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La sélection d’un ATS (Applicant Tracking System), ou système de suivi des candidats, ne doit jamais être prise à la légère. Choisir un mauvais outil peut vous obliger à bricoler des solutions temporaires ou à remplacer entièrement votre fournisseur après une longue période de frustration. Pour faire le bon choix d’un ATS, il est essentiel de comprendre vos besoins en recrutement et d’évaluer les fonctionnalités des ATS disponibles sur le marché. Des experts comme Jim Schnyder, président de Recruiting Advisors, sont des alliés précieux pour vous aider dans votre choix de SIRH. Grâce à leur expérience, ils vous accompagnent pour identifier la meilleure solution selon vos objectifs d’acquisition de talents.
Jim, membre du conseil d’administration de l’ATAP et ancien directeur régional des ventes d’ATS, aide aujourd’hui les entreprises à choisir, configurer et optimiser leur système de suivi des candidats. Pendant ses 17 années chez PepsiCo, il a piloté des projets RH globaux : sourcing, programmes de cooptations, outils internes et la mise en œuvre de la plateforme Avature, l’un des ATS les plus utilisés par les clients de Recruiter Advisors.
Dans un webinaire organisé par l’ATAP intitulé « La sélection moderne d’ATS – Apprenez à bien vous y prendre », Jim a partagé des conseils concrets pour réussir le processus de sélection d’un nouvelle solution. Il insiste sur l’importance de bien évaluer votre fournisseur actuel, les fonctionnalités proposées et d’anticiper les besoins futurs pour choisir l’ATS qui évoluera avec votre entreprise.
Choisir son ATS : examinez attentivement les fonctionnalités
Selon Aptitude Research, une entreprise sur quatre cherche à remplacer son ATS. Pour autant, Jim ne serait pas si enclin à se lancer dans un processus de refonte de l’acquisition de talents.
Avez-vous besoin de procéder à un changement radical de système ? Disposez-vous des capacités internes pour y parvenir ? Selon la taille de votre mise en œuvre, il pourrait s’agir d’un processus d’évaluation et de sélection de six mois, puis de 12 à 18 mois pour implémenter un nouvel ATS, il convient donc de réfléchir au véritable problème, à ce qui génère cette volonté de changement. »
Jim Schnyder Président de Recruiting Advisors
Pour éviter d’avoir à jongler entre l’implémentation d’un nouvel ATS et une lourde charge de demandes, Jim suggère trois plans d’action que votre fournisseur pourrait mettre en place afin d’exploiter au mieux ce qui fonctionne déjà pour vous :
- Optimisez les fonctionnalités de votre ATS actuel. Commencez par faire le point avec votre représentant sur les dernières évolutions de votre ATS, les nouvelles publications, mises à jour ou modules additionnels. Ces fonctionnalités récentes peuvent parfois résoudre les blocages actuels sans nécessiter de changement de solution. Pour aller plus loin, faites appel à un consultant capable d’optimiser les processus, d’éliminer les étapes superflues et d’améliorer l’expérience utilisateur.
- Élargissez les capacités de votre ATS. Des intégrations ciblées peuvent renforcer considérablement votre ATS. Par exemple, un portail dédié aux managers de recrutement permet à ces derniers d’accéder facilement aux informations clés, de suivre les candidatures et d’agir rapidement. Cette version simplifiée du système offre une grande valeur ajoutée et améliore la collaboration entre les RH et les responsables métiers.
- Explorez les capacités du CRM (gestion de la relation candidats). Demandez-vous à votre ATS de gérer le marketing de recrutement ou le sourcing ? Désirez-vous créer des communautés de talents ? Il se peut que vous ayez besoin d’un CRM flexible pour vous assister dans toutes ces tâches et bien d’autres encore. Dans ce cas, un système de gestion de la relation candidats peut travailler de concert avec votre ATS et accomplir les tâches les plus complexes.
Si, après avoir exploré ces trois axes, vous estimez que votre solution actuelle ne peut plus répondre à vos besoins, alors le moment est venu de réfléchir au bon ATS. Voici ce que Jim recommande à chaque étape du processus de sélection.
Renseignez-vous sur l’offre du marché et évaluez les fournisseurs d’ATS
Quand vient le moment de choisir un nouveau système, il est essentiel de bien vous informer sur l’offre actuelle. Jim recommande de s’appuyer sur des sources fiables comme Aptitude Research, ainsi que sur d’autres cabinets d’analyse reconnus pour obtenir des comparaisons objectives des fonctionnalités ATS et des performances des principaux acteurs du marché. Il insiste sur l’importance de tenir compte des perspectives de croissance de votre entreprise : un fournisseur pertinent doit pouvoir évoluer avec vous, sans nécessiter un changement de solution au moindre cap franchi.
Étudiez bien la question. Servez-vous-en comme d’un tremplin et d’un point de départ. On est parfois étonné par certains choix en termes de potentiel et de performance, et puis vous avez aussi des spécialistes qui accomplissent certaines tâches et disposent de modules d’extension, mais qui ne constituent pas forcément l’ATS complet que vous recherchez. Faites vos recherches. »
Jim Schnyder, Président de Recruiting Advisors
Un bon point de départ consiste à consulter un guide d’achat ATS, qui vous aidera à identifier les caractéristiques essentielles selon la taille de votre organisation et vos processus de recrutement. Cela constitue une base solide pour affiner votre recherche et vous orienter vers un choix ATS pertinent. Au-delà de la documentation, Jim conseille également d’assister à des démonstrations, de participer à des salons professionnels comme HR Tech, ou encore de rejoindre des communautés en ligne. Ces initiatives permettent de mieux comprendre comment chaque système de suivi des candidats se distingue en pratique et de bénéficier de retours d’expérience concrets.
Petite mise en garde cependant : soyez attentif à l’origine des témoignages que vous lisez sur les réseaux sociaux. Certains avis peuvent émaner de représentants commerciaux dont l’objectif est de promouvoir leur produit.
Jim note aussi une tendance marquante, de plus en plus d’organisations s’orientent vers des plateformes unifiées. Elles cherchent des solutions capables de couvrir l’ensemble des processus RH du cycle de vie des talents, en considérant les fournisseurs offrant des solutions de CRM, d’ATS, d’onboarding et même de gestion de talents, comme la mobilité interne.
Tout en offrant transparence et visibilité, cette approche permet de prendre des décisions fondées sur les données et d’obtenir de meilleurs résultats opérationnels. Cette approche peut aussi améliorer l’expérience des utilisateurs du système qui ne doivent se familiariser qu’avec une seule plateforme, ainsi que des candidats qui n’ont plus à saisir les mêmes informations dans plusieurs systèmes à différents moments de leur parcours.
La nouvelle tendance est celle de l’onboarding. Vous mettez en place un portail pour permettre aux utilisateurs d’effectuer toutes leurs formalités administratives, leur onboarding et ainsi arriver le premier jour avec toutes les formalités administratives effectuées. La mobilité interne est comparable au marché de l’emploi interne, il s’agit d’un ATS permettant de donner des opportunités à vos employés. Lorsque l’épidémie de COVID est arrivée et que tout le monde a essayé de redéployer les effectifs, ceux qui ne disposaient pas de mobilité interne se retrouvaient dans une impasse. »
Jim Schnyder, Président de Recruiting Advisors
Appel d’offres d’ATS : ce que vous devez savoir pour rédiger une demande claire et efficace
Lorsque vous êtes prêt à aller plus loin dans votre réflexion et à interroger le marché, l’appel d’offres devient une étape stratégique. Comme le souligne Jim, ce processus revient à mener une véritable enquête sur chaque fournisseur et son produit. Les entreprises le pratiquent régulièrement et les éditeurs d’ATS disposent souvent d’équipes spécialisées prêtes à répondre aux appels d’offres. Il n’y a donc aucune gêne à les solliciter pour obtenir les informations dont vous avez besoin.
Si votre service RH ou informatique possède déjà un modèle d’appel d’offres, vous pouvez l’utiliser comme base. Ce modèle doit toutefois être adapté à votre projet et à vos objectifs. Prenez soin d’y intégrer des questions précises sur les fonctionnalités de l’ATS, les exigences techniques, les possibilités d’intégration, ainsi que la capacité du système de suivi des candidats à répondre à vos besoins actuels et futurs.
L’appel d’offres est aussi l’occasion de mieux connaître les éditeurs que vous envisagez. Par exemple, demandez quel est le ratio entre les profils commerciaux et techniques dans l’entreprise. Cela vous renseignera sur leur orientation : privilégient-ils la technologie et l’innovation, ou plutôt la vente à court terme ? Ce type d’information peut vous guider dans le choix de votre ATS.
Autre point important, le niveau d’accompagnement proposé par le fournisseur lors du déploiement du nouvel outil. Selon l’ampleur de votre projet, vous pourriez bénéficier d’un chef de projet, d’une équipe d’implémentation et d’un soutien technique, à temps plein ou partiel. Le prestataire devrait également fournir un plan de projet détaillé, semaine par semaine, incluant les intégrations, la configuration de l’outil, la formation des utilisateurs, et bien sûr, un appui à la coordination avec votre DSI.
Une fois vos questions rassemblées, structurez votre demande dans un document clair. Un simple tableau à remplir peut suffire, tant qu’il permet une comparaison équitable. De nombreux fournisseurs d’ATS disposent de réponses préétablies aux questions fréquemment posées. Ces éléments peuvent servir de point de départ, mais ne doivent pas remplacer les interrogations spécifiques liées à vos processus et à votre stratégie RH. C’est aussi un moment idéal pour affiner votre réflexion dans le cadre de votre aide au choix SIRH global.
N’oubliez pas de fixer une échéance claire pour la remise des réponses, de désigner une personne référente pour centraliser les échanges et de prévoir un espace dédié à la gestion des questions des candidats fournisseurs. Une session de questions-réponses ouverte à tous les participants garantit l’équité et la transparence du processus.
Enfin, pour évaluer chaque proposition de manière rigoureuse, organisez des démonstrations dans un calendrier défini. Prévoyez aussi une grille d’évaluation partagée entre tous les membres de votre équipe décisionnaire, afin de comparer objectivement les solutions et d’opter pour l’ATS le plus adapté à vos enjeux.
Évaluation finale : mettez vos finalistes à l’épreuve
C’est l’heure de vérité. À ce stade, vous devez inviter vos fournisseurs finalistes à réaliser une démonstration approfondie, basée sur des scénarios concrets. C’est une étape décisive du processus de choix de votre ATS, car elle permet de visualiser concrètement l’adéquation entre les promesses et les performances réelles du système.
Les conseils de Jim pour réussir cette évaluation finale :
- Cadrez les présentations. Limitez le nombre de diapositives autorisées et demandez des démonstrations centrées sur des scénarios précis qui reflètent des parcours types au sein de votre organisation. Par exemple, un profil cybersécurité, une candidature issue d’une cooptation, ou encore un talent intégré via votre vivier. Ce type de mise en situation standardisée met tous les éditeurs sur un pied d’égalité et vous offre une vraie visibilité sur l’expérience candidat, un des piliers d’un bon système de suivi des candidats.
- Posez les bonnes questions. Deux interrogations simples, mais cruciales à chaque démonstration : « Que voyons-nous ici ? Est-ce une version en production ou une bêta ? » Il est essentiel que les fournisseurs vous présentent des fonctionnalités réellement disponibles, pas des options encore en développement dont la date de sortie reste incertaine.
- Notez à chaud. Demandez à tous les participants de remplir leur grille d’évaluation immédiatement après chaque présentation. Cela permet de garder en mémoire les points forts, les points faibles et les ressentis spécifiques à chaque démonstration. Chaque membre de l’équipe, même non technique, doit donner son avis, c’est un levier indispensable pour une aide au choix SIRH éclairée.
Validation et implémentation
Jim nous livre ici ses derniers conseils, tirés de son expérience terrain en tant que spécialiste des solutions RH. Une fois votre ATS choisi, il est crucial de bien cadrer la suite du processus pour assurer une mise en œuvre efficace et pérenne.
Clarifiez la prise de décision
Avant toute chose, assurez-vous de savoir qui a le dernier mot. Vous avez peut-être un fournisseur favori, mais le leadership peut être supplanté par l’équipe informatique, l’équipe financière ou même influencé par d’autres fournisseurs pour un certain nombre de raisons. Par exemple, votre fournisseur actuel peut vous proposer d’ajouter un CRM compatible avec le votre ATS actuel pour une fraction du prix (ou même gratuitement). Une option séduisante sur le papier, mais qui pourrait s’avérer limitée en matière de fonctionnalités essentielles à votre organisation.
C’est pourquoi il est crucial d’argumenter votre choix en démontrant que la solution retenue répond mieux aux besoins à long terme de votre stratégie de recrutement et de gestion des talents.
Restez stratégique et prévoyant
Dans tous les cas, ne vous empressez pas d’informer l’ensemble de vos fournisseurs de votre décision : il arrive que des problèmes d’ordre juridique ou de cybersécurité bloquent l’opération. Ne faites pas vos adieux à votre médaillé d’argent (le fournisseur placé en 2ème position) trop tôt, car vous pourriez finir par avoir besoin de lui. Restez proche de votre premier choix et plus proche encore de votre second choix.
Une fois l’implémentation lancée, valorisez le projet en l’alignant avec votre marque employeur : communiquez clairement sur ses objectifs pour obtenir l’adhésion des dirigeants et des parties prenantes. L’implication de vos équipes IT et opérations est également un facteur clé de succès.
Impliquez les bons profils et structurez votre approche
Sollicitez des experts, des super-utilisateurs et même des collaborateurs nouvellement arrivés : ils peuvent offrir des perspectives inédites et améliorer les processus. N’oubliez pas de cartographier l’état actuel de vos flux de recrutement et le fonctionnement attendu avec votre futur système, cette vision projet vous évitera les dérives.
Un partenariat, pas une simple prestation
Enfin, attendez-vous à ce que votre fournisseur agisse en véritable partenaire. Il doit être à vos côtés pour configurer, intégrer et former vos équipes à l’outil. Un bon accompagnement vous permettra d’exploiter pleinement les fonctionnalités de votre ATS et d’atteindre vos objectifs RH. N’oubliez pas que des consultants tels que Jim sont en mesure de vous conseiller, de vous aider à tirer le meilleur parti des fonctionnalités de votre système de suivi des candidats et de vous permettre d’atteindre les objectifs de votre organisation.
