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Comment Pandora a tiré parti des événements de recrutement pendant une course contre la montre

Summary

Lorsque Pandora a étendu ses activités à Atlanta, en Géorgie, l’entreprise est entrée dans un tout nouveau monde en matière de recrutement d’ingénieurs locaux.  Confrontés à ce défi, ils ont organisé plusieurs événements visionnaires de recrutement dans le secteur de la technologie, au cours desquels ils ont fait passer plus de 300 entretiens en deux jours. Ils ont fini par faire une offre à 80 candidats. Outre le fait d’avoir permis de doubler leurs objectifs initiaux d’embauche, l’événement a été fondamental dans la réduction du délai de recrutement qui est passé de 90 à 45-60 jours en moyenne.

En exploitant Avature, Pandora a pu cultiver un vivier de talents techniques et de spécialistes produits de catégorie supérieure dans la région d’Atlanta. Ils ont pu les cibler avec des courriers électroniques automatisés mais personnalisés. Un système intuitif de tags, de tâches, et de gestion de processus a été utilisé pour rester au-dessus du nombre élevé d’activités nécessaires pour organiser un événement de cette ampleur.

À propos de Pandora

Pandora Radio est un service de diffusion de musique en continu de premier plan, géré par Sirius XM Radio. Disponible aux États-Unis et au Canada, ainsi que dans certaines régions du monde, le service adapte des listes de lecture en fonction des goûts et des caractéristiques de l’utilisateur avec l’aide de son projet Music Genome.

Le challenge du recrutement

En février 2018, Pandora a annoncé qu’ils allaient élargir leurs activités à Atlanta, en Géorgie, pour renforcer leur présence au niveau local, en recrutant des ingénieurs et des spécialistes produits pour compléter la petite équipe de vente qui opéré déjà dans la région.

Ils ont décidé de rencontrer les talents locaux en organisant une fête de recrutement. Ils allaient inviter 200 personnes à l’événement de réseautage, qui allait se dérouler avec de la musique en direct, nourriture et boissons. La fête permettrait aux responsables du recrutement et aux recruteurs de Pandora d’interviewer des candidats pour pourvoir 30 postes techniques.

Même dans des conditions normales, de s’établir dans une nouvelle région et de mobiliser un grand volume de candidats ingénieurs et techniques serait une tache impressionnante. Cependant, ces difficultés ont été amplifiées par le fait que Pandora n’avait que de sept semaines pour organiser l’événement.

Comment Pandora a organisé son événement de recrutement

Pandora a utilisé diverses fonctionnalités d’Avature pour mettre en place une stratégie dynamique invincible aux défis considérables posés par l’invitation de 800 prospects hautement spécialisés à leur premier évènement.

Un vivier d’intelligence compétitive et l’identification de prospects

La première étape pour cibler les candidats appropriés et basés à Atlanta était de cultiver ce que Pandora appelait un vivier d’intelligence compétitive. Il fallait identifier les concurrents régionaux pour trouver les talents avec un profil technique et produit, que Pandora pouvait mobiliser.  Ces contacts ont été ensuite téléchargés sur la plate-forme Avature.

Grâce à cette base de données cultivée, il était possible d’utiliser les listes dynamiques d’Avature pour filtrer les prospects, de sorte que seules les personnes qui répondaient à certaines conditions soient incluses dans le vivier.

Les recruteurs de Pandora ont pu ensuite analyser le vivier et identifier quels prospects correspondaient à quels postes, et ainsi de les ajouter au vivier correspondant.

Campagnes e-mail et une présélection téléphonique

Les campagnes e-mail étaient l’épine dorsale des communications pré-événement de Pandora, et ont aidé à générer de l’enthousiasme avant l’événement.

Ces communications ont été automatisées et réparties sur différentes phases de contact, introduisant d’abord la présence de Pandora à Atlanta et puis les prochaines ouvertures de poste. Durant les semaines qui ont suivi, ils ont ciblé les personnes qui n’avaient pas répondu à la première prise de contact et ils ont commencé à créer un buzz autour de l’événement à venir, tout en donnant des informations et des détails complémentaires sur les opportunités d’emploi.

Des rapports de suivi des modèles d’e-mail (Email Template Tracking) ont apporté la touche finale à ces campagnes, ce qui a permis aux recruteurs de déterminer facilement le nombre d’e-mails ouverts et les candidats qui cliquaient pour en savoir plus sur l’événement. Ces données ont permis aux recruteurs d’organiser leurs communications en fonction des actions de chaque candidat.

Quelques semaines avant l’événement, Pandora a commencé à organiser des entretiens téléphoniques avec les candidats qui avaient répondu aux e-mails. Auparavant, ils ont utilisé Avature pour créer des formulaires de présélection sur mesure, permettant de déterminer si les candidats correspondaient bien à leur culture d’entreprise, ainsi que pour confirmer d’autres éléments importants tels que leur capacité de travailler dans la région et d’assister aux entretiens sur place.

Au cours de ces campagnes, il était essentiel de mettre à jour régulièrement le statut des individus afin de suivre leur progrès. Il fallait également s’assurer que chaque destinataire recevait le bon contenu automatique qui leur correspondait. Tout cela peut être automatisé avec des processus personnalisables avec Avature, permettant au recruteur de gagner du temps et de faciliter son travail.

“C’est vraiment formidable d’avoir les modèles d’e-mail Avature à ma disposition, que je puisse les peaufiner et les modifier pour répondre à mes besoins au fil du temps. Dans ces campagnes, j'ai inclus des articles de presse et des liens vers des médias, qui ont été d'une valeur inestimable pour améliorer la notoriété de la marque Pandora lors de notre installation dans la région d'Atlanta.”

Miryame Krogmeier - Responsable Sourcing - SiriusXM and Pandora

Utiliser des tags pour différencier les candidats

Les tags représentaient un outil d’une grande valeur pour les recruteurs de Pandora, qui les utilisaient dans le but d’identifier différents types de candidats et de hiérarchiser les invitations, pour ainsi personnaliser leurs communications. Le tag VIP, par exemple, était populaire pour désigner des candidats exceptionnels. Cela permettait aux recruteurs de les classer par ordre de priorité dans les campagnes d’e-mail et d’offrir un service haut de gamme.

Rester organisé avec des tâches

Les recruteurs de Pandora ont utilisé les tâches da la plateforme d’Avature pour suivre les nombreuses parties en mouvement impliqués dans l’organisation d’un événement de recrutement à grande échelle et avec un court délai.

Ces tâches étaient automatiquement liées aux calendriers, ce qui permettait aux recruteurs de hiérarchiser facilement les activités et de mieux gérer les divers délais. Cela inclut les rappels pour les campagnes d’information par e-mail et aussi le suivi des candidats VIP

L’avantage de cet outil est qu’il a permis aux recruteurs de regrouper leurs tâches dans un seul système, ce qui simplifiait grandement la gestion d’un projet d’une telle ampleur.

“La plate-forme Avature, avec sa gamme complète de fonctionnalités, a été inestimable pour rester organisé, suivre ce qui se passait avec les candidats à différentes étapes, et garantir que nous interagissions avec eux de façon appropriée. ”

Anastacia Flores - Directrice des opérations de recrutement - SiriusXM and Pandora

Résultats

Les indicateurs que Pandora a recueillis lors de l’événement soulignent le succès de leur stratégie et la manière dont ils ont tiré parti d’Avature pour nouer des liens avec des talents difficiles à trouver au niveau local. Ils ont plus que doublé leur objectif de pourvoir 30 postes, en embauchant 67 candidats. Cela était particulièrement impressionnant tenant en compte des difficultés inhérentes du recrutement de profils techniques.  L’événement s’est également avéré un catalyseur dans la réduction du délai de recrutement, passant de 90 jours en moyenne à seulement 45 à 60 jours.

L’événement a été un tel succès que Pandora a répété l’exploit deux fois en six mois et a recruté plus de 200 personnes en 2018. Cela inclut 100 employés dans le domaine technique et produit, ainsi que d’autres rôles tels que les RH, les services juridiques et financiers.

En plus de servir de rampe de lancement pour mobiliser des candidats de haut calibre, ces évènements ont également permis à Pandora de s’établir fermement au sein de la communauté d’Atlanta. Ils ont commencé à recevoir des recommandations de la part de personnes ayant assisté aux événements qui ont suggéré d’autres candidates avec le même profil. En même temps, ils ont commencé à s’intégrer dans la scène musicale variée de la région et aussi à participer dans la politique locale.

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