Ein Expertenleitfaden zur Auswahl der richtigen HR-Technologie

Es wäre untertrieben zu sagen, dass die Auswahl der richtigen HR-Technologie keine einfache Aufgabe ist. Käufer stehen einem überfüllten Markt gegenüber. Neue Entwicklungen kommen in beispiellosem Tempo auf den Markt und so kann es schwierig sein, den Überblick zu behalten und die passende Lösung für die eigene Organisation zu finden.

Beginnen wir mit einer offensichtlichen, aber entscheidenden Überlegung: Ganz gleich, ob Sie sich für die richtige oder falsche HR-Technologie entscheiden – die Folgen dieser Entscheidung werden weitreichend sein. Nach Abschluss der Implementierung ist es unwahrscheinlich, dass Sie einfach zum vorherigen System zurückkehren oder zu einem anderen wechseln können. Schließlich sind mit der Einführung neuer Software oft erhebliche Kosten, ein mittlerer bis hoher Zeitaufwand und ein gewisses Maß an Betriebsunterbrechungen verbunden.

Wie können Sie also Ihre Chancen erhöhen, die richtige Entscheidung zu treffen? Welche entscheidenden Faktoren sollten Käufer bei der Suche nach neuer HR-Technologie beachten?

Bestimmte Aspekte sind bei der Entscheidungsfindung nicht verhandelbar. Das Budget ist oft einer der ersten (wenn nicht sogar der erste), die einem in den Sinn kommen. Services haben ihren Preis, und Ihre Organisation muss in der Lage sein, diesen zu tragen. Ein weiterer wichtiger Faktor ist der Ruf des Anbieters. Wie bei allen „Konsumgütern“ heutzutage werden Kaufentscheidungen stark von Nutzerbewertungen beeinflusst. Diese dienen in der Regel als Indikator für die Vertrauenswürdigkeit eines Anbieters. Und so wichtig sie auch sind, sie sind nur der Anfang.

Als Teil eines Teams, das Kunden durch Transformationsprozesse begleitet und ihnen dabei hilft, den Nutzen ihrer HR-Technologie-Implementierungen zu maximieren, haben wir weitere Aspekte identifiziert, die bei der Auswahl eines neuen Systems und Anbieters zu berücksichtigen sind – viele davon werden von Entscheidungsträgern manchmal übersehen. Legen wir los.

Unsere empfohlene Checkliste

1. Wählen Sie eine HR-Technologie, die gut mit anderen funktioniert

Ein wichtiger Faktor, den es zu berücksichtigen gilt, ist das Integrationspotenzial des zu bewertenden Systems. Unserer Erfahrung nach liefern Systeme den größten Nutzen, wenn sie auf einer einheitlichen Plattform arbeiten und nahtlos miteinander verbunden werden können.

Gleichzeitig gab es in den letzten Jahren eine Flut von Einzellösungen, die jeweils für sehr spezifische Anforderungen entwickelt wurden. Viele dieser Lösungen bringen sicherlich einen Mehrwert für Ihre Betriebsabläufe, daher ist es sinnvoll, sie weiterhin zu nutzen.

Das bringt uns zurück zum Ideal der Plattform. Für viele Organisationen ist eine einzige Plattform, die das gesamte Spektrum der HR-Anforderungen abdeckt, das langfristige Ziel – und das aus gutem Grund. Die Effizienz und Konsistenz, die sie bieten kann, sind nur schwer zu übertreffen. Es bedeutet jedoch nicht, die bestehende Infrastruktur abzureißen und bei Null zu beginnen, um dieses Ziel zu erreichen.

Der nachhaltigste Weg ist stattdessen, schrittweise auf diese Vision hinzuarbeiten. Deshalb ist es entscheidend, eine Lösung zu wählen, die sich nahtlos in Ihren bestehenden Tech-Stack integrieren lässt – eine Lösung, die mit den bereits vorhandenen Systemen koexistieren kann und zugleich die Grundlage für eine zukünftige Zusammenführung bildet. Suchen Sie, wenn möglich, nach HR-Technologie, die über alle Lösungen hinweg eine gemeinsame Sprache spricht – sowohl mit älteren als auch mit neueren Systemen –, damit sie alles abdecken kann: von traditionellen Prozessen wie Anschreiben bis hin zu aktuellen Trends wie Skills-basierten Ansätzen und Skills-Ontologien.

2. Priorisieren Sie einen schnellen, aber zuverlässigen Implementierungsprozess

Wie wird der Implementierungsprozess aussehen? Diese Frage verdeutlicht zwei wichtige Kriterien, die wir bei der Auswahl einer neuen HR-Technologie für unerlässlich halten: Systemkonfigurierbarkeit und bewährte Standards. Viele behaupten, dass diese Elemente im Widerspruch zueinander stehen, aber unsere Erfahrung zeigt etwas anderes.

Beginnen wir mit einer kurzen Auffrischung. Konfigurierbarkeit bezeichnet die Fähigkeit eines Systems, sich an Ihre Bedürfnisse anzupassen, statt sich an das System anpassen zu müssen. Diese Eigenschaft unterstützt die Erstellung maßgeschneiderter Lösungen für individuelle Anwendungsfälle. In der Regel ermöglicht sie auch, Änderungen vorzunehmen, ohne dass Entwickler oder der Anbieter hinzugezogen werden müssen.

Diese Flexibilität ist entscheidend: Technologie sollte Ihnen das Leben erleichtern und nicht für Reibungen sorgen oder Sie dazu zwingen, Ihre Arbeitsweise zu überdenken. Wenn Ihr Prozess funktioniert, sollte Ihr System ihn problemlos unterstützen können. Natürlich bringt Konfigurierbarkeit auch Herausforderungen mit sich. Maßgeschneiderte Lösungen zu erstellen und zu pflegen, ist zeitaufwendig und erfordert Fachwissen sowie Ressourcen. Das Endergebnis ist jedoch ein System, das Ihre Arbeitsweise widerspiegelt – heute und in der Zukunft.

Bewährte Standards sind Best Practices für die Implementierung, die von vielen Organisationen erprobt und durch überzeugende Ergebnisse bestätigt wurden. Das heißt, dass sie nach entsprechenden Anpassungen auch in anderen Organisationen effektiv eingesetzt werden können. Da sie standardisiert sind, tragen sie dazu bei, Implementierungen zu beschleunigen. Dieser Ansatz ist zwar in der Regel kosteneffizienter, deckt aber möglicherweise keine einzigartigen oder stark spezialisierten Anwendungsfälle ab.

Wir haben festgestellt, dass die Kombination aus Konfigurierbarkeit und bewährten Standards die Grundlage für wirkungsvolle, maßgeschneiderte Lösungen bildet. Beginnt man mit ausgewählten Best Practices, die die meisten Anwendungsfälle abdecken, lassen sich Verzögerungen vermeiden, die durch einen kompletten Neuaufbau entstehen würden. Von dort aus können bestimmte Komponenten fein abgestimmt werden, um komplexen oder einzigartigen Anforderungen gerecht zu werden. Das Ergebnis: eine schnellere Implementierung, eine höhere Akzeptanz und die Flexibilität, sich weiterzuentwickeln.

3. Blicken Sie über die Technologie hinaus

Innovationen entstehen selten im Vakuum. Deshalb empfehlen wir, einen Anbieter zu suchen, der eine vernetzte Benutzer-Community fördert. Sie erwerben nicht nur eine Lösung, sondern werden auch Teil eines Netzwerks von Gleichgesinnten, die ähnliche Herausforderungen und Ziele haben. Mit ihnen können Sie Best Practices austauschen und so Ihre Investition optimal nutzen.

Es lohnt sich zudem, darauf zu achten, wie der Anbieter Innovationen vorantreibt. Es ist entscheidend, mit den Branchentrends Schritt zu halten – ebenso wichtig ist jedoch eine Entwicklungsroadmap, die auf Kundenfeedback basiert. Wenn Kundenmeinungen eine zentrale Rolle spielen, entwickelt sich die Technologie eher so, dass sie den tatsächlichen Bedürfnissen entspricht.

Bonus-Tipp: Vergessen Sie die Endnutzer nicht

Beschaffungsteams sind nicht immer mit den täglichen Aufgaben derjenigen vertraut, die das neue System später nutzen werden. Aus diesem Grund empfehlen wir, die Endnutzer in den Entscheidungsprozess einzubeziehen, um ihre Erwartungen und Bedürfnisse genau zu verstehen. Unserer Erfahrung nach ergeben sich daraus zwei entscheidende Vorteile für alle, die herausfinden möchten, ob ein System die richtige Wahl ist:

• Es hilft, den Zeit- und Geldverlust zu vermeiden, der entstehen kann, wenn Software ungenutzt bleibt oder nur unzureichend genutzt wird.
• Es schafft die Voraussetzungen für zukünftige Akzeptanz und Nutzung.

Die Erfolgsformel für die richtige Wahl

Wie beschrieben, erfordert die Auswahl der richtigen HR-Technologie die Berücksichtigung mehrerer Kriterien. Neben Budget und Reputation sind auch tiefgreifendere Überlegungen wichtig: das Integrationspotenzial, die Konfigurierbarkeit, eine nachgewiesene Erfolgsbilanz bei der Implementierung sowie eine von Kundenfeedback und -anforderungen geprägte Roadmap.

Auch wenn es nicht sofort möglich ist, die „perfekte“ Plattform zu schaffen – was in Ordnung ist –, wird die richtige Lösung mit Ihnen mitwachsen. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, diese Faktoren bei potenziellen Anbietern sorgfältig zu prüfen, legen Sie damit den Grundstein für Wachstum und langfristigen Erfolg.