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So automatisiert L’Oréal USA die Interaktion, um die HR persönlicher zu gestalten

Grundlagen schaffen

Ein effektives Recruiting den Einsatz von Technologie – nur so können Prozesse verbessert und die Erfahrung von Kandidaten und Recruitern transformiert werden. Manchmal aber weiß man gar nicht, wo man eigentlich anfangen soll. Avature hat sich daher mit L’Oréal USA zusammengesetzt, um herauszufinden, wie die Interaktion automatisiert werden sollte, um die Effizienz zu steigern und langfristig bedeutsamere Beziehungen zu Kandidaten aufzubauen. Edward Dias, Assistant Vice President, Recruitment Intelligence & Innovation bei L’Oréal USA, einem weltweiten Top-Arbeitgeber, berichtet von seinen Erkenntnissen und Best Practices.[1]

Wir wissen, dass die automatisierte Interaktion für viele immer noch ein abstraktes Konzept ist und dass wir deren Parameter im Rahmen der Möglichkeiten von Avature definieren müssen. Automatisieren Sie mit Avature die Interaktion durch folgende Maßnahmen:

  • Automatisierung Ihrer Arbeitsabläufe unter Verwendung einer Vielzahl von Triggern und Bedingungen, die sehr detailliert sein können
  • Interaktion mit Kandidaten per E-Mail und Textnachrichten, die für jeden Empfänger personalisiert werden können
  • Regelmäßiges Versenden von Marketingkampagnen an Ihre gesamte Datenbank, um Ihre Arbeitgebermarke zu stärken und Top-Talente auf dem Laufenden zu halten
  • Die Talentgewinnung mithilfe von Drip-Kampagnen auf die nächste Stufe heben. Hierbei werden automatisch Folgeinhalte versendet, die auf dem Verhalten der Kandidaten basieren (Ignorieren, Antworten)

Diese Maßnahmen sind entscheidend für den Aufbau und die Pflege langfristiger Beziehungen zu Kandidaten, ohne die Zeit und die Ressourcen Ihrer Recruiter zu strapazieren.

„Für mich bedeutet automatisierte Interaktion den Einsatz von Technologie zur Unterstützung von Öffentlichkeitsarbeit und Interaktion. Sie nutzt Instrumente, um mit vielen Menschen zu kommunizieren, wobei der Schwerpunkt auf der Effizienz liegt“, so Dias. „Bevor wir Avature eingeführt haben, waren wir angesichts der zeitlichen Beschränkungen bei der Auswahl unserer Geschäftspartner selektiver. Leider blieben dabei zahlreiche Kandidaten auf der Strecke, die von unseren Recruitern keinerlei Rückmeldung zu ihrem Bewerbungsstatus erhielten.“

Was haben Sie durch die Automatisierung der Interaktion mit Avature erreicht?

„Sie hat unserem Unternehmen dabei geholfen, den Kandidaten, unseren Recruitern und unseren Mitarbeitern während des gesamten Einstellungsverfahrens mehr Transparenz zu bieten. Außerdem hat sie unserem Team die Möglichkeit gegeben, die auf dem heutigen wettbewerbsorientierten Markt erforderliche Qualität und persönliche Erfahrung zu bieten sowie den Status der Bewerbung eines Kandidaten zügig zu kommunizieren.

Dadurch kann unser Team strategisch und nicht nur verwaltend arbeiten. Es kann sich darauf konzentrieren, die passenden Talente auf der Grundlage von Erfahrung und zukünftigem Potenzial zu finden, statt nur eine Liste mit den notwendigen Fähigkeiten und Kenntnissen abzuhaken.

Dadurch konnte sich unser Team wiederum auf die Pflege der Beziehungen und der Vertrauenswürdigkeit unseres Unternehmens sowie auf den Aufbau langfristiger Kandidatenbeziehungen fokussieren. Im Grunde erhielten wir durch die automatisierte Interaktion die Möglichkeit, unser Personalwesen persönlicher zu gestalten.“

Automatisierte Interaktion kann für manch einen abschreckend erscheinen. Was würden Sie einem zögerlichen Leser raten?

„Konzentrieren Sie sich nicht so sehr auf die technischen Aspekte, sondern vielmehr auf die Erfahrung, die Sie Ihren Recruitern und Kandidaten vermitteln möchten. Nach der Planung werden Sie erkennen, an welchen Stellen Sie die Kommunikation sowohl mit Ihren Kandidaten als auch mit Ihren Recruiting-Teams sowie mit anderen Mitarbeitern automatisieren sollten. Betrachten Sie hierzu die automatisierte Interaktion aus der Perspektive eines Mitarbeiterempfehlungsprogramms oder aus der Sicht der internen Mobilität.“

Tipp: „Sobald Sie eine ideale Erfahrung ausgearbeitet haben, sollten Sie sich intensiv auf das Know-how und die Fachkenntnisse Ihrer Avature-Vertreter stützen, denn sie wissen genau, was möglich ist, und können kreative Lösungen anbieten, mit denen Sie Ihre Vision verwirklichen können.“

Was genau machen Sie?

„Wir setzen die automatisierte Interaktion hauptsächlich ein, um Informationen an unsere Kandidaten und neu eingestellten Mitarbeiter weiterzuleiten und um administrative Aufgaben zu erledigen. Wenn wir eine konkrete Erfahrung mit weiteren Schritten entwerfen müssen, befassen wir uns mit der Implementierung eines Workflows, um automatisierte Antworten zu initiieren. Diese Schritte erfordern bis zum Ende keinerlei Eingriffe von unseren Recruitern.“

Tipp: „Fügen Sie immer einen Call-to-Action (CTA) ein. Bitten Sie die Empfänger, sich zu melden, um Ihnen mehr über sich selbst oder für sie interessante Möglichkeiten zu erzählen. Dabei geht es nicht nur darum, einen Newsletter zu versenden oder die Leute über Ihr Unternehmen zu informieren, sondern sie zu ermutigen, aktiv zu werden: eine Stellenausschreibung aufzurufen, eine Landing Page zu besuchen oder ein Formular auszufüllen.“

Welche Ergebnisse haben Sie erzielt?

„Administrative Aufgaben, die dem Kandidaten eine qualitativ hochwertige Erfahrung bieten, sich aber nicht direkt auf die ‚Stellenbesetzung‘ auswirken, belasteten früher unser Team. Einen Großteil dieser Aufgaben haben wir auf die Automatisierung verlagert, wodurch wir stärker strategisch vorgehen können: Das Team kann sich also auf Aufgaben mit höherer Priorität konzentrieren.

Dadurch werden nicht nur unsere Recruiter entlastet, sondern es wird auch sichergestellt, dass die Erfahrung aller Kandidaten einheitlich ist und niemand durch die Maschen fällt.

Je nach unserem Segment liegen unsere durchschnittlichen Klickraten jetzt bei 60 %.“

L’Oréal gibt 3 Tipps zur Umsetzung einer effektiven automatisierten Interaktion

1. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Strategie allen Parteien gleichermaßen zugute kommt

„Denken Sie über die Gründe für die Einführung automatisierter Interaktionsstrategien nach, und vor allem darüber, wem diese Strategien am meisten nützen werden. Sie sollte den Recruitern keinen größeren Vorteil bringen als den Kandidaten, weil die Kandidaten dann eine schlechte Erfahrung haben werden. Wenn sie den Kandidaten wiederum mehr Vorteile bringt, werden die Recruiter sie nicht nutzen, sodass die Kandidaten trotzdem eine schlechte Recruiting-Erfahrung haben.“

2. Beobachten Sie, wie Ihr Team arbeitet, und bauen Sie Strategien um die Prozesse herum auf

„Es sollte zwar Standards und eine grundlegende Erwartungshaltung bezüglich eines gemeinsamen Prozesses geben, aber wenn Sie Ihr Recruiting-Team bei der Umsetzung von Strategien einschränken, wird unweigerlich die Systemnutzung vermindert.“

3. Halten Sie es einfach

„Automatisierte Interaktionsstrategien müssen nicht unbedingt komplex sein und alle möglichen Fälle abdecken. Teile und herrsche – teilen Sie Ihren Prozess in kleinere, überschaubarere Erfahrungen auf und entwickeln Sie eine kleine Strategie, um Herausforderungen in jedem Moment zu lösen. In gleicher Weise sollten Sie Strategien, Inhalte und Nachrichten so weit wie möglich wiederverwenden. Andernfalls werden Sie sich selbst behindern, indem Sie das Rad mit jeder Kampagne neu erfinden, und das verschlingt sowohl Zeit als auch Ressourcen.“

Möchten Sie noch etwas Abschließendes sagen?

„Bei der Einführung neuer Lösungen geht es um eine Hochskalierung, und das kann kein starrer Prozess sein. Es geht nicht darum, dass Ihr Team ein System annimmt, sondern eine Idee. Das System stellt die Basis für die Arbeitsabläufe dar.

Bei der Umstellung auf die neuen Arbeitsformen müssen wir vor allem mehr Recruiting-Marketing betreiben. Nur so können wir mit den Kandidaten in Kontakt bleiben und für unser Unternehmen die besten Talente gewinnen. Es ist äußerst wichtig, nicht nur Ihre persönliche Marke als Recruiter aufzubauen, sondern auch Ihre Arbeitgebermarke als Ziel für Talente.“

Fazit

Die Entwicklung einer personalisierten Kandidatenerfahrung kann schwierig sein, insbesondere wenn nicht alle Kandidaten aktiv eine Stelle suchen oder sich in der gleichen Phase des Einstellungsprozesses befinden. Darüber hinaus sieht eine herausragende Kandidatenerfahrung nicht für alle Zielgruppen gleich aus, und jedes Unternehmen hat einzigartige HR-Prozesse – es gibt also keine allgemeingültige Lösung. Agiles Recruiting bedeutet, Ihrem TA-Team die maßgeschneiderten Werkzeuge an die Hand zu geben, die es benötigt, um Ihren aktuellen und zukünftigen Personalbedarf zu decken. Die automatisierte Interaktion ist eine Kernkomponente davon.

Auch wenn die Zukunft des Recruitings ein mühsamer Kampf sein mag, kann die Implementierung einer automatisierten Interaktion schon heute dazu beitragen, Ihr Ansehen als Wunscharbeitgeber sowohl für Recruiter als auch für Kandidaten zu stärken.

[1] L’Oréal, 8th Most Attractive Employer Worldwide, Beauty Tomorrow (2017)

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