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Von Excel zu agil: Performance Management bei Siegfried

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Résumé

Longtemps pionnière dans le secteur des organisations de développement et de fabrication en sous-traitance (CDMO), la société Siegfried Holding AG vient d’entreprendre un projet visant à remanier radicalement son approche de gestion de la performance fondée sur des tableaux Excel. En dépit de la simplicité et de la rentabilité de leur procédé, les responsables des talents ont reconnu qu’il devenait difficile de faire abstraction des problèmes que présentait ce cadre obsolète. Ainsi, Siegfried s’est associé aux spécialistes talents d’Avature pour développer une solution agile et à source unique capable de refléter la culture, les valeurs et le workflow d’évaluation de la performance préférentiel de l’entreprise.

À propos de Siegfried Holding AG

Basée à Zofingen, en Suisse, Siegfried est une CDMO mondiale de premier plan, offrant aux partenaires de l’industrie pharmaceutique une large gamme de services de développement personnalisés, de capacités de fabrication de substances médicamenteuses et de médicaments. Société fondée en 1873, sa compétence principale est le développement de procédés et l’intégration de moyens chimiques et pharmaceutiques dans un modèle unique d’entreprise. Forte de 150 années d’expérience environ au sein de l’industrie, l’entreprise Siegfried accompagne ses clients dans la fabrication de produits pharmaceutiques innovants pour les patients du monde entier.

Les défis

Au cours des dix dernières années, Siegfried a développé rapidement et continuellement ses activités commerciales. Alors qu’en 2012, l’organisation comptait environ 800 employés répartis sur quatre sites, ils sont désormais plus de 3 600 à faire partie de l’entreprise, répartis sur 11 sites à travers sept pays différents (Suisse, États-Unis, Malte, Chine, Allemagne, France et Espagne).

Face à une telle rapidité de croissance, les gestionnaires de talents se sont soudainement retrouvés dans la position peu enviable d’évaluer la performance d’une main-d’œuvre de plus en plus internationale, sans bénéficier de l’intégration ni de la flexibilité d’une solution de gestion de la performance. L’approche papier de Siegfried a posé plusieurs problèmes à l’organisation, notamment une absence de contrôle des processus.

Une fois les feuilles de calcul d’évaluation envoyées aux responsables des différents sites, il était impossible pour les responsables RH de suivre et mesurer la participation à la démarche. Katharina Karpf, chef de projet RH senior chez Siegfried et responsable C&B en charge de la collaboration Avature, a employé l’expression « trou noir » pour évoquer la gestion de la performance au cours de cette période.

« D’un point de vue RH, la mise en œuvre des solutions Avature s’est révélée très performante. »

– Katharina Karpf, Chef de projet RH senior et responsable C&B chez Siegfried

Les objectifs principaux

En 2018, les difficultés de l’approche fondée sur des feuilles de calcul de Siegfried pour mesurer la performance étaient de loin plus nombreuses que les avantages. Non seulement il s’avérait de plus en plus difficile de mesurer l’efficacité de leur cadre d’évaluation, mais il n’était plus possible de justifier les coûts liés aux processus laborieux d’impression et de collecte de feuilles de calcul.

En faisant appel à Avature, Siegfried a cherché à développer une solution à source unique capable de s’adapter à l’approche traditionnelle de l’entreprise en matière de définition d’objectifs de performance, tout en offrant la flexibilité nécessaire visant à permettre une intégration rapide pour les nouvelles acquisitions et une évolution au fil du temps.

Les responsables des talents n’étaient pas en faveur d’un changement radical de la stratégie mise en place derrière les évaluations de performance (c’est-à-dire la définition d’objectifs, la planification du développement, les processus de feedback, etc.). Ils souhaitaient plutôt une technologie qui pourrait aider à simplifier et à rationaliser l’expérience tout en restant fidèle aux valeurs, à la culture et aux traditions de l’organisation.

Les résultats clés

La collaboration qui a duré six mois a permis à Avature et Siegfried de développer avec succès une solution de gestion de la performance agile et engageante qui a su traiter les problèmes majeurs que connaissait chaque groupe de parties prenantes, des RH aux employés en passant par les responsables, et qui a su également respecter la priorité de Siegfried : simplicité et facilité d’utilisation.

Les employés peuvent désormais accéder facilement à tous leurs objectifs de performance dans un emplacement centralisé (stimulant la participation au processus), ainsi que revoir les formules pour chaque catégorie cible (favorisant la transparence du processus). Pour les responsables, toutes les informations relatives à la gestion de la performance sont accessibles en un seul endroit et en un clic, ce qui facilite le feedback continu tout en économisant du temps et des ressources.

Pour les RH, les parties prenantes en matière de talents ont une maîtrise totale des processus, notamment l’accès aux KPI et un solide reporting des processus. Les RH peuvent mesurer la participation aux processus, traiter toute question relative à l’engagement et prendre des décisions fondées sur des données concernant les besoins en main-d’œuvre. En outre, la protection des données n’est plus un problème. Conçue avec une prise en charge des données avancées et des mesures de sécurité, la nouvelle solution de gestion de la performance de Siegfried garantit la mise en conformité avec le RGPD ainsi qu’avec d’autres réglementations majeures en matière de protection des données.

« Nous avons trouvé en Avature une solution et un prestataire qui nous ont permis de mettre en place un processus sur mesure et de poursuivre le développement de la solution. »

– Katharina Karpf, Chef de projet RH senior et responsable C&B chez Siegfried

En conclusion…

Des enquêtes internes montrent que la majorité du personnel chez Siegfried a bien accueilli l’introduction de la solution, appréciant sa facilité d’utilisation et le passage général à un processus d’évaluation dématérialisé. Les responsables des talents ont depuis développé une « liste de souhaits » répertoriant des fonctionnalités de processus et des ajustements pour la version 2.0 de leur solution agile, qui ont été continuellement intégrés à la solution. Cette approche d’amélioration continue permet à Siegfried de pérenniser son approche de la gestion de la performance des employés.

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