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AvatureUpfront Digital – EU 2020: Wichtige Lektionen und Erkenntnisse

Es ist nicht einfach, das fünftägige Event für HR-Insights – die AvatureUpfront Digital – EU 2020 – zusammenzufassen. Aber, wie schon beim Virtual Summit in China im August und beim Digital Summit in Australien im Oktober, wollen wir Ihnen die vielen spannenden Erkenntnisse nicht vorenthalten.

Die Veranstaltung, die über 250 Teilnehmer zählte, präsentierte ein beeindruckendes Programm, angeführt von einigen der größten Namen in der Region wie der Deutschen Bahn und der Baloise. Außerdem gab es die Avature Roadmap, eine geführte Tour durch die neuesten Funktionen und Updates von Avature; den Avature Technical Track und die Avature Specialist Certificacion Sessions für diejenigen, die noch tiefer in die Plattform und ihr Kernsystem eintauchen wollten. Es gab sogar die Gelegenheit, Dimitri Boylan, Avature-Gründer und CEO, dabei zuzusehen, wie er mit dem HR-Insider William Tincup über Talent-Trends auf dem heutigen Markt sprach.

Wir haben uns entschlossen, einige der wichtigsten übergreifenden Themen hervorzuheben, die wir in den virtuellen Räumen gesammelt haben, und Ihnen eine kleine Übersicht über das zu geben, was Sie verpasst haben.

Los geht‘s.

Agilität kann der Retter in der Not sein.

Seien wir ehrlich: 2020 hat uns alle überrumpelt. Und so sehr wir uns auch bemühen, es scheint ziemlich aussichtslos zu sein, vorherzusagen, was in der Zukunft kommen mag. Wir können jedoch Strategien entwickeln, um mit unsicheren Szenarien umzugehen. Alles beginnt damit, Tools zu finden, die Agilität und Flexibilität bieten und sich daher an alle Bedingungen anpassen, in denen sich Ihr Unternehmen befinden mag. In einem seiner letzten Berichte hat der Brancheninsider Josh Bersin Avature als eine solche Lösung angepriesen: „Nachdem Avature nun in alle Bereiche der Talentakquise (von Sourcing über Videointerviews bis hin zu Terminplanung und Onboarding und sogar interner Talentmobilität) vorgedrungen ist, hat es sich als eine der anpassungsfähigsten Plattformen auf dem Markt erwiesen.“

Es ist also keine Überraschung, dass die Agilität von Avature eines der wichtigsten Schlagworte auf der EU Upfront war. Specsavers – um nur ein Beispiel zu nennen – weist schon seit geraumer Zeit auf diese Eigenschaft von Avature hin. Hierbei beleuchtet Kenneth Renneberg, Head of Recruitment Data & Systems des Unternehmens, die Herausforderungen der neuen Realität, die strukturellen Veränderungen seines Unternehmens – und wie Avature das alles ermöglicht.

Als weltweit größte Optikerkette in Familienbesitz ist Specsavers derzeit in 10 Ländern in Europa vertreten und arbeitet in fünf verschiedenen Sprachen. Ihre Beziehung zu Avature begann 2015 und hat sich dank der anpassbaren Plattform ständig weiterentwickelt. Anfang 2020 hatte das Unternehmen mehrere Herausforderungen zu bewältigen. Dazu gehörte unter anderem die Erstellung eines Lebenszyklus-Workflows, der Fachkräfte vom Studierenden über den frischgebackenen Hochschulabsolventen bis hin zur Arbeit in einer Filiale und zum Partner verfolgt (plus die Implementierung eines Kommunikationsplans und eines angehängten DSGVO-Compliance-Workflows). Als die Pandemie also in vollem Gange war, nutzten sie, obwohl sie einen Einstellungsstopp verhängen mussten, die freie Zeit, um „das System aufzuräumen“ und Änderungen nahtlos einzuführen.

Im Fall der wichtigsten Währungsbehörde der Eurozone war Avature der ideale Partner für den Aufbau eines automatisierten internen Scoring-Systems, das ihnen half, die wichtigsten KPIs in Bezug auf Diversität im Auge zu behalten und gleichzeitig für die Kandidaten transparent zu sein, was ihre Kennzahlen angeht. Die Gender-Diversity-Strategie des Unternehmens geht auf das Jahr 2013 zurück, als nur 17 Prozent der Führungspositionen mit Frauen besetzt waren. Und obwohl sie bis zum Jahr 2019 deutliche Fortschritte gemacht haben (Steigerung auf 30 Prozent), wollten sie diese Zahl noch weiter erhöhen. Deshalb haben sie im Oktober letzten Jahres ihren Prozess der Lebenslauf-Sichtung von einem veralteten Excel-System auf das Avature-System umgestellt, mit dem nun auch das Reporting (insbesondere das Aggregat-Reporting) erfolgt, was zu einer erheblichen Reduzierung von Verzerrungen führt.

Avature half dem Unternehmen außerdem dabei, seine Transparenzmaßnahmen während des gesamten Recruiting-Prozesses zu automatisieren. Abgelehnte Kandidaten erhalten nun individuelle Informationen hinter jeder Entscheidung und jeder Prozess gipfelt in einem vollständigen Bericht, der ihnen Details darüber liefert, wie genau sie bewertet wurden. Für jedes Unternehmen wären solche Implementierungen eine große Herausforderung gewesen, aber da die Bank als öffentliche Einrichtung unter verschärfter Beobachtung steht, mussten die Workflows auch so konfiguriert werden, dass sie mit strengen Richtlinien übereinstimmen. Daher stand die Anpassungsfähigkeit von Avature im Vordergrund: „Unsere Prozesse werden strenger kontrolliert als bei anderen Institutionen“, so Sonia Cuchillo-Palencia, Senior Talent Acquisition Partner des Unternehmens. „Aber es war großartig zu sehen, wie flexibel Avature war, um sich an unsere Bedürfnisse anzupassen. Dank der Flexibilität des Tools ist es uns gelungen, einen Workflow zu erstellen, der vollständig auf unsere Richtlinien und Regeln abgestimmt ist.“

Ein weiteres Beispiel für die Anpassungsfähigkeit von Avature in der Praxis wurde von Craig Sweeney, SVP Global Strategic Solutions bei Wilson HCG, Mark Duffin, Director of Global Implementation & Solutions bei Wilson HCG, und Jason Carter, Associate Director EMEA Talent Acquisition bei Astellas Pharma, präsentiert. Gemeinsam erklärten sie, wie sie mit vereinten Kräften die Expansion des Pharmaunternehmens ermöglichten – und das mitten in einer weltweiten Pandemie.

Die Hauptgründe für die Expansion von Astellas Pharma waren die Schaffung einer zentralisierten Talentfunktion mit einer globalen Denkweise und das Agieren als eine globale Organisation mit über 4.700 Mitarbeitern statt als separate Einheiten. Gleichzeitig wurden Technologien zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit, zur Automatisierung von Prozessen und zur Steigerung der Effizienz innerhalb der Talentakquise eingesetzt.

Der technische Teil des gesamten Verfahrens wurde von Avature übernommen. Das Ergebnis war ein schneller und effektiver globaler Rollout, der Variationen in den Workflows je nach Region, eine umfassende Berücksichtigung der Sprache und eine optimierte Endbenutzererfahrung sowohl für Hiring-Manager als auch für Kandidaten ermöglichte. „Die robuste Technologieplattform von Avature beschleunigt die Prozesse und erhöht gleichzeitig die Compliance“, so Duffin. „Von Sprachbarrieren über unterschiedliche Kulturen bis hin zu lokalen Vorschriften – Flexibilität und Agilität waren der Schlüssel zu einem erfolgreichen Rollout.“

Zeigen Sie Ihrer Belegschaft Ihre Anerkennung

Vor dem Hintergrund des Einstellungsstopps und der Beurlaubungen während der Pandemie, maximieren die Marktführer nun ihre bestehende Belegschaft und suchen nach Möglichkeiten, ihre Mitarbeiter besser einzubinden. Interne Mobilitätsprogramme, Empfehlungen und Beurteilungen können nicht nur Ihre Mitarbeiter angesichts des Wandels stärken, sondern auch einen Wettbewerbsvorteil für Unternehmen in der Zukunft darstellen.

Für den Schweizer Versicherungsdienstleister Baloise war das Jahr 2020 die perfekte Gelegenheit, die Empfehlungsaktivität mithilfe von Avature auszubauen, indem man mit den traditionellen Empfehlungskonventionen brach. Timm Suess, der Talent Acquisition & Analytics Manager des Unternehmens, erläuterte, wie das Unternehmen von einem Mitarbeiterempfehlungsprogramm, das der Mehrheit der Belegschaft weitgehend unbekannt war, zu einem beeindruckenden Anteil von 25 Prozent aller Einstellungen kam, die über diesen Kanal erfolgten.

Das Geheimnis? Vielleicht die Liebe zum Detail, die hinter der Entstehung des Programms steckt, eine beeindruckende Mischung aus Interviews mit ehemaligen Empfohlenen, Recherchen über Verhaltensökonomen und Benchmarking mit anderen Unternehmen. Man sollte auch die starke Marketingkampagne berücksichtigen, die sie gestartet haben, um das Programm zu bewerben. Suess betont jedoch, wie wichtig der Einsatz von Avature für die erfolgreiche Implementierung war, die eine vollständige Integration in den internen Stellenmarkt und einen benutzerdefinierten, effizienten Workflow ermöglichte, der den vorherigen, eher manuellen Prozess deutlich übertraf.

Das Unternehmen Siegfried wiederum nutzt Avature, um seinen Ansatz für Mitarbeiterbeurteilungen von einem veralteten, starren und auf Tabellenkalkulationen basierenden Ansatz zu einem flexiblen, hochgradig konfigurierbaren und mehrsprachigen Performance-Management-Framework weiterzuentwickeln. Wie Katharina Karpf, Senior HR Project Manager im Unternehmen, erklärte, wurden bis 2019 Ziele, Leistungsbeurteilungen und Bonusfaktorberechnungen in einem Excel-Dokument dokumentiert, wobei die Herausforderungen von mangelnder Prozesskontrolle und Nachvollziehbarkeit bis hin zu fehlenden Berichtsmöglichkeiten und Standardisierung reichten. Avature bot eine maßgeschneiderte Lösung an, die den bestehenden Prozess widerspiegelt, aber durch die Umsetzung in ein robusteres webbasiertes Tool, in dem die Daten leicht zugänglich sind, kann es weiterentwickelt und skaliert werden, wenn das Unternehmen wächst.

Zögern Sie nicht. Automatisieren Sie

Da die Talentverantwortlichen während der Pandemie und auch in Zukunft bestrebt sind, das Sourcing, Screening, die Segmentierung sowie Kommunikation mit den Kandidaten zu optimieren, wird der Einsatz von Automatisierung immer wichtiger, um das Beste aus den begrenzten Ressourcen zu machen. Unternehmen wie die Deutsche Bahn sind Vorreiter dieser Art von Entwicklung und finden ständig neue Wege, das Recruiting zu verbessern. Die EU Upfront war die ideale Gelegenheit, das neue Onboarding-Erlebnis zu präsentieren, eine einzigartige, vollständig angepasste und automatisierte Avature-Lösung, die mehr als geschätzte 18.000 Neueinstellungen pro Jahr begleitet.

Die Deutsche Bahn nutzt seit 2017 eine globale Avature-Lösung für das Recruiting, die in rund 40 Ländern ausgerollt wurde. Sie bietet ein preisgekröntes Kandidatenerlebnis und automatisierte Workflows für E-Mails, Formulare, Status-Updates und mehr. Aber ihre Onboarding-Erfahrung hinkte hinterher. Sie kamen zu dem Schluss, dass sie ein Tool benötigten, um ihre neuen Mitarbeiter während des Einstellungs- und Onboarding-Prozesses zu informieren und einzubinden, dabei aber gleichzeitig die Arbeit der Manager zu erleichtern und zu optimieren. Sie stellten außerdem fest, dass sie angesichts der Tatsache, dass sie in den kommenden Jahren fast 100.000 neue Mitarbeiter einstellen möchten, so viel Automatisierung wie möglich benötigten.

Das Ergebnis war eine integrierte Plattform, die das Onboarding digitalisierte und einen nahtlosen Übergang vom Recruiting zum Onboarding ermöglichte. Darüber hinaus hat die Deutsche Bahn große Pläne für das Willkommensportal. Darunter die Integration von Aufgaben und Formularen, die Freigabe von Dokumenten, die von Managern hochgeladen wurden, und die Präsentation der neuesten Unternehmensnachrichten.

Fazit

Die AvatureUpfront Digital – EU 2020 war offiziell unsere letzte Veranstaltung des Jahres 2020. Auch wenn es für alle ein herausforderndes Jahr war, freuen wir uns sehr, dass es jede Menge Inspiration gibt, um Strategien zu entwickeln, mit denen man alle Herausforderungen angehen kann, die vor einem liegen. Ungewissheit scheint zur Norm geworden zu sein, aber hoffentlich können Veranstaltungen wie diese als Erinnerung dienen, dass Erfolge auch im Jahr 2021 noch sehr gut möglich sind.

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