Affirmer que sélectionner la technologie RH adéquate n’est pas chose aisée relève de l’euphémisme. Avec les acheteurs se trouvant face à un marché bondé et les nouvelles avancées émergeant à un niveau sans précédent, parvenir à se démarquer et à trouver la bonne solution pour votre organisation peut se révéler compliqué.

Commençons par ce constat évident mais crucial : que vous choisissiez au final la bonne ou la mauvaise technologie RH, cette décision aura des répercussions considérables. Une fois l’implémentation terminée, il est peu probable que vous soyez en mesure de revenir au système précédent ou de basculer vers un autre. En effet, l’implémentation de nouveaux logiciels engendre souvent des coûts significatifs, des délais moyennement longs à très longs et quelques perturbations opérationnelles.

Comment augmenter ses chances de faire le bon choix ? Quels facteurs essentiels les acheteurs doivent-ils prendre en considération lorsqu’ils explorent le marché des nouvelles technologies RH ?

Admettons que certains éléments ne sont pas négociables lors de la prise de décision. Le budget est souvent l’un des premiers (si ce n’est le tout premier !) venant à l’esprit. Tout service a un coût et votre organisation devra être en mesure de l’assumer. La réputation du fournisseur constitue un autre facteur important. Comme pour tout « bien de consommation », les décisions d’achat sont de nos jours largement influencées par les avis des utilisateurs, qui servent généralement d’indicateurs quant à la fiabilité d’un fournisseur. Si ces éléments sont importants, ce sont loin d’être les seuls.

Par le biais d’une équipe dédiée qui guide les clients dans le cadre de leur transformation et les aide à maximiser l’impact de leurs implémentations en technologie RH, nous avons identifié d’autres éléments à prendre en considération lors de la sélection d’un nouveau système et de son fournisseur, parfois négligés par les décisionnaires. Allons-y, c’est parti.

 

Notre check-list de recommandations

1. Choisissez une technologie RH qui fonctionne bien avec les autres

Le potentiel d’intégration du système évalué fait partie des facteurs importants à prendre en compte. D’après notre expérience, les systèmes fournissent de meilleures performances lorsqu’ils fonctionnent sous une plateforme unifiée leur permettant de se connecter avec fluidité les uns aux autres.

Parallèlement, nous avons vu proliférer ces dernières années des solutions ponctuelles, conçues pour ne répondre qu’à des besoins très spécifiques. Celles-ci ajoutant probablement de la valeur à vos activités, il est judicieux de continuer à les utiliser.

Cela nous ramène à la notion de plateforme idéale. De nombreuses organisations ont pour objectif à long terme, et à juste titre, d’avoir recours à une plateforme unique qui prend en charge la totalité des besoins RH. L’efficacité et l’uniformité qu’offre une telle solution sont difficilement égalables. Mais pour cela, il n’est pas forcément nécessaire de vous séparer de votre infrastructure actuelle et de repartir de zéro.

Le moyen le plus durable pour y parvenir est de mettre en place cette vision par étape. C’est la raison pour laquelle il s’avère essentiel de choisir une solution qui s’intègre solidement à votre pile technologique existante, donc capable de coexister avec les systèmes déjà en place et formant la base d’une future unification. Dans la mesure du possible, misez sur une technologie RH utilisant le même langage pour toutes les solutions, qu’elles soient anciennes ou récentes, pour qu’elle puisse s’adapter à tous les processus, allant des traditionnelles lettres de motivation aux nouvelles approches basées sur les compétences ou aux ontologies de compétences.

2. Privilégiez un processus d’implémentation rapide mais fiable

En quoi consistera le processus d’implémentation ? Cette question met en évidence deux critères clés que nous considérons essentiels dans la sélection d’une nouvelle technologie RH : la configurabilité du système et les standards éprouvés. Beaucoup estiment que ces éléments sont contradictoires, mais notre expérience nous prouve le contraire. En quoi consistera le processus d’implémentation ? Cette question met en évidence deux critères clés que nous considérons essentiels dans la sélection d’une nouvelle technologie RH : la configurabilité du système et les standards éprouvés. Beaucoup estiment que ces éléments sont contradictoires, mais notre expérience nous prouve le contraire.

Commençons par un petit rappel : la configurabilité se réfère à la capacité d’un système à s’adapter à vos besoins plutôt que de vous contraindre à vous adapter à lui. Il s’agit d’une qualité qui vient soutenir la création de solutions personnalisées pour des cas d’utilisation uniques et qui permet d’effectuer des modifications en toute autonomie, sans devoir faire appel à des développeurs ou au fournisseur. Commençons par un petit rappel : la configurabilité se réfère à la capacité d’un système à s’adapter à vos besoins plutôt que de vous contraindre à vous adapter à lui. Il s’agit d’une qualité qui vient soutenir la création de solutions personnalisées pour des cas d’utilisation uniques et qui permet d’effectuer des modifications en toute autonomie, sans devoir faire appel à des développeurs ou au fournisseur.

Cette flexibilité est primordiale : la technologie doit vous faciliter la vie et non être source de friction ou vous obliger à repenser votre façon de travailler. Si votre processus fonctionne, votre système doit être capable de le soutenir sans difficulté. La configurabilité s’accompagne évidemment de défis à relever. La création et la maintenance de solutions personnalisées requièrent du temps, de l’expertise et des ressources. Mais le résultat final est un système qui reflète votre façon de travailler, aujourd’hui et demain.Cette flexibilité est primordiale : la technologie doit vous faciliter la vie et non être source de friction ou vous obliger à repenser votre façon de travailler. Si votre processus fonctionne, votre système doit être capable de le soutenir sans difficulté. La configurabilité s’accompagne évidemment de défis à relever. La création et la maintenance de solutions personnalisées requièrent du temps, de l’expertise et des ressources. Mais le résultat final est un système qui reflète votre façon de travailler, aujourd’hui et demain.

Les standards éprouvés sont les meilleures pratiques en matière d’implémentation, testées par de nombreuses organisations et affichant d’excellents résultats. Ils peuvent donc être également appliqués avec efficacité dans d’autres organisations, après avoir réalisé les ajustements appropriés, le cas échéant. Dans la mesure où il s’agit de pratiques standardisées, elles permettent d’accélérer les implémentations. Si cette approche est généralement plus rentable, elle peut néanmoins ne pas convenir aux cas uniques ou très spécifiques.

Nous avons découvert que le fait de combiner configurabilité et standards éprouvés posait les bases d’une solution personnalisée et à fort impact. En commençant par une sélection des meilleures pratiques qui répondent efficacement aux besoins de la plupart des cas d’utilisation, vous évitez de perdre du temps à tout construire de zéro. Vous pouvez ensuite ajuster ces standards avec des composants spécifiques en vue de satisfaire des exigences complexes ou uniques. Cette approche permet d’obtenir une implémentation plus rapide, une adoption accrue ainsi que des possibilités d’évolution.Nous avons découvert que le fait de combiner configurabilité et standards éprouvés posait les bases d’une solution personnalisée et à fort impact. En commençant par une sélection des meilleures pratiques qui répondent efficacement aux besoins de la plupart des cas d’utilisation, vous évitez de perdre du temps à tout construire de zéro. Vous pouvez ensuite ajuster ces standards avec des composants spécifiques en vue de satisfaire des exigences complexes ou uniques. Cette approche permet d’obtenir une implémentation plus rapide, une adoption accrue ainsi que des possibilités d’évolution.

 

3. Regardez au-delà de la technologie

L’innovation survient rarement en vase clos. C’est pourquoi nous recommandons de rechercher un fournisseur qui favorise le développement d’une communauté d’utilisateurs interconnectés. Vous n’achetez pas simplement une solution mais rejoignez également un réseau de pairs ayant les mêmes défis et objectifs, et avec qui vous pouvez échanger sur les meilleures pratiques afin d’optimiser votre investissement.

Il est également intéressant de s’attarder sur le processus d’innovation du fournisseur. Il est essentiel de rester aligné sur les tendances du secteur, mais il est tout aussi important de suivre une feuille de route fondée sur les feedbacks des clients en matière de développement. Lorsque les commentaires des clients jouent un rôle central, la technologie est plus susceptible d’évoluer de manière à satisfaire des besoins réels.

Conseil supplémentaire : n’oubliez pas les utilisateurs finaux

Les équipes d’approvisionnement ne connaissent pas toujours très bien les tâches quotidiennes des futurs utilisateurs du nouveau système. C’est pourquoi nous recommandons d’inclure les utilisateurs finaux dans le processus de décision et de prendre le temps de comprendre leurs attentes et leurs besoins. D’après notre expérience, cette démarche offre deux avantages considérables aux entreprises cherchant à déterminer si un système leur convient :

  • Elle permet d’éviter une perte de temps et d’argent due à la faible utilisation voire à la non-utilisation du logiciel.
  • Elle ouvre la voie à la future adoption et à l’engagement vis-à-vis du nouveau système.

La formule gagnante pour bien choisir

Comme expliqué, pour choisir la technologie RH adéquate, il convient de prendre en compte différents critères. Le budget et la réputation sont essentiels, mais d’autres éléments, tels que le potentiel de l’intégration, la configurabilité, des exemples éprouvés d’implémentation réussie et une feuille de route s’appuyant sur les feedbacks des clients, sont tout aussi importants.

Même si l’élaboration de la plateforme « parfaite » s’avère impossible dans l’immédiat (ce qui n’a rien de grave), la bonne solution sera celle qui sera capable d’évoluer avec votre entreprise. Au final, prendre le temps d’évaluer soigneusement ces facteurs chez vos fournisseurs potentiels permet d’ouvrir la voie à la croissance et à la réussite à long terme.