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Comment USI favorise l’adaptabilité pour améliorer son processus de gestion de la performance

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Résumé

USI Insurance Services s’est dit que l’heure du changement était venue : passer d’une stratégie de gestion de la performance sur tableur à un système numérique mis en œuvre par Avature. Dans quel but ? Automatiser une démarche manuelle et chronophage, garantir la transparence, s’assurer l’engagement des employés et permettre la collecte de données.

Déployer la stratégie en plusieurs phases leur a permis de rassembler les retours d’expérience lors de la mise en place des différents éléments composant la nouvelle solution de gestion de la performance, de prendre en compte les idées et d’apporter des améliorations, en gardant à l’esprit l’optimisation et la modernisation pour l’avenir tout en restant souple et flexible.

USI Insurance Services

USI possède son siège social à Valhalla, New York. C’est l’une des plus grandes entreprises de consulting et de courtage en assurance du pays, qui compte plus de 200 bureaux et 8 000 employés à travers tout le pays.

La firme américaine propose des solutions de prévoyance et de retraite pour le personnel aux petites entreprises, clients et sociétés du marché intermédiaire. Leur savoir-faire se fonde sur plus de 150 ans d’expérience et conjugue des compétences nationales de pointe à un engagement envers les équipes locales de service.

Les Phases

En gardant à l’esprit les différentes parties prenantes impliquées dans le processus et leur contribution, USI a développé une approche de mise en œuvre par phase au nouveau système de gestion de la performance. Ces différentes étapes ont garanti davantage de souplesse pour les utilisateurs finaux et un processus favorable au feedback.

Phase 1

Dans cette première phase, l’automatisation du processus manuel en place a été la clé. Pendant les trois mois de cette phase, il s’agissait de mettre en place pour la première fois un système de gestion de la performance qui fasse passer l’organisation du tableur à un processus numérique, flexible et transparente.

USI souhaitait transmettre des données pertinentes aux RH et décideurs ainsi qu’améliorer l’engagement des employés et des responsables envers cette nouvelle approche. Le nouveau système représentait un changement radical par rapport aux tableurs, pourtant les employés ont fait une multitude de propositions afin d’améliorer son utilisation.

« De nombreux employés nous ont rapporté des difficultés dans le processus, ils ne savaient pas où cliquer, ne savaient combien de temps cela durer ou comment cela fonctionnait. »

Francesca Di Mattia, Corporate Senior HRIS Analyst, USI.

Pour rendre le nouveau système de gestion de la performance efficace, Francesca Di Mattia a fait appel au feedback des différentes parties prenantes à l’issue de la phase 1. Afin de solidifier l’assise du système, USI s’est aperçu que les parties prenantes souhaitaient une simplification et une amélioration de la recherche d’informations et de l’image de marque.

« Les employés, nos clients directs, se sont exprimés très clairement sur les axes d’améliorations envisageables. Nous avons donc pris note de leurs suggestions et les avons intégrées dans le système. »

Francesca Di Mattia, Corporate Senior HRIS Analyst, USI.

Phase 2

Fort de la richesse du feedback collecté en phase 1, cette seconde étape a permis une meilleure prise en main du système de gestion de la performance et les parties prenantes ont pu se concentrer davantage sur les objectifs, l’évaluation et la création de feedback. L’équipe HRIS a également créé des guides et supports de formation, a collaboré avec les RH pour mener des démonstrations en direct et des webinaires pour mieux comprendre le système et les processus en place.

Francesca nous explique : « Notre partenariat avec les RH nous a permis d’effectuer des formations et des démonstrations en direct pour soutenir leurs équipes. Cela permet réellement à chacun de mener à bien ses missions. »

Francesca Di Mattia, Corporate Senior HRIS Analyst, USI.

Phase 3

La pandémie n’a pas arrêté USI ! En effet, leur approche agile centrée sur les objectifs s’est révélée utile en raison du changement des priorités durant cette période riche d’enjeux.

L’une des améliorations principales apportées lors de la phase 3 a été la possibilité de dupliquer les objectifs existants pour l’année suivante. Ceci a permis aux employés et aux responsables de gagner un temps précieux lorsque les priorités et les objectifs devaient être revus régulièrement.

Phase 4

Les évaluations constituent le cœur de cette phase. Grâce à la création du système de gestion de la performance et à la plate-forme Avature, USI va pouvoir s’appuyer sur une forme d’évaluation en continu, bien que le visuel soit encore en cours de conception.

C’est une approche entièrement personnalisée. Cette phase, qui est encore en cours de mise en œuvre, repose sur la flexibilité pour soutenir les responsables et les employés. S’adapter à leurs besoins est la clé de voûte de ce système.

« Nous prévoyons d’utiliser le système pour encourager et faciliter la mise en place d’un processus d’évaluation beaucoup plus complémentaire. Il est facile pour les responsables de se concentrer sur leurs tâches, de supposer que tout va bien pour le reste de l’équipe et d’oublier d’effectuer des évaluations de façon plus régulière. »

Helen Keating, HRIS Director, USI

Pour conclure…

La mise en œuvre de cette nouvelle approche de gestion de la performance en partant de zéro n’est pas simple. Grâce au soutien d’Avature, USI a pu former un partenariat qui a permis la réalisation de leur vision, des mises en œuvre graduelles et la priorité au feedback des parties prenantes pour l’amélioration constante.

USI poursuit son chemin, maintient la flexibilité, l’agilité et la configuration au cœur de son dispositif. La vision de leur futur système de gestion de la performance est à portée de main.

Ce témoignage a été publié initialement dans le rapport de Josh Bersin en 2021 : « La gestion de la performance post-pandémie ». Téléchargez votre exemplaire en cliquant sur ce lien.

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