Zusammenfassung
Im Jahr 2022 gelang es einer in den USA ansässigen Professional-Services-Gesellschaft, bei über 50 Recruiting-Veranstaltungen an Hochschulen Kontakte zu 400 Studierenden zu knüpfen. Auch wenn dies das Ergebnis einer sorgfältig ausgearbeiteten Hochschul-Recruiting-Strategie für Vollzeit- und Praktikumsstellen war, lief nicht immer alles reibungslos.
Bis vor einigen Jahren hatte das Team mit mehreren Ineffizienzen zu kämpfen, angefangen bei einem hochgradig manuellen Prozess bis hin zu mangelnder Transparenz. Nach einem sorgfältigen Ausschreibungsverfahren schloss sich die Gesellschaft mit Avature zusammen, um das Recruiting an Hochschulen zu digitalisieren, die Datenerfassung und das Feedback zu zentralisieren und die Interaktion mit Hochschul-Talenten persönlicher zu gestalten.
Die Herausforderung
Eine der größten Schwachstellen der Gesellschaft vor der Implementierung von Avature bestand darin, dass sie nicht in der Lage war, zu erfassen und nachzuverfolgen, mit wem das Recruiting-Team gesprochen hatte. Dieses Problem wurde durch das hochvolumige Recruiting an Hochschulen noch verstärkt. Man stützte sich auf Tabellenkalkulationen, papierbasierte Lebensläufe und Interview-Auswertungsbögen, die in Ordner auf dem Computer eingescannt werden mussten.
Dieses manuelle Vorgehen war sehr zeitaufwendig und fehleranfällig. Schlimmer noch: Das Team erhielt keine zeitnahen Einblicke. Stattdessen mussten die Recruiter unzählige Ordner und E-Mails durchforsten, um die benötigten Informationen zu finden. Dadurch verpassten sie häufig die Chance, personalisierte Mitteilungen zu versenden, oder baten Studierende erneut um Informationen, die diese bereits bereitgestellt hatten.
Doch gingen die Schwierigkeiten weit über die Aufgaben und Interaktionen auf dem Campus hinaus. Die Accounting-Branche ist sehr wettbewerbsintensiv, weshalb die Gesellschaft Mitarbeiter bis zu zwei Jahre im Voraus rekrutiert. Deshalb muss das Team in der Lage sein, die Informationen der Studierenden für die Zukunft aufzubewahren und sie schnell wiederzufinden, um die Interaktion aufzunehmen oder fortzusetzen. Allerdings wurde diese Aufgabe enorm erschwert, weil keine zentrale Datenbank vorhanden war.
Neben den Transparenzproblemen bremste auch das Fehlen klar definierter, konsistenter Prozesse den Fortschritt.
Um die besten Studierenden zu erreichen, sich mit ihnen zu vernetzen und gleichzeitig die Effizienz des Teams zu steigern, machte sich die Gesellschaft auf die Suche nach einer passenden Lösung. Nachdem die Gesellschaft drei Anbieter verglichen und auch die Möglichkeit geprüft hatte, ein internes System zu entwickeln, stach Avature dank seiner allgemeinen Leistungsfähigkeit, seinen Reporting-Funktionen, seiner Benutzerfreundlichkeit und seinen Kosten als beste Option heraus.
Bewertung und Verbesserung kritischer Bereiche der eigenen Strategie
Vor der Implementierung von Avature nahm das Hochschul-Recruiting-Team seine Arbeitsweise genau unter die Lupe. Auch wurden die Erfahrungen unterschiedlicher Akteure analysiert, von den Recruitern und Hochschul-Botschaftern bis hin zu den Kandidaten.
Ausgehend von den ermittelten Bereichen mit Verbesserungspotenzial wurde das Avature-System speziell auf die Ziele und Anforderungen der Gesellschaft zugeschnitten.
Für uns war es enorm wichtig, während der Implementierung eine Ansprechpartnerin von Avature zu haben, die uns durch den Prozess geführt und ihn zum Erfolg gemacht hat. Sie konnte uns erläutern, wie das System funktioniert und wie es uns helfen könnte.“
National Campus Recruiter
End-to-End-Prozessdefinition
Da es keine konkreten Recruiting-Prozesse gab, beschloss man ein einheitliches Vorgehen für die Zukunft. Die neu definierten Abläufe wurden in Avature umgesetzt durch:
- die Zuweisung spezifischer Rollen an verschiedene Teammitglieder auf Basis der erforderlichen Systemnutzung
- die Konfiguration dezidierter Workflows für diese Rollen
- die Erstellung von Checklisten mit Aufgaben, die vor und nach einem Event zu erledigen sind
Skalierbarkeit und Transparenz
Vorbei sind die Zeiten „wild umherfliegender Papiere“ – die Gesellschaft nutzt nun Avature, um Kandidatendaten digital zu erfassen. So ist das Team jetzt in der Lage, hohe Datenmengen von Studierenden zu verwalten und gleichzeitig zu gewährleisten, dass jedes Teammitglied dieselben Daten in Echtzeit transparent einsehen kann.
Bei Veranstaltungen verwenden Recruiter und Hochschul-Botschafter insbesondere die mobile App Avature Events Management. Damit erfassen sie sämtliche Informationen der Studierenden, die während eines Gesprächs aufkommen. Anschließend können die Teammitglieder die Kandidaten in der App nachverfolgen und beurteilen.
Die Gesellschaft nutzt die App außerdem für Interviews auf dem Campus und im Büro. Den Beurteilungsteil hat sie jedoch an ihren Interviewprozess angepasst. So kann das gesamte Feedback direkt in Avature gesammelt und für alle sichtbar und zugänglich gemacht werden – auch für diejenigen, die nicht vor Ort sind.
Am meisten hat uns gefallen, dass wir das iPad selbst zur Hand nehmen und in das Gespräch integrieren können. Es soll nicht so aussehen, als würden wir im Gespräch mit den Studierenden nur eine Liste durchgehen. Wir möchten nicht zulassen, dass die Technologie uns vergessen lässt, worum es beim Recruiting geht, nämlich den Aufbau von Beziehungen.“
National Campus Recruiter
Kommunikation
Das Buhlen um die Aufmerksamkeit der Studierenden bei Karrieremessen ist immens. Deshalb müssen Unternehmen schnell reagieren, um einen langanhaltenden Eindruck zu hinterlassen. Um dies zu erreichen, nutzt die Gesellschaft die Automatisierungs- und E-Mail-Vorlagen von Avature, um allen Studierenden, mit denen gesprochen wurde, innerhalb von 24 Stunden nach einem Event eine Danke-E-Mail zu schicken.
Da sich automatisierte E-Mails mitunter unpersönlich anfühlen können, hat sich das Team die Zeit genommen, die Vorlagen mit situationsspezifischen Nachrichten persönlicher zu gestalten. Zum Beispiel werden Studierende zu einem weiteren ähnlichen Event oder einem Folge-Interview eingeladen oder sie erhalten die Information, dass sie in der nächsten Runde leider nicht mehr dabei sind.
Informelle Events
Vom Taco Tuesday über Jeopardy bis hin zu „Lunch & Learn“-Sessions: Die Gesellschaft findet immer wieder kreative Wege, die Beziehungen zu den Studierenden zu vertiefen und ihnen die Unternehmenskultur näherzubringen.
Statt handschriftlicher Anmeldebögen hat das Team mit dem Content-Management-System (CMS) von Avature spezielle Landing Pages entwickelt. Dank dieser Landing Pages ist es möglich, die Daten der Studierenden strategischer zu erheben. Zum Beispiel wird nun nachgefasst, ob die Studierenden an Praktika oder Vollzeitstellen interessiert sind.
Mit diesen Daten können die Teammitglieder der Gesellschaft die Studierendenprofile weiter anreichern, was es einfacher macht, in Zukunft auf sinnvolle Weise mit ihnen in Kontakt zu treten.
Maßgeschneiderte Ansätze für die Generation Z
Da die Generation Z einen zunehmend wichtigen Teil der Belegschaft bildet, hat das Team seinen Interaktionsansatz so angepasst, dass er diese Generation auf dem Campus wirklich erreicht.
Zentrale Merkmale der Generation Z, wie die Tatsache, dass es sich um die erste Generation an Digital Natives handelt, es eine Generation ist, die Sicherheit schätzt, auf die individuell eingegangen werden muss und die sich um soziale Auswirkungen sorgt, wurden bei den neu implementierten Maßnahmen berücksichtigt:
- Klare Kommunikation von Karrieremöglichkeiten: So sind die Kandidaten sich über die beruflichen Chancen in der Gesellschaft bewusst.
- Entwicklung eines Mobile-First-Kommunikationsansatzes, ermöglicht durch Avature: Ähnlich wie E-Mail-Vorlagen versendet die Gesellschaft SMS-Vorlagen kurz nachdem sie Studierende getroffen hat oder als Erinnerung vor einem Event oder Interview, um die Einbindung zu maximieren.
- Authentisches und persönliches Auftreten: Bei der Erstellung von E-Mail- oder SMS-Vorlagen steht ein professioneller Ton im Vordergrund, der nicht automatisiert klingt.
- Aktive Beteiligung in den sozialen Netzwerken: Mitarbeiter-Testimonials werden geteilt, besonders von neuen Mitarbeitern oder Gen Zs, die bereits im Unternehmen arbeiten. Die Gesellschaft postet zudem Videos mit ansprechenden Inhalten, um Werbung für anstehende Events zu machen, auch lustige Outtakes!
- Neubewertung der sozialen Auswirkungen der Gesellschaft und klare Darlegung des gesellschaftlichen Engagements auf der Website bzw. in den sozialen Netzwerken.
Stetige Suche nach Verbesserungsmöglichkeiten
Was als ein Projekt nach dem Motto „Lasst uns eine Datenbank für die nächsten Jahre aufbauen“ begann, hat sich zu einer Hochschul-Recruiting-Strategie entwickelt, die von Avature vorangetrieben wird und wächst. Die Gesellschaft ist nun bestrebt, die Funktionen von Avature weiter einzusetzen, um drei Ziele zu erreichen:
Erfassung von Analysedaten
Auf Wunsch der Unternehmensleitung hat das Team sein benutzerdefiniertes Datenmodell erweitert und in Avature zusätzliche Felder erstellt, um mehr Details über „erfolgreich eingestellte Mitarbeiter“ zu erfassen. Ziel ist es, diese Informationen zu analysieren und vorherzusagen, wer in Zukunft ein „Rockstar-Kandidat“ sein könnte.
Auch wenn für dieses Projekt in den nächsten Jahren noch weitere Informationen gesammelt werden müssen, hat das Hochschul-Recruiting-Team bereits Daten analysiert, um die Effizienz des Programms zu verbessern. Durch die Integration eines Punktestands in die Beurteilungen der Interviewer kann das Team beispielsweise Muster aufdecken, was die Qualität der von den Interviewern eingestellten Mitarbeiter betrifft. Mit diesen Ergebnissen an der Hand kann die Gesellschaft Interview-Paare zusammenbringen, um das Lernen zu fördern oder Schulungen bei Bedarf zu unterstützen.
Verbesserte Kommunikation mit Kandidaten
Ein weiteres Ziel des Teams besteht darin, seine Kommunikationsstrategie zu optimieren. In letzter Zeit gestaltete es sich etwas mühselig, zeitnahe Informationen von Studierenden per E-Mail zu erhalten. Es stellte sich jedoch heraus, dass Kandidaten schneller reagieren, wenn sie per SMS kontaktiert werden.
Da das Team bereits die SMS-Funktionen von Avature nutzt, wird nun versucht, weitere Touchpoints ebenfalls auf SMS umzustellen, wie zum Beispiel zusätzliche Auskunftsanfragen. Hierdurch könnte sich das Team die erhebliche Zeit zunutze machen, die Studierende mit ihrem Telefon verbringen.
Zusammenarbeit mit dem Team für erfahrene Kandidaten
Auch wenn für das Recruiting an Hochschulen und das Recruiting erfahrener Kandidaten zwei verschiedene Teams zuständig sind, möchte die Gesellschaft Avature als gemeinsame Datenbank nutzen. Mit diesem Ansatz könnte sich dem Team für die Einstellung erfahrener Kandidaten eine neue, interessante Kandidatenquelle erschließen. Kandidaten, die die Gesellschaft in der Vergangenheit abgelehnt haben, könnten nun an einem Karrierewechsel interessiert sein.
Wir befinden uns in einem sich rapide verändernden Recruiting-Umfeld. Der Kampf um Talente spitzt sich zu. Deshalb ist es wichtig, dass wir unsere Strategie weiter anpassen und verbessern.“
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Fazit
Vom digitalen Arbeiten über ein neu aufgestelltes Event-Recruiting bis hin zu kontinuierlichen Optimierungen – die Gesellschaft nutzt Avature, um eine ausgewogene und dynamische Hochschul-Recruiting-Strategie zu verfolgen. Zudem zeigen sowohl die Maßnahmen der Gesellschaft, sich mit neuen Generationen zu vernetzen, als auch ihre Bestrebungen, mithilfe prädiktiver Analytik zukünftige Einstellungsstrategien zu verbessern, den starken Willen des Unternehmens, sich kontinuierlich weiterzuentwickeln.
Dank eines kontinuierlichen Innovationsansatzes in Verbindung mit der konfigurierbaren Avature-Plattform bleibt die Gesellschaft agil und kann sich weiterhin die Hochschultalente sichern, die sie benötigt, um ihre Geschäftsziele voranzutreiben.
