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AvatureUpfront Digital – EU 2020 : Leçons clés et points à retenir

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Il n’est pas facile de récapituler l’effervescence des cinq jours de perspectives et d’enseignements RH de la conférence AvatureUpfront Digital – EU 2020. Cependant, tout comme nous l’avons fait avec le sommet virtuel en Chine en août et le sommet numérique en Australie en octobre, tâchons de faire de notre mieux.

L’événement, qui a rassemblé plus de 250 participants, a présenté un impressionnant panel d’intervenants et a été animé par certains des plus grands noms de la région tels que Deutsche Bahn et Baloise. La feuille de route d’Avature a également été présentée, avec une visite guidée des dernières fonctionnalités et mises à jour d’Avature ; mais aussi le suivi technique Avature et les sessions de certification des spécialistes Avature pour ceux qui souhaitent aller encore plus loin dans la plate-forme et explorer son système central. Nous avons même eu l’occasion d’écouter Dimitri Boylan, fondateur et PDG d’Avature, discuter des tendances en matière de talents au sein du marché actuel avec l’initié RH William Tincup.

Nous avons décidé de mettre en lumière les thèmes prédominants que nous avons rassemblés dans les couloirs virtuels, afin de vous donner un petit aperçu de ce que vous avez manqué. C’est parti.

L’agilité pourrait bien sauver la mise

Soyons honnêtes :  2020 a pris tout le monde au dépourvu. S’essayer à prédire l’avenir semble alors assez futile. Cependant, nous pouvons développer des stratégies pour faire face à des scénarios incertains, et tout débute par la découverte d’outils qui proposent agilité et flexibilité et, par conséquent, s’adaptent aux conditions dans lesquelles votre entreprise peut se retrouver. Dans l’un de ses derniers rapports, l’expert de l’industrie Josh Bersin a plaidé en faveur de la solution d’Avature pour y parvenir : « Maintenant qu’Avature a étendu ses activités à tous les domaines de l’acquisition de talents (depuis le sourcing jusqu’aux entretiens vidéo, en passant par la planification, l’accueil et même la mobilité interne des talents), leur plate-forme s’est imposée comme l’une des plus adaptables du marché. »

Il n’est donc vraiment pas surprenant que l’agilité d’Avature se soit retrouvée sur toutes les lèvres lors de l’UE Upfront. Specsavers, par exemple, entonne les louanges depuis un certain temps déjà de cet attribut Avature. Au cours de cette édition, Kenneth Renneberg, Head of Recruitment Data & Systems au sein de l’entreprise, a examiné les problématiques de la nouvelle réalité, les changements structurels de son entreprise et comment Avature offre tout simplement des possibilités.

En tant que plus grande chaîne d’optique familiale au monde, Specsavers est actuellement présente dans 10 pays en Europe, opérant dans cinq langues. Leur relation avec Avature a débuté en 2015 et n’a cessé d’évoluer grâce à la nature personnalisable de la plate-forme. Au début de l’année 2020, l’entreprise avait plusieurs défis à relever, principalement la création d’un workflow de cycle de vie qui identifiait les professionnels, de l’étudiant au jeune diplômé qui travaille dans une boutique pour devenir collaborateur (outre la mise en œuvre d’un plan de communication et d’un workflow avec conformité au RGPD connexe). Ainsi, lorsque la pandémie avait atteint son pic, même s’ils ont été contraints de geler les embauches, ils ont su mettre à profit leur temps libre pour « nettoyer le système » et adopter les changements de façon fluide.

Dans le cas de l’autorité monétaire la plus importante de la zone euro, Avature était le partenaire idéal pour créer un système de notation interne automatisé qui les aiderait à effectuer le suivi des KPI clés liés à la diversité, tout en étant transparent pour les candidats sur leurs métriques. La stratégie de pluralité des genres de l’entreprise remonte à 2013, lorsque seulement 17 % des postes de direction dans leur structure étaient occupés par des femmes. Même si les progrès étaient significatifs à l’aube de 2019 (passant alors à 30 %), leur souhait était de voir ce nombre croître encore plus. Ainsi, en octobre dernier, l’entreprise a abandonné son processus de filtrage de CV obsolète via Excel pour le remplacer par le système Avature, où le reporting (en particulier le reporting agrégé) est désormais également réalisé, avec toutefois une réduction considérable du biais d’ancrage.

Avature a également aidé l’entreprise à automatiser ses mesures de transparence tout au long du processus de recrutement. Les candidats rejetés reçoivent désormais des informations spécifiques derrière chaque décision, et chaque processus aboutit par un rapport complet qui leur fournit des informations précises sur les conditions d’évaluation. Pour toute entreprise, de telles mises en œuvre auraient été un défi considérable, mais dans la mesure où la banque fait l’objet d’une surveillance accrue en tant qu’institution publique, les workflows ont également dû être configurés pour être conformes à des politiques strictes. Dès lors, l’adaptabilité d’Avature a occupé une place centrale : « nos processus ont davantage de contrôles que d’autres institutions », a expliqué Sonia Cuchillo-Palencia, Senior Talent Acquisition Partner de l’entreprise. « Mais c’était formidable de voir à quel point Avature était suffisamment flexible pour s’adapter à nos besoins. Grâce à la flexibilité de l’outil, nous avons réussi à créer un workflow parfaitement conforme à nos politiques et nos règles ».

Un autre exemple de l’adaptabilité en œuvre d’Avature a été présenté par Craig Sweeney, SVP Global Strategic Solutions chez Wilson HCG, Mark Duffin, Director of Global Implementation & Solutions chez Wilson HCG, et Jason Carter, Associate Director EMEA Talent Acquisition chez Astellas Pharma. Ensemble, ils ont expliqué comment l’union des forces a rendu possible le développement de l’entreprise pharmaceutique, pourtant en pleine pandémie mondiale.

Les principaux moteurs derrière l’expansion d’Astellas Pharma étaient de créer une fonction de gestion des talents centralisée avec une perspective mondiale, et de fonctionner comme une organisation mondiale comptant plus de 4 700 employés plutôt que comme des entités distinctes, tout en tirant parti de la technologie afin d’améliorer l’expérience utilisateur, d’automatiser les processus, et d’améliorer l’efficacité des processus au sein de l’acquisition de talents.

Le volet technologique de l’ensemble de l’opération a été effectué par Avature. Il en est résulté un déploiement mondial rapide et efficace qui a permis des variations dans les workflows par région, des capacités linguistiques étendues et une expérience utilisateur final optimisée à la fois pour les responsables du recrutement et les candidats. Mark Duffin a expliqué : « La plate-forme technologique puissante d’Avature accélère les processus tout en améliorant la conformité. Depuis les barrières linguistiques jusqu’aux cultures contrastées en passant par la réglementation locale, la flexibilité et l’agilité se sont avérées essentielles pour la réussite du déploiement ».

Montrez à vos employés que vous les appréciez

Avec le contexte du gel des embauches et des congés sans solde au cours de la pandémie, les leaders du marché se mettent désormais à optimiser leur main-d’œuvre existante et recherchent des méthodes pour un meilleur engagement de leurs employés. Les programmes de mobilité interne, les recommandations et les évaluations peuvent non seulement responsabiliser vos employés face au changement, mais peuvent également à l’avenir offrir un avantage concurrentiel aux entreprises.

Pour l’entreprise suisse Baloise, fournisseur de solutions d’assurance, l’année 2020 a été l’occasion idéale de stimuler l’activité de cooptation conjointement avec Avature, en rompant avec les codes traditionnels des recommandations. Timm Suess, Talent Acquisition & Analytics Manager chez Baloise, a expliqué comment l’entreprise, en partant de son programme de recommandation d’employés qui était largement méconnu de la majorité de ses effectifs, a fini par réaliser 25 % de l’ensemble des embauches via ce canal.

Le secret ? Sans doute le souci du détail derrière l’instauration du programme, un mélange impressionnant d’entretiens avec d’anciens candidats recommandés, de recherches sur des économistes du comportement et d’analyse comparative avec d’autres entreprises. Il faut bien entendu également évoquer la solide campagne de marketing qui a été lancée afin de promouvoir le programme. Mais Tim n’hésite pas à souligner l’importance de faire appel à Avature pour une mise en œuvre réussie, ce qui a permis une intégration complète dans leur marché de l’emploi interne, ainsi qu’un workflow personnalisé et efficace qui a considérablement surpassé leur précédent processus qui était bien plus manuel.

Siegfried, pour sa part, a fait appel à Avature pour faire évoluer leur approche des évaluations des employés. L’objectif étant d’abandonner leur approche obsolète, rigide et fondée sur des feuilles de calcul, pour évoluer vers un framework de gestion de la performance flexible, hautement configurable et multilingue. Comme l’a expliqué Katharina Karpf, Senior HR Project Manager de l’entreprise, jusqu’en 2019, les objectifs, les évaluations de la performance et les calculs des facteurs de bonus étaient documentés sur un fichier Excel, avec des problématiques allant du manque de contrôle des processus et de traçabilité à l’absence de possibilités de reporting et de normalisation. Avature a proposé une solution personnalisée qui reflétait le processus existant, mais en le traduisant en un outil Web plus robuste dans lequel les données sont facilement accessibles et peuvent être développées et mises à l’échelle au fur et à mesure de la croissance de l’entreprise.

N’hésitez plus. Automatisez

Alors que les parties prenantes du secteur des talents cherchent à optimiser leurs initiatives en matière de sourcing, de sélection, de segmentation et de communication candidat pendant la pandémie et pour l’avenir, le recours à l’automatisation est de plus en plus important pour tirer le meilleur parti des ressources limitées disponibles. Des entreprises telles que Deutsche Bahn ont été à la fine pointe de ce type d’évolution, trouvant constamment des moyens d’améliorer le recrutement. L’UE Upfront a constitué l’occasion idéale pour présenter leur nouvelle expérience d’accueil, une solution Avature unique, entièrement personnalisée et automatisée pour accompagner approximativement plus de 18 000 nouvelles recrues par an.

Deutsche Bahn utilise depuis 2017 une solution Avature mondiale pour le recrutement, déployée dans environ 40 pays, avec une expérience candidat primée et des workflows automatisés pour l’envoi d’e-mails, formulaires, mises à jour de statut et bien plus encore. Leur expérience d’accueil a néanmoins pris du retard. Ils ont constaté qu’ils avaient besoin d’un outil pour tenir leurs nouvelles recrues informées et engagées au cours du processus d’embauche et d’accueil, tout en facilitant et en optimisant le travail du manager. Ils ont également établi que, compte tenu du fait qu’ils comptaient accueillir près de 100 000 recrues au cours des prochaines années, l’automatisation représentait une priorité absolue.

Il en est résulté une plate-forme intégrée qui a numérisé leur accueil et généré une transition fluide depuis le recrutement jusqu’à l’accueil. Qui plus est, Deutsche Bahn a de grands projets pour le portail d’accueil à l’avenir, notamment l’intégration des tâches et des demandes de complétion de formulaires, le partage des documents téléchargés par les managers et la présentation des dernières actualités de l’entreprise.

Conclusion

AvatureUpfront Digital – UE 2020 était officiellement notre dernier événement de l’année 2020. Même si cette année fut difficile pour tous, il est bon de savoir qu’il existe toujours de grandes sources d’inspiration pour élaborer des stratégies, afin de faire face aux défis qui peuvent nous attendre demain. L’incertitude semble être devenue la norme, mais heureusement, des événements comme celui-ci peuvent nous rappeler que la prospérité est toujours envisageable en 2021.

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