Zusammenfassung
Da die Deutsche Bahn (DB) in den kommenden Jahren fast 100.000 neue Mitarbeiter einstellen möchte, benötigte das Unternehmen eine Lösung, die personalisierte Onboarding-Erlebnisse sowohl für Führungskräfte als auch für neue Mitarbeiter gewährleistet und gleichzeitig die Breite und Vielfalt seiner globalen Organisationsstruktur berücksichtigt.
Mit Avature hat die DB eine Dual-Portal-Onboarding-Lösung implementiert. Das Ergebnis ist ein skalierbarer, strukturierter Ansatz, der Führungskräfte stärkt, Mitarbeiter bereits vor dem ersten Arbeitstag einbindet und das kontinuierliche Wachstum der Belegschaft unterstützt.
Über die Deutsche Bahn
Die Deutsche Bahn gehört zu den weltweit größten Anbietern im Bereich Mobilität und Logistik. Sie ist in über 130 Ländern in den Bereichen Personenverkehr, Güterlogistik und Infrastrukturdienstleistungen tätig.
Mit einer Belegschaft von etwa 300.000 Mitarbeitern, davon rund 200.000 in Deutschland, ist die DB einer der bedeutendsten und vielfältigsten Arbeitgeber des Landes. Um seine Mission – Menschen und Märkte zu verbinden – voranzutreiben, rekrutiert das Unternehmen jedes Jahr Talente für mehr als 500 Rollen.
Die Herausforderung
Mit dem ehrgeizigen Ziel, in den kommenden Jahren fast 100.000 neue Mitarbeiter einzuarbeiten, um das Unternehmenswachstum zu unterstützen und ausscheidendes Personal zu ersetzen, erkannte die Deutsche Bahn die Notwendigkeit eines effizienteren, personalisierten und skalierbaren Ansatzes. Erschwerend kam hinzu, dass dieser Ansatz in mehreren Regionen und Geschäftsbereichen umgesetzt werden musste, da sich die Onboarding-Praktiken zwischen den Bereichen – und teilweise sogar innerhalb derselben – erheblich unterschieden.
Bis zu diesem Zeitpunkt leistete die HR lediglich Unterstützung im Hintergrund, während die Hiring Manager hauptsächlich für die Koordination des Onboardings verantwortlich waren – häufig ohne Zugriff auf zentrale Tools. Das Ergebnis war ein uneinheitlicher und unstrukturierter Prozess. Die Vielzahl an Aufgaben überforderte die Führungskräfte und sorgte dafür, dass neue Mitarbeiter ihre ersten Tage im Unternehmen weitgehend auf sich allein gestellt erlebten.
Um dies zu ändern, benötigte die DB eine automatisierte Lösung, die personalisierte Onboarding-Erlebnisse in großem Umfang ermöglicht und gleichzeitig die Workflows in den verschiedenen Geschäftsbereichen standardisiert.
Die Lösung
Seit 2017 nutzt das Unternehmen Avature als globale Lösung für ATS, CRM und das Management der Karriereseite. Die zentralisierte Recruiting-Plattform unterstützt 40 Länder und mehr als 25 Sprachen und ermöglicht regionale Workflows, ohne die globale Konsistenz zu beeinträchtigen.
Auf dieser Grundlage arbeitete die Deutsche Bahn erneut mit Avature zusammen, um ihren Onboarding-Prozess grundlegend zu überarbeiten und ein vollständig individualisiertes Erlebnis mit zwei miteinander verbundenen Portalen zu schaffen: eines für neue Mitarbeiter und eines für Führungskräfte.
Das Portal für neue Mitarbeiter macht es möglich, die Zeit zwischen Vertragsannahme und Arbeitsbeginn optimal zu nutzen. Es stellt personalisierte, bereichsspezifische Inhalte bereit, darunter Verträge, Schulungspläne, Informationen zu Benefits, Unternehmensrichtlinien und rechtliche Dokumente. Dieser zentralisierte Hub sorgt dafür, dass neue Mitarbeiter besser informiert, sicher und stärker mit der Arbeitgebermarke der DB verbunden sind.
Die zweite Komponente, das Portal für Führungskräfte, wurde entwickelt, um diejenigen zu unterstützen, die für das Onboarding verantwortlich sind. Es bietet eine klare Übersicht über alle neuen Mitarbeiter, Aufgabenlisten und stellenspezifische Details. Die Aufgaben werden automatisch mit Daten aus dem Recruiting-Prozess befüllt, wodurch Schritte wie die Terminplanung für medizinische Untersuchungen, die Zuweisung von Mentoren und die Planung der ersten Aktivitäten vereinfacht werden. Führungskräfte können außerdem Verantwortlichkeiten delegieren und den Fortschritt nachverfolgen, wodurch sich Effizienz und Transparenz erhöhen.
Angesichts der Größe eines Unternehmens wie der DB ermöglicht das Portal Führungskräften, die mehrere Neueinstellungen für dieselbe Position betreuen, umfangreichere Informationen zu aktualisieren. Dadurch werden wiederkehrende Arbeit vermieden und eine konsistente Abwicklung des High-Volume-Onboardings sichergestellt.
Die Ergebnisse
Die Deutsche Bahn führte mit Avature ein standardisiertes Onboarding-Framework ein, das sich nahtlos an lokale und rollenbezogene Anforderungen anpassen lässt. Die Ergebnisse umfassen:
- Verbessertes Erlebnis für neue Mitarbeiter: Neue Mitarbeiter erhalten nun zeitnah relevante und individuell zugeschnittene Informationen, die den Einstieg erleichtern und eine frühzeitige Einbindung fördern.
- Stärkere Unterstützung von Hiring Managern: Manager verfügen über die erforderlichen Tools, Automatisierungsfunktionen und Transparenz, um das Onboarding sicher und effizient zu koordinieren.
- Skalierbarkeit und Struktur: Mit dieser Lösung kann die DB die Anforderungen des High-Volume-Onboardings erfüllen, ohne dabei an Konsistenz oder Personalisierung einzubüßen.
Vom Recruiting bis zum Onboarding: Ein konsistentes Talenterlebnis schaffen
Die Onboarding-Transformation der Deutschen Bahn ist Teil einer umfassenderen, gezielten Initiative, mit der das Unternehmen über die gesamte Talent Journey hinweg ein einheitliches und relevantes Erlebnis bietet. Mit Tausenden zu besetzenden Stellen und einem äußerst vielfältigen Kandidatenpool legt die DB großen Wert darauf, ihre Arbeitgebermarke und ihr Arbeitgeberversprechen gezielt auf die unterschiedlichen Zielgruppen abzustimmen.
Mit ihrer Dual-Portal-Onboarding-Lösung schafft die DB von Beginn an ein positives Mitarbeitererlebnis und sorgt dafür, dass neue Mitarbeiter gut informiert, unterstützt und eingebunden sind.
Kerstin Wagner, Vice President of Talent Acquisition, sagt: „Die Deutsche Bahn nutzt Technologie nicht nur, um bei irgendeinem Wettbewerb ausgezeichnet zu werden.“ Das Unternehmen investiert stattdessen in Technologien, die Komplexität vereinfachen, die Mitarbeiter stärken und menschliche Beziehungen fördern, die wirklich zählen.
Um mehr darüber zu erfahren, wie die Deutsche Bahn die Talenttransformation mit Kreativität, Flexibilität und Innovationsorientierung lebt, hören Sie sich diese Folge des Talent Transformation Podcast an.