Résumé
En 2022, une société de services professionnels basée aux États-Unis a réussi à entrer en contact avec 400 étudiants lors de plus de 50 événements de recrutement universitaires. Bien que ce résultat soit le fruit d’une stratégie de recrutement soigneusement élaborée pour les postes à temps plein et les stages sur le campus, tout ne s’est pas toujours déroulé sans encombre.
Il y a encore quelques années, l’équipe devait faire face à de nombreuses lacunes, notamment en raison d’un processus fortement manuel et d’un manque de visibilité. Après l’établissement d’un appel d’offres minutieux, l’entreprise s’est associée à Avature afin de numériser le recrutement des candidats à l’université, de centraliser les données recueillies et les feedbacks, et d’engager les talents universitaires de façon bien plus personnalisée.
Le défi
L’incapacité à enregistrer et à suivre les personnes que l’entreprise avait rencontrées et avec lesquelles elle s’était entretenue représentait l’une des principales problématiques avant l’implémentation d’Avature, problème aggravé par le volume important de recrutement des candidats à l’université. Les équipes avaient recours à des feuilles de calcul, des CV sur papier et des feuilles d’évaluation d’entretien, qu’il fallait scanner puis placer dans des dossiers sur ordinateur.
Ce processus manuel était extrêmement chronophage et source d’erreurs. Pire encore, il était loin d’offrir une visibilité en temps réel à l’ensemble de l’équipe, obligeant les recruteurs à chercher au sein d’innombrables dossiers et e-mails les informations dont ils avaient besoin. Résultat ? Ils rataient souvent l’occasion d’envoyer des communications personnalisées ou finissaient par demander aux étudiants des informations qu’ils avaient déjà fournies.
Toutefois, les inconvénients ne se limitaient pas aux tâches et aux interactions sur les campus. Le secteur de la comptabilité étant par exemple très concurrentiel, l’entreprise recrute jusqu’à deux ans à l’avance. Ainsi, l’équipe devait être en mesure de stocker les informations relatives aux étudiants pour le recrutement futur et de les faire réapparaître rapidement pour initier ou reprendre l’engagement. Cependant, l’absence d’une base de données centralisée rendait cette tâche extrêmement difficile.
Outre les problèmes de visibilité, l’absence de processus bien définis et cohérents freinait également les progrès.
Afin d’atteindre et d’entrer en contact avec les meilleurs étudiants tout en améliorant l’efficacité de l’équipe, l’entreprise s’est mise en quête d’une solution. Après avoir comparé trois fournisseurs et évalué la possibilité de développer un système en interne, Avature s’est imposé comme la meilleure option en raison de ses capacités globales, de ses fonctionnalités de reporting, de sa convivialité et de son coût.
Évaluer et améliorer les domaines critiques de votre stratégie
Avant l’implémentation d’Avature, les membres de l’équipe chargée du recrutement des candidats à l’université ont examiné attentivement la manière dont ils accomplissaient leurs tâches. Ils ont également analysé les expériences des différentes parties prenantes, des recruteurs aux ambassadeurs des campus en passant par les candidats.
D’après les axes d’amélioration identifiés, ils ont adapté le système Avature pour les aider à atteindre leurs objectifs et répondre à leurs exigences.
La présence d’une personne d’Avature chargée de l’implémentation s’est avérée essentielle pour nous guider tout au long du processus et en assurer la réussite. Elle a su nous éclairer sur le fonctionnement du système ainsi que sur la manière dont il pouvait nous assister. »
National Campus Recruiter
Définition du processus de bout en bout
Dans la mesure où les membres de l’équipe de recrutement ne disposaient pas de processus concrets, ils sont parvenus après discussions à convenir d’un langage commun pour aller de l’avant. Les processus nouvellement définis ont été concrétisés par Avature à l’aide des éléments suivants :
- Attribution de rôles spécifiques aux différents membres de l’équipe en fonction de leur utilisation du système
- Configuration des workflows dédiés à ces rôles
- Création de check-lists comportant les tâches à accomplir avant et après un événement
Évolutivité et visibilité
L’époque des « feuilles de papier qui volent partout » étant devenue de l’histoire ancienne, l’entreprise s’appuie désormais sur Avature pour enregistrer numériquement les données relatives aux candidats. Cela a permis à l’équipe de gérer de manière fluide d’immenses quantités d’informations sur les étudiants tout en s’assurant d’offrir à chaque membre de l’équipe de la visibilité sur les mêmes données en temps réel.
Sur place notamment, les recruteurs et les ambassadeurs des campus se servent de l’application mobile de gestion des événements d’Avature pour recueillir les informations des étudiants au fur et à mesure des échanges. Les membres de l’équipe peuvent ensuite continuer à suivre et évaluer les candidats au sein de l’application.
L’entreprise utilise également l’application pour les entretiens sur les campus et dans ses locaux, mais a adapté la partie évaluation en fonction du processus d’entretien. Cela permet de recueillir tous les feedbacks directement dans Avature, ce qui les rend visibles et accessibles à tous, notamment aux membres de l’équipe qui ne sont pas présents sur place.
Ce que nous avons le plus apprécié, c’est l’utilisation de l’iPad par nous-mêmes et le fait qu’il fasse partie de l’échange. Lorsque nous nous adressons aux étudiants, nous ne souhaitons pas donner l’impression que nous nous contentons de parcourir une liste. Nous ne voulons pas que la technologie nous fasse oublier que le recrutement est avant tout une affaire de relations. »
National Campus Recruiter
Communication
La concurrence pour attirer l’attention des étudiants lors des salons de l’emploi est énorme, c’est pourquoi les organisations doivent battre le fer pendant qu’il est encore chaud afin de marquer les esprits durablement. Pour ce faire, l’entreprise exploite l’automatisation et les modèles d’e-mail d’Avature pour envoyer un e-mail de remerciement à l’ensemble des étudiants qu’ils rencontrent dans les 24 heures suivant l’événement.
Cependant, dans la mesure où les e-mails automatisés peuvent parfois sembler impersonnels, l’équipe a pris le temps de personnaliser les modèles en y incorporant des messages adaptés aux circonstances. Par exemple, pour inviter les étudiants à un autre événement connexe ou à un entretien de suivi, voire pour leur faire savoir qu’ils ne progresseront pas dans le processus.
Événements informels
Des « mardis tacos » au jeu télévisé Jeopardy, en passant par les « déjeuners-ateliers », l’entreprise est en permanence à la recherche de moyens créatifs visant à établir des relations plus étroites avec les étudiants et à leur présenter la culture d’entreprise.
Plutôt que d’avoir recours à des feuilles d’inscription manuscrites, l’équipe construit des pages d’arrivée dédiées avec le système de gestion de contenu (CMS) d’Avature. Ces pages d’arrivée leur permettent d’être plus stratégiques dans les données qu’ils recueillent auprès des étudiants. Par exemple, ils vérifient désormais si les candidats sont intéressés par des stages ou des emplois à temps plein.
Grâce à ces données, les membres de l’équipe peuvent enrichir le profil de chaque étudiant, ce qui facilite l’engagement avec eux de manière significative pour l’avenir.
Adapter votre approche pour engager la génération Z
Dans la mesure où la génération Z représente une part de plus en plus importante de la main-d’œuvre de l’entreprise, l’équipe a adapté son approche de l’engagement pour trouver un véritable écho auprès de cette génération sur les campus.
Prenant en considération les caractéristiques clés de la génération Z, telles que le fait qu’elle représente la première génération née à l’ère du numérique, qu’elle valorise la sécurité, qu’elle a besoin que l’on s’occupe d’elle et qu’elle se soucie de l’impact social, l’entreprise a mis en œuvre les tactiques suivantes :
- Clarification du parcours professionnel afin que les candidats soient conscients des opportunités professionnelles offertes par l’entreprise.
- Développement d’une approche de communication axée sur le mobile grâce à Avature. Comme pour les modèles d’e-mail, ils disposent de modèles SMS qu’ils envoient peu de temps après avoir rencontré les étudiants ou comme rappel avant un événement ou un entretien afin d’optimiser l’engagement.
- Promotion de l’authenticité et de la personnalisation. Lorsqu’ils créent des modèles d’e-mail ou de message, ils font en sorte que le professionnalisme prenne le dessus sur l’automatisation.
- Présence active sur les réseaux sociaux en partageant les témoignages des employés, en particulier ceux des nouvelles recrues ou des membres de la génération Z au sein de l’entreprise. L’entreprise publie également des vidéos avec un contenu pertinent afin de promouvoir les événements à venir, y compris des bêtisiers !
- Réévaluation de l’impact social de l’entreprise et promotion de son engagement envers la communauté sur le site Web ou les réseaux sociaux.
Rester à l’affût des possibilités d’amélioration
Ce qui a commencé par le projet « construisons une base de données pour les années à venir » s’est transformé en une stratégie de recrutement des candidats à l’université, pilotée par Avature et qui se développe. Aujourd’hui, l’entreprise souhaite continuer à tirer parti des capacités d’Avature pour atteindre trois objectifs :
Recueillir des données analytiques
Mise au défi par la direction, l’équipe a développé son modèle de données personnalisé et créé des champs supplémentaires dans Avature pour recueillir plus de renseignements sur les « embauches réussies ». L’objectif consiste à analyser ces informations et à prédire les prochains « candidats phares ».
Bien que ce projet nécessite la collecte d’informations pendant encore quelques années, l’équipe chargée du recrutement des candidats à l’université a d’ores et déjà analysé les données dans l’objectif d’améliorer l’efficacité du programme. En incorporant une note dans les évaluations des personnes chargées des entretiens, par exemple, l’équipe peut identifier des tendances dans la qualité des recrutements. Forte de ces résultats, l’entreprise peut mixer les binômes chargés des entretiens afin d’encourager l’apprentissage ou de renforcer la formation si nécessaire.
Améliorer la communication avec les candidats
Un autre objectif de l’équipe vise à optimiser sa stratégie de communication. Dernièrement, il leur a été difficile de recevoir des informations par e-mail en temps voulu de la part des étudiants. En revanche, ils ont constaté que les candidats répondent plus rapidement lorsqu’ils sont contactés par SMS.
Comme l’équipe tire déjà parti des fonctionnalités d’envois de SMS d’Avature, elle cherche maintenant à migrer d’autres points de contact, tels que les demandes d’informations complémentaires, vers les SMS également. Cela leur permettrait de tirer parti du temps considérable que les étudiants passent sur leur téléphone.
Travailler en partenariat avec l’équipe de recrutement de candidats avec expérience
Même si deux équipes distinctes gèrent le recrutement des candidats à l’université et celui des candidats avec expérience, l’entreprise souhaite utiliser Avature comme base de données commune. Cette approche pourrait permettre de découvrir une nouvelle source intéressante de candidats pour l’équipe chargée du recrutement des candidats avec expérience, qui pourra évaluer si les candidats ayant rejeté l’entreprise par le passé pourraient désormais être intéressés par un changement de carrière.
Nous vivons dans un environnement qui évolue rapidement dans le domaine du recrutement. La lutte pour les talents s’intensifie, il est donc important de continuer à adapter et à améliorer notre stratégie. »
National Campus Recruiter
Pour conclure…
De la transition vers le numérique à la refonte de ses opérations de recrutement lors d’événements, en passant par la recherche constante de nouvelles opportunités d’optimisation, l’entreprise tire pleinement parti d’Avature pour maintenir une stratégie de recrutement des candidats à l’université équilibrée et évoluant en permanence. De plus, ses tactiques visant à se rapprocher des nouvelles générations et son ambition d’utiliser l’analyse prédictive pour améliorer ses futures stratégies de recrutement soulignent sa forte volonté d’amélioration continue.
En associant une vision d’innovation permanente à une plateforme configurable telle qu’Avature, l’entreprise reste agile pour continuer à attirer les talents étudiants qui lui sont essentiels pour atteindre ses objectifs commerciaux.
