pour plus de 500 postes afin de poursuivre sa mission qui consiste à relier les personnes et les marchés.
Le défi
Avec l’ambitieux projet d’embaucher près de 100 000 nouveaux employés dans les années à venir afin de soutenir la croissance de l’entreprise et de remplacer le personnel partant à la retraite, la Deutsche Bahn a pris conscience de la nécessité d’adopter une approche plus efficace, personnalisée et évolutive. Le défi était d’autant plus grand qu’il fallait le relever dans plusieurs régions et plusieurs secteurs d’activité, les pratiques d’onboarding variant considérablement d’un domaine à l’autre, voire au sein d’un même domaine.
Jusqu’alors, les RH fournissaient un soutien en arrière-plan, mais les responsables du recrutement étaient principalement chargés de coordonner l’onboarding, souvent sans avoir accès à des outils centralisés. Il en résultait un processus incohérent et non structuré qui laissait les responsables submergés par le volume de tâches et les nouvelles recrues livrées à elles-mêmes pendant leurs premiers jours dans l’entreprise.
Pour remédier à cette situation, la DB avait besoin d’une solution automatisée capable de fournir des expériences d’onboarding personnalisées à grande échelle tout en standardisant les workflows dans tous les domaines d’activité.
La solution
Depuis 2017, l’entreprise utilise Avature comme solution globale pour la gestion des ATS, des CRM et des sites carrière. Elle a déployé une plateforme de recrutement centralisée qui prend en charge 40 pays et plus de 25 langues, et permet des workflows régionaux tout en préservant la cohérence globale.
Sur cette base, la Deutsche Bahn s’est à nouveau associée à Avature pour réorganiser son processus d’onboarding et créer une expérience entièrement personnalisée comprenant deux portails interconnectés : l’un pour les nouvelles recrues et l’autre pour les responsables.
Le portail destiné aux nouvelles recrues joue un rôle clé pour tirer le meilleur parti de la période entre l’acceptation de l’offre et le jour de l’entrée en fonction. Il fournit un contenu personnalisé et spécifique à chaque unité commerciale, tel que les contrats, les programmes de formation, les informations sur les avantages sociaux, les politiques organisationnelles et la documentation juridique. Cette plateforme centralisée permet aux nouveaux employés d’arriver mieux informés, plus confiants et plus attachés à la marque employeur de la DB.
Quant au portail destiné aux responsables, il a été conçu pour aider les personnes chargées de l’onboarding. Il offre une vue d’ensemble claire de tous les nouveaux employés, des listes de tâches et des détails spécifiques à chaque poste. Les tâches sont automatiquement renseignées avec les données issues du processus de recrutement, ce qui rationalise certaines étapes telles que la programmation des examens médicaux, l’affectation des mentors et la planification des activités de démarrage. Les responsables peuvent également déléguer des responsabilités et suivre leur exécution, ce qui améliore l’efficacité et la supervision.
Compte tenu de l’ampleur opérationnelle d’une entreprise telle que la DB, le portail permet également aux responsables supervisant plusieurs recrutements pour le même poste de mettre à jour les informations en masse, ce qui élimine les tâches répétitives et garantit la cohérence dans le cadre d’un onboarding à grande échelle.
Les résultats
Avec Avature, la Deutsche Bahn a mis en place un framework d’onboarding standardisé qui s’adapte parfaitement aux besoins locaux et spécifiques à chaque poste. Voici quelques-uns des résultats obtenus :
- Une meilleure expérience pour les nouvelles recrues : les employés reçoivent désormais des informations pertinentes, personnalisées et en temps opportun qui facilitent leur transition et favorisent leur engagement rapide.
- Une autonomisation des responsables du recrutement : les responsables disposent désormais des outils, de l’automatisation et de la visibilité nécessaires pour orchestrer l’onboarding avec confiance et efficacité.
- Une évolutivité et une structure optimales : la solution permet à la DB de répondre aux exigences d’un onboarding à grande échelle sans sacrifier la cohérence ou la personnalisation.
De l’attractivité à l’onboarding : offrir une expérience cohérente aux talents
La transformation de l’onboarding de la Deutsche Bahn s’inscrit dans le cadre d’un effort plus large et délibéré visant à offrir une expérience cohérente et significative tout au long du parcours des talents. Avec des milliers de postes à pourvoir et un vivier de candidats remarquablement diversifié, la DB s’efforce notamment à adapter sa marque employeur et sa proposition de valeur afin de trouver un écho auprès de différentes audiences.
Grâce à sa solution d’onboarding à double portail, la DB étend ce même niveau d’attention et de personnalisation à l’expérience des nouveaux employés, en veillant à ce que les nouvelles recrues se sentent informées, soutenues et en phase dès le premier jour.
Selon Kerstin Wagner, Vice President of Talent Acquisition, la Deutsche Bahn « n’utilise pas la technologie dans le seul but d’être récompensée dans le cadre d’un concours ». Au contraire, l’entreprise investit dans des technologies qui simplifient la complexité, responsabilisent ses employés et favorisent les relations humaines qui comptent le plus.
Pour en savoir plus sur la manière dont la Deutsche Bahn aborde la transformation des talents avec créativité, flexibilité et un état d’esprit axé sur l’innovation, écoutez cet épisode de The Talent Transformation Podcast.