Zurück zu den Artikeln 
Wenn Sie Schwierigkeiten haben, mit den steigenden Anforderungen des modernen Recruitings Schritt zu halten, dann sind Sie nicht allein. Nahezu 98 Prozent der Fortune-500-Unternehmen setzen auf ein Applicant-Tracking-System (ATS), um die zunehmend komplexen Einstellungsverfahren zu optimieren und sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.
Doch was macht diese Systeme so unverzichtbar, und wie kann Ihr Unternehmen von ihnen profitieren?
Lesen Sie weiter, um die wichtigsten Funktionen und Vorteile von moderner ATS-Technologie kennenzulernen und zu erfahren, wie diese Ihren Einstellungsprozess verändern kann. Darüber hinaus erhalten Sie einen umfassenden Leitfaden, der Ihnen bei der Auswahl der besten ATS-Lösung für Ihre individuellen Einstellungsanforderungen hilft.
Was ist ein ATS?
Ein Applicant-Tracking-System (ATS) ist eine dynamische Softwarelösung zur Konsolidierung und Unterstützung der Recruiting-Aktivitäten eines Unternehmens.
Ein ATS dient als zentrale Anlaufstelle für alle offenen Stellen und Bewerbungen und als One-Stop-Shop für den gesamten Recruiting-Prozess. Mit einem ATS können Recruiter Top-Talente von der ersten Bewerbung bis zur endgültigen Einstellung mit beispielloser Effizienz identifizieren und binden.
Wesentliche Merkmale moderner ATS-Lösungen
Eine moderne ATS-Software bietet u. a. folgende Funktionen:
- Karriereseiten-Optimierung
- Screening-Automatisierung
- Terminkoordination für Bewerbungsgespräche
- Gebrandete E-Mails und gebrandete Karriereseiten
- SMS-Funktionen
- Lebenslauf-Parsing
- Automatisierte Prüfung von Referenzen und automatisierte Hintergrundchecks
- Künstliche Intelligenz (KI)
- Tools zur besseren Zusammenarbeit
Was ist der Unterschied zwischen einem ATS und einem CRM?
Ein Recruitment Candidate Relationship Management (CRM)-System ist eine Software, die langfristige Beziehungen zu potenziellen Kandidaten durch Recruitment-Marketing verwaltet und pflegt.
Im Gegensatz zu einem ATS, das sich auf die Verwaltung von Bewerbern und den Einstellungsprozess konzentriert, dreht sich bei einem CRM alles um das proaktive Recruiting.
Ähnlich wie Marketer Leads identifizieren und ansprechen, unterstützt es Recruiter dabei, einen Talentpool aus qualifizierten Kandidaten aufzubauen und zu pflegen. Zudem ermöglicht es die Automatisierung der Kommunikation und eine effektive Zusammenarbeit im Team, um durch personalisierte Ansprache eine langfristige Bindung zu fördern.
Letztendlich dienen beide dazu, Talente zu gewinnen und einzustellen, und zwar über unterschiedliche, sich ergänzende Ansätze.
Immer mehr Talentgewinnungsteams nutzen sowohl ein CRM-System als auch ein ATS und bevorzugen Lösungen, die beide in einer integrierten Plattform vereinen. So können sie die Beziehungen zu den Kandidaten während des gesamten Recruiting-Zyklus verfolgen und pflegen.
Vorteile von Applicant-Tracking-Systemen für Recruiter, Arbeitgeber und Kandidaten
Ein Applicant-Tracking-System ist ein revolutionäres Werkzeug, das Recruitern, Arbeitgebern und Kandidaten gleichermaßen erhebliche Vorteile bietet.
Bei Großunternehmen trägt ein ATS besonderen Herausforderungen Rechnung, z. B. der Verwaltung großer Mengen von Bewerbungen, der Einhaltung komplexer Vorschriften und der Optimierung des gesamten Recruiting-Prozesses.
Effizienz steigern und Arbeitsaufwand reduzieren
Recruiter verbringen durchschnittlich 24 Stunden pro Einstellung damit, einen großen Pool an Kandidaten zu sichten, von denen viele die grundlegenden Anforderungen nicht erfüllen. ATS-Software kann den Auswahlprozess beschleunigen, indem sie Routineaufgaben wie das Analysieren von Lebensläufen übernimmt, vorausgefüllte E-Mails generiert und automatisierte Job-Workflows erstellt.
Durch diese Automatisierung wird der Zeitaufwand für manuelle Aufgaben, einschließlich der Veröffentlichung von Stellenangeboten, der Kommunikation mit Kandidaten und der Terminkoordination für Bewerbungsgespräche, während des gesamten Einstellungsprozesses erheblich reduziert.
Außerdem wird die Abhängigkeit von umständlichen, papierbasierten Methoden minimiert und verhindert, dass qualifizierte Kandidaten übersehen werden.
Außerdem trägt die Automatisierung dazu bei, Fehler und Verzögerungen zu vermeiden, Bewerber schneller durch den Einstellungsprozess zu bringen und die Kosten für die Einstellung zu senken. Durch die effizientere Gestaltung dieser Prozesse ermöglicht ein ATS den Recruitern, mehr Zeit mit der Einbindung qualifizierter Kandidaten zu verbringen und sich auf Aktivitäten mit höherem Mehrwert zu konzentrieren.
Ein ATS verbessert außerdem das Kandidatenerlebnis, indem es den Bewerbungsprozess vereinfacht. Kandidaten können ihren Lebenslauf hochladen und Bewerbungsformulare automatisch ausfüllen, wodurch sich der Zeit- und Arbeitsaufwand für die Bewerbung um eine Stelle verringert.
Viele Systeme ermöglichen es Stellensuchenden auch, ihre Profile zu speichern, sodass sie sich schnell auf mehrere Stellen im selben Unternehmen bewerben können.
Voreingenommenheit reduzieren und Compliance sicherstellen
Die Überwindung von Voreingenommenheit bei der Einstellung ist eine große Herausforderung für Großunternehmen. Ein ATS fördert Fairness und Objektivität bei der Einstellung, indem die Prüfung von Bewerbungen standardisiert wird.
Durch die Verwendung von vordefinierten Kriterien zur Bewertung von Kandidaten reduziert ein ATS mögliche menschliche Voreingenommenheit und stellt sicher, dass alle Bewerber auf der Grundlage ihrer Qualifikationen, erworbenen Skills und ihrer Eignung für die Stelle bewertet werden.
Dieser objektive Ansatz fördert einen inklusiven und leistungsorientierten Einstellungsprozess, der allen Kandidaten eine gerechte Chance bietet, für eine Stelle in Betracht gezogen zu werden.
Eine ATS-Lösung ist nicht nur wichtig, um Voreingenommenheit zu reduzieren, sondern auch, um den Datenschutz der Kandidaten sicherzustellen. Die Weitergabe von E-Mails mit angehängten Lebensläufen ist heutzutage einfach zu riskant und in vielen Rechtsordnungen weltweit untersagt.
Ein ATS bewältigt diese Herausforderung, indem es den sicheren Datenaustausch mit den relevanten Akteuren ermöglicht und sicherstellt, dass alle Informationen gemäß den gesetzlichen Bestimmungen behandelt werden.
Hochvolumige Bewerbungen handhaben
Eine Flut an eingehenden Bewerbungen – manchmal Millionen pro Jahr – stellt für Großunternehmen eine geläufige Herausforderung dar. Dabei ist es schlichtweg nicht möglich, jedes einzelne Dokument manuell zu überprüfen. Hier zeigen sich die Stärken eines ATS.
Durch die Automatisierung des ersten Screening-Prozesses filtert ein ATS auf effiziente Weise unqualifizierte Kandidaten heraus und ermöglicht es den Recruitern, sich auf die Top-Talente zu konzentrieren. Ein Beispiel: Durch die Einführung automatisierter K.o.-Fragen konnte Wayfair sein hochvolumiges Recruiting revolutionieren. So konnte ein Drittel der Bewerber herausgefiltert und die Zeit für die Bewerbungsprüfung um 88 % reduziert werden.
Diese Automatisierung optimiert den Prozess und sorgt für zeitnahe Antworten an alle Stellensuchenden. Das ist ein entscheidender Faktor, denn 52 Prozent der Stellensuchenden geben an, dass der frustrierendste Aspekt ihrer Stellensuche darin besteht, keine Rückmeldung von den Arbeitgebern zu erhalten.
Auf diese Merkmale sollten Sie bei einem Applicant-Tracking-System achten
Wenn es um Applicant-Tracking-Systeme geht, gibt es keine Pauschallösung für alle. Bei der Auswahl des richtigen ATS müssen Sie eine Vielzahl von Faktoren berücksichtigen, von der Größe und Art Ihres Unternehmens bis hin zu Ihren spezifischen Einstellungsanforderungen und -zielen.
Skalierbarkeit
Skalierbarkeit ist wichtig, insbesondere für wachstumsstarke und große Unternehmen. Es geht nicht nur um die Handhabung einer großen Anzahl von Benutzern, sondern auch darum, unter verschiedenen Auslastungsbedingungen eine optimale Leistung aufrechtzuerhalten.
Suchen Sie nach einer ATS-Lösung, die komplexe Aufgaben wie Indizierung, Suche, Filterung und die Erstellung von Berichten schnell und effizient meistert. Dies gewährleistet ein reibungsloses und reaktionsschnelles Nutzererlebnis, egal welcher Größenordnung.
Ein wirklich skalierbares ATS sollte auch den unterschiedlichen Anforderungen eines globalen Unternehmens gerecht werden. Dazu gehört die Unterstützung verschiedener Sprachen, Zeitzonen und Datenzugriffsberechtigungen. Stellen Sie sicher, dass das Berichtsmodul des Systems benutzerspezifische Zeitzonen erkennt und eine effiziente Navigation in großen Datensätzen ermöglicht.
Anbieter, die Erfahrung mit der Skalierung der Benutzerfreundlichkeit auf Unternehmensebene haben, sind in der Lage, allgemeine Herausforderungen zu bewältigen und Lösungen für eine große und vielfältige Nutzerbasis bereitzustellen. Auf diese Weise kann jeder in Ihrem Unternehmen das System effektiv nutzen, unabhängig von seinem Standort oder seiner Rolle.
Unterstützung durch erklärbare KI
Da KI bei Software für die Talentgewinnung immer häufiger zum Einsatz kommt, ist Transparenz unerlässlich. Erklärbare KI ist der Schlüssel zur Förderung klarer und verständlicher Entscheidungsprozesse. Schließlich sollte KI nur als Entscheidungshilfe dienen und Entscheidungen nicht allein treffen.
Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, dass ATS-Software Einblicke in die KI-Vorgänge bietet, sodass Sie Parameter anpassen und die Kriterien verstehen können, die bei der Kandidatenbewertung und darüber hinaus verwendet werden.
Personalisierte Erlebnisse
Die Kandidaten von heute erwarten ein nahtloses, benutzerfreundliches Erlebnis, wie sie es auf den besten E-Commerce-Seiten finden.
Ein ATS sollte eine moderne Karriereseite mit personalisierten Stellenempfehlungen bieten, die auf den Interessen und Skills der Kandidaten basieren – ein Muss für größere Unternehmen mit zahlreichen offenen Stellen.
Die Karriereseite sollte es den Kandidaten außerdem ermöglichen, Profile zu erstellen, den Bewerbungsstatus zu überprüfen und ihre Daten zu verwalten, um einen Selfservice zu ermöglichen, der die Bindung und die Zufriedenheit erhöht.
Verbesserte Sicherheit und Compliance
Angesichts des wachsenden Bedarfs an Regelungen zum Schutz der Privatsphäre ist die Sicherung von Bewerberdaten von größter Bedeutung. Robuste Datenschutzfunktionen, einschließlich Verschlüsselung, sicherer Zugriffskontrollen und der Einhaltung weltweiter Datenschutzgesetze, sind daher für jede ATS-Lösung unerlässlich.
Durch den Schutz sensibler Bewerberdaten kann ein ATS das Vertrauen der Kandidaten in Ihre Arbeitgebermarke stärken, den sicheren Umgang mit ihren Bewerbungen verbessern und Ihr Unternehmen vor rechtlichen Risiken und Rufschädigung schützen.
Konfigurierbarkeit
Die Talentlandschaft verändert sich ständig, und die Fähigkeit, den eigenen Ansatz an neue Herausforderungen und Chancen anzupassen, ist von entscheidender Bedeutung.
Ob es darum geht, Prozesse an die Erwartungen der Generation Z anzupassen, die Vorteile von KI zu nutzen oder einen Skill-basierten Ansatz zu verfolgen, um verborgene Talente zu entdecken – ein Unternehmen, das nicht mit der Zeit geht, wird scheitern.
Mit einem ATS, das sich flexibel an Ihre Strategie anpasst, sind Sie den Herausforderungen von heute und morgen gewachsen.
So wählen Sie das beste Applicant-Tracking-System für Ihr Unternehmen aus
Bei der Auswahl des für Ihr Unternehmen am besten geeigneten Applicant-Tracking-Systems müssen Sie verschiedene kritische Faktoren berücksichtigen, wie z. B. die Skalierbarkeit für die Größe Ihres Unternehmens, robuste Sicherheits- und Compliance-Funktionen zum Schutz der Bewerberdaten und die Fähigkeit, personalisierte und erklärbare KI-gesteuerte Erfahrungen zu bieten.
Wenn Sie mehr über moderne ATS-Software erfahren möchten, lesen Sie unser E-Book Warum ATS-Lösungen versagen und erfahren Sie, wie führende HR-Verantwortliche ihr Recruiting modernisieren. Außerdem erhalten Sie strategische Erkenntnisse und praktische Tipps für die Auswahl des richtigen Systems, das Verfassen effektiver Ausschreibungen und die Navigation durch die Roadmaps der Anbieter.
Oder noch besser: Vereinbaren Sie eine Produktvorführung und erfahren Sie, wie die ATS-Lösung von Avature Ihnen dabei helfen kann, Ihre Recruiting-Prozesse zu verbessern.
