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Best Practices für Hiring Manager und Recruiter während der COVID-19-Krise

Geschrieben Von
Maud Carette
Sr. Associate Editor

Die COVID-19-Pandemie beeinträchtigt die Wirtschaft in der ganzen Welt. Die betroffenen Länder ergreifen Maßnahmen zur sozialen Distanzierung mit dem Ziel, die Ansteckungskurve abzuflachen. Diese Maßnahmen reichen von einfachen Empfehlungen zur Meidung von Menschenmassen bis hin zu Verfügungen zu Hause zu bleiben.

TA-Teams müssen ihre Einstellungsverfahren entsprechend anpassen, indem sie persönliche Interviews unverzüglich einstellen und stattdessen virtuelle Prozesse einführen. Angesichts dieser ungewöhnlichen neuen Umstände ist es unerlässlich, dass wir dabei nicht den menschlichen Aspekt verlieren, vor allem in Regionen, die strenge Quarantänemaßnahmen durchführen, durch die sich die Kandidaten (und die Bevölkerung insgesamt) abgeschottet fühlen.

Hier finden Sie einige Beispiele für Best Practices im HR-Bereich, die Ihren Hiring Managern und Recruitern helfen sollen, sich an die neue Situation anzupassen.

Kommunikation ist in der Krise entscheidend

Seien Sie ehrlich und teilen Sie den Kandidaten mit, wie sich das Coronavirus auf Ihren Einstellungsprozess auswirkt. Wenn es zu Verzögerungen gekommen ist oder Sie alle Einstellungen und Onboardings aussetzen, müssen die Kandidaten dies erfahren, und Sie sollten dies zu Ihrer Priorität machen. Vermutlich haben sie mehr Verständnis für die geänderten Umstände, als dass sie verzeihen würden, im Ungewissen gelassen zu werden.

Best Practice: Die richtige Botschaft und der richtige Ton sind wichtig. Kandidaten sind clever und feinfühlig und erkennen mit ziemlicher Sicherheit Unternehmen, die versuchen, die Situation auszunutzen. Überlegen Sie sich, ob Sie ein paar E-Mail-Vorlagen mit genehmigten Botschaften erstellen sollten, um Ihre Recruiter in diesen unsicheren Zeiten zu unterstützen und negative Reaktionen zu vermeiden. Diese können auch dazu beitragen, den Prozess zu beschleunigen: In einer Krise ist Schnelligkeit von entscheidender Bedeutung.

Halten Sie Kandidaten mit Textnachrichten auf dem Laufenden

Wie viele E-Mails von Unternehmen erhalten Sie pro Tag zum Thema COVID-19? Machen Sie passive Kandidaten auf sich aufmerksam, indem Sie ihnen eine Textnachricht senden statt einer E-Mail und sie einladen, etwas zu tun, zum Beispiel sich bei Ihrer Talentcommunity anzumelden oder ein Vorstellungsgespräch zu vereinbaren, da sie sowieso zu Hause festsitzen.

Das Timing Ihrer Nachrichten ist ein wichtiger Faktor, wenn es darum geht hervorzustechen. Planen Sie, wann Textnachrichten gesendet werden, und überlegen Sie, wann Ihre Nachricht am meisten Resonanz finden könnte, zum Beispiel wenn sich die Kandidaten abends entspannen oder eine Pause von der Arbeit einlegen. Fügen Sie immer einen Link oder eine Antwortoption ein, um das Gespräch in Gang zu bringen.

Leiten Sie Ihr Team aus der Ferne mit Pre-Screening und Interview-Vorlagen

Die Zahl der Arbeitslosenanmeldungen in den Vereinigten Staaten ist in der vergangenen Woche auf 3,3 Millionen hochgeschnellt und hat nach Angaben des U.S. Department of Labor alle Rekorde gebrochen. Durch die COVID-19-Pandemie könnten weltweit fast 25 Millionen Arbeitsplätze verloren gehen. Das bedeutet, dass die überlebenden Unternehmen wahrscheinlich das Interesse einer größeren Anzahl von Kandidaten auf sich ziehen werden als bisher.

Ihr Unternehmen sollte darauf vorbereitet sein, in naher Zukunft mehr Bewerbungen zu erhalten. Um Ihre Kandidatenliste einzugrenzen und Ihnen zu helfen, rasch die besten Talente zu identifizieren, sollten Sie eine Vorauswahl der Kandidaten auf der Grundlage ihrer Rolle und ihrer persönlichen Eignung treffen. Die Bewertung der Kandidaten anhand ihrer Antworten hilft Ihren Recruitern, Zeit zu sparen, indem sie die qualifiziertesten Kandidaten identifizieren, die sie zuerst kontaktieren sollten.

Obwohl viele Recruiter daran gewöhnt sind, den Recruiting-Prozess telefonisch abzuwickeln, verlangen die Hiring Manager häufig Interviews vor Ort. Unter den gegenwärtigen Umständen sind persönliche Gespräche keine Option, aber die Einstellungsverfahren müssen – für einige – weitergehen. Die Strukturierung des Interviewprozesses kann nicht nur dazu beitragen, dass sich die Manager wohler fühlen, sondern ein zu befolgender Rahmen kann tatsächlich dazu beitragen, die Ergebnisse zu verbessern und die Interviews zu einem aussagekräftigeren Indikator für die Leistung von Neueinstellungen zu machen.

Die Erstellung einer Fragenliste und einer Matrix aus schwachen und starken Antworten kann dazu beitragen, die Erwartungen abzustimmen und weniger mit telefonischen Interviews erfahrene Recruiter anzuleiten.

Best Practice: Vergessen Sie nicht Ihre Absagenachricht! Erstellen Sie eine Vorlage und achten Sie darauf, dass sie personalisiert und authentisch ist. Erwägen Sie, eine Woche später ein Feedback-Formular zu senden, um Optimierungsmöglichkeiten in Ihrem Einstellungsprozess zu identifizieren. Dies wird dazu beitragen, eine positive Erfahrung zu schaffen, trotz der Absage während der Coronavirus-Pandemie, die zweifellos zu mehr Unruhe führen wird.

Nutzen Sie den Tempowechsel für eine Drip-Kampagne

Während die Einstellung möglicherweise auf Eis gelegt ist, könnten Sie die Zeit nutzen, um eine mehrschichtige Drip-Marketing-Kampagne zu entwickeln, die bei den starken Kandidaten, die Sie in Zukunft einstellen wollen, ankommt. Kunden wie L’Oréal, die Drip-Kampagnen einsetzen, um die Kommunikation genau auf die Kandidaten abzustimmen, erreichen im Laufe der Zeit eine Verdreifachung der Ergebnisse und heben sich schnell als Wunscharbeitgeber ab. In der Branche ist dies ein wachsender Trend, aber nicht immer findet man die Zeit, um die kreativen Impulse umzusetzen und den ganzen Prozess zu konzipieren.

Wenn Ihr Unternehmen vorerst keine Einstellungen mehr durchführt, nutzen Sie die Chance, die gewünschten Erfahrungen für die Kandidaten herauszuarbeiten, und versuchen Sie, Ihre eigene Drip-Kampagne zu implementieren. Denken Sie darüber nach, diese langfristige Kommunikationsstrategie zu nutzen, um Ihre Arbeitgebermarke herauszustellen und Ihren Top-Talenten Einblicke zu vermitteln, wie es wirklich ist, für Sie zu arbeiten, wofür das Unternehmen steht und wie eine Karriere in Ihrem Unternehmen aussehen kann. Beginnen Sie klein und testen Sie den Erfolg.

Das Entwerfen einer dynamischen Marketingkampagne, die sich in Abhängigkeit vom Verhalten eines Kandidaten ändert, zum Beispiel Öffnungs-, Lese- und Antwortraten, führt mit größerer Wahrscheinlichkeit zum gewünschten Ergebnis. Planen Sie, was wann passiert, je nach dem Grad des Engagements, um in dieser unsicheren Zeit mit dem Aufbau einer soliden Grundlage zu beginnen.

Best Practice: Beginnen Sie mit dem Entwurf Ihrer Strategie. Wer ist Ihre Zielgruppe? Was spricht sie an? Führen Sie ein wenig Online-Recherche über Ihre Kandidaten-Zielgruppe durch, bevor Sie sich eine Story für Ihre Drip-Kampagne ausdenken. Denken Sie darüber nach, Mitarbeiter anzusprechen, die Ihrem Zielprofil entsprechen, um zu sehen, was bei ihnen Anklang finden würde.

Motivieren Sie Ihr Team mit dynamischen Dashboards

Man fühlt sich schnell distanziert von Kollegen und sogar von der Arbeit, wenn man sich von zu Hause aus einloggt. Tragen Sie dazu bei, die Motivation Ihres Teams aufrechtzuerhalten und gleichzeitig die Sichtbarkeit zu gewährleisten, indem Sie interaktive Dashboards bereitstellen, die relevante persönliche und Gruppenkennzahlen anzeigen. Das heißt auch, dass Sie dafür sorgen können, dass niemand auf der Strecke bleibt und Ihr gesamtes Team während der COVID-19-Krise die notwendige Unterstützung erhält.

Überlegen Sie sich, wie Sie Elemente der Gamification in den Prozess einführen können. Auch wenn die Mitarbeiter vielleicht etwas unkonzentrierter oder ängstlicher als gewöhnlich sind, kann ein wenig gesunder Wettbewerb ihnen helfen, sich von dem abzulenken, was gerade vor sich geht.

Bleiben Sie in Kontakt mit Ihren Neueinstellungen

Laut Bersin by Deloitte entscheiden 90 Prozent der neu eingestellten Mitarbeiter innerhalb der ersten sechs Monate nach Aufnahme einer neuen Tätigkeit, ob sie in einem Unternehmen bleiben wollen. Vor diesem Hintergrund ist jetzt der Zeitpunkt gekommen, um mit eingestellten Kandidaten, deren Starttermine sich verzögert haben, in Kontakt zu bleiben. Ob es darum geht, einen Vorsprung durch Papierkram zu gewinnen, ein Willkommensgespräch mit dem neuen Manager zu vereinbaren, Schulungsvideos auszutauschen oder sie mit einem Kollegen oder Mentor zusammenzubringen – es ist eine gute Möglichkeit, neuen Mitarbeitern zu zeigen, dass man sie nicht vergessen hat. COVID-19 ist eine humanitäre Krise, und die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen jetzt mit seinen Mitarbeitern umgeht, wird langfristige Folgen haben.

Eine innovative Onboarding-Lösung kann so konfiguriert werden, dass sie automatisch Erinnerungen an Manager und Kollegen versendet, damit diese mit neu eingestellten Mitarbeitern in Kontakt treten können. Füllen Sie den Kalender des neuen Mitarbeiters mit Schulungsveranstaltungen, organisieren Sie ein virtuelles Treffen und eine Begrüßungsrunde mit dem Rest des Teams und helfen Sie den neuen Mitarbeitern, auch aus der Ferne im Unternehmen anzukommen.

Die Krise bewältigen

Als Branche sprechen wir gerne über agiles Recruiting. Wir alle bereiten uns seit Jahren darauf vor, möglichst schnell auf unvorhergesehene Entwicklungen zu reagieren.

Glücklicherweise reagieren die TA-Teams mit der richtigen HR-Technologie rasch auf die Herausforderung und passen sich an. Ob es darum geht, die Einstellung von Kandidaten zu beschleunigen, einen massiven Zustrom von Bewerbern zu bewältigen, virtuelle Vorstellungsgespräche zu planen oder unmittelbare Neueinstellungen mit bestimmten Qualifikationen durchzuführen: CRM- und ATS-Technologien erweisen sich in diesen unsicheren Zeiten als ein großer Pluspunkt für Unternehmen.

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