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Ein Leitfaden zur Bewertung der Funktionen und Anbieter von Applicant-Tracking-Systemen

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Die Wahl des richtigen ATS für Ihr Unternehmen ist keine Entscheidung, die Sie leichtfertig treffen sollten. Ohne die richtigen Funktionen des Applicant-Tracking-Systems für Ihre Einstellungsanforderungen müssen Sie Dinge nach und nach ausbessern oder nach einer langen Reihe von Frustrationen den Anbieter sogar ganz wechseln. Glücklicherweise verfügen Berater wie Jim Schnyder, Präsident von Recruiting Advisors, über umfassendes Wissen und reichlich Erfahrungen, die Unternehmen bei der Auswahl der richtigen Plattform für die bestmögliche Talentgewinnung helfen können.

Als ATAP-Vorstandsmitglied und ehemaliger regionaler ATS-Verkaufsleiter hilft Jim Schnyder Unternehmen mittlerweile bei der Auswahl, Konfiguration und Optimierung ihrer Applicant-Tracking-Systeme. Bevor er in die Beratung wechselte, war er 17 Jahre lang in der Talentakquise bei PepsiCo tätig, unter anderem als Sourcing Leader und Global Process and Tools Lead. Während seiner Zeit im Unternehmen war er der Architekt und Projektleiter für das interne Transfersystem von PepsiCo, das Mitarbeiterempfehlungsprogramm und die Implementierung des Avature-Systems, einer Plattform, mit der viele Kunden von Recruiter Advisors arbeiten.

Jim Schnyder hat vor kurzem an einem von ATAP veranstalteten Webinar mit dem Titel „Die richtige ATS-Entscheidung – So gelingt sie“ teilgenommen, in dem er darüber sprach, worauf Sie achten sollten, wenn Sie auf dem Markt nach einer neuen Lösung suchen. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie die Merkmale und Funktionen Ihres derzeitigen Anbieters bewerten und sich einen radikalen Wechsel ersparen können. Wenn Sie sich danach für den Kauf eines neuen ATS entscheiden, erfahren Sie außerdem, wie Sie eine erstklassige Angebotsanfrage verfassen, die Sie zur richtigen Plattform führt und ein erfolgreiches Implementierungsprojekt gewährleistet.

Schauen Sie sich die Funktionen Ihres Applicant-Tracking-Systems genau an

Laut Aptitude Research will jedes vierte Unternehmen sein ATS austauschen. Doch würde Jim Schnyder nicht so schnell zu einem Transformationsprozess in der Talentgewinnung raten.

„Müssen Sie wirklich das komplette System austauschen? Haben Sie die internen Kapazitäten, um dies zu tun? Je nach Umfang der Implementierung kann es sechs Monate dauern, ein neues ATS zu evaluieren und auszuwählen, und 12 bis 18 Monate, um ein neues ATS zu implementieren. Sie sollten sich also Gedanken darüber machen, was das eigentliche Problem ist und warum Sie Ihr System austauschen möchten.“

Jim Schnyder, Präsident, Recruiting Advisors

Damit Sie nicht mit einer neuen ATS-Implementierung und zahlreichen Angeboten jonglieren müssen, schlägt Jim Schnyder drei Maßnahmen vor, die Ihr Anbieter ergreifen könnte, um das Beste aus dem herauszuholen, was für Sie jetzt schon funktioniert:

  1. Optimieren Sie Ihre aktuellen ATS-Funktionen. Diskutieren Sie mit Ihrem ATS-Kundenbetreuer über neue Releases, Funktionen und Versionen. Manchmal können die neueste Version und Erweiterungen, die Ihr Anbieter zur Verfügung stellt, das Problem leicht lösen. Zusätzlich zu diesen Verbesserungen können Sie auch einen Berater damit beauftragen, das vorhandene System zu optimieren, um unnötige Schritte zu vermeiden und die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern.
  2. Erweitern Sie Ihre ATS-Fähigkeiten. Ziehen Sie Integrationen in Betracht, die Ihr aktuelles Applicant-Tracking-System auf ein neues Level heben können. Unterschätzen Sie auch nicht, was ein Hiring-Manager-Portal für Ihr Unternehmen leisten kann. Diese abgespeckte Version des ATS kann für diesen wichtigen Akteur im Einstellungsprozess wahre Wunder bewirken, denn sie ermöglicht dem Hiring Manager einen einfachen Zugriff auf die Informationen, die er benötigt, um Maßnahmen zu ergreifen.
  3. Entdecken Sie die CRM-Funktionen. Möchten Sie, dass Ihr ATS das Recruitment-Marketing oder das Sourcing übernimmt? Möchten Sie Talent-Communitys erstellen? Vielleicht brauchen Sie tatsächlich ein flexibles CRM, das Sie bei diesen und anderen Aufgaben unterstützt. In diesem Fall kann ein Candidate-Relationship-Management-System Hand in Hand mit Ihrem ATS arbeiten und einen Großteil der schweren Arbeit übernehmen.

Wenn Sie alle Punkte geprüft und beschlossen haben, dass der Wechsel der richtige Weg ist, schlägt Jim Schnyder Ihnen vor, bei jedem Schritt des Prozesses Folgendes zu tun.

Sehen Sie sich an, was der Markt zu bieten hat und evaluieren Sie die Anbieter

Jetzt heißt es, Ärmel hochkrempeln und recherchieren. Jim Schnyder ist ein Fan von Aptitude Research und anderen Branchenanalysten, wenn es um solide Daten und Vergleiche der Funktionen von Applicant-Tracking-Systemen geht. Er empfiehlt dringend, sich bei der Auswahl eines neuen Anbieters auf Ihre Wachstumsprognose zu konzentrieren. Sie möchten schließlich eine Plattform, die Ihren unterschiedlichen Einstellungsanforderungen gerecht wird, wenn sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt, ohne dass Sie sich erneut nach einer Plattform umsehen müssen, sobald Sie eine neue Marke erreicht haben.

„Machen Sie Ihre Hausaufgaben. Nutzen Sie dies als Sprungbrett und Ausgangspunkt. Die Leute sind von einigen der Namen in der Startaufstellung überrascht, was das Potenzial und die Leistung angeht. Und dann gibt es noch die Experten, die bestimmte Dinge tun und Plugins haben, aber vielleicht nicht das vollständige ATS, das Sie suchen. Recherchieren Sie.“

Jim Schnyder, Präsident, Recruiting Advisors

Auf der sichersten Seite sind Sie, wenn Sie mit dem Ratgeber für den ATS-Kauf beginnen, um ein Gefühl für die Merkmale und Funktionen zu bekommen, die Ihr neuer Anbieter je nach Größe und Anforderungen Ihres Unternehmens bieten sollte. Außerdem empfiehlt Jim Schnyder nachdrücklich, Produktvorführungen zu vereinbaren, an HR Tech und anderen Branchenkonferenzen teilzunehmen, Netzwerke zu knüpfen und Online-Gruppen beizutreten.

Der einzige Vorbehalt, den er in diesem Zusammenhang anführt, ist, dass Sie bei der Suche nach Informationen in den sozialen Netzwerken überprüfen sollten, wessen Kommentare Sie lesen, damit Sie nicht eine Menge Kommentare von Vertriebsmitarbeitern erhalten, die ihr Produkt anpreisen.

Ein von Jim Schnyder festgestellter Trend ist, dass Unternehmen einen One-Platform-Ansatz verfolgen. Bei der Suche nach einer neuen Lösung ziehen sie zunehmend Anbieter in Betracht, die CRM, ATS, Onboarding und sogar Talentmanagement-Lösungen wie interne Mobilität anbieten.

Dieser Ansatz schafft nicht nur Klarheit und Transparenz, sondern ermöglicht auch eine datengestützte Entscheidungsfindung, die zu besseren Geschäftsergebnissen führen kann. Aber auch für Systembenutzer, die sich nur mit einer Plattform vertraut machen müssen, sowie für Kandidaten, die nicht mehr dieselben Informationen in verschiedenen Systemen zu unterschiedlichen Zeitpunkten des Prozesses eingeben müssen, kann es die Erfahrung verbessern.

„Der neue Trend heißt Onboarding. Sie stellen ein Portal zur Verfügung, über das die Mitarbeiter ihren gesamten Papierkram, ihr Onboarding, erledigen können, damit sie die ganzen Formalitäten am ersten Tag bereits hinter sich haben. Interne Mobilität ist wie der interne Arbeitsmarkt, ein ATS, um Ihren Mitarbeitern Möglichkeiten zu bieten. Als Corona zuschlug und alle versuchten, ihre Mitarbeiter anderswo einzusetzen, waren sie ohne IM aufgeschmissen.“

Jim Schnyder, Präsident, Recruiting Advisors

ATS-Angebotsanfrage: Was Sie wissen müssen, um eine erstklassige Angebotsanfrage zu verfassen

Jetzt ist es an der Zeit, Informationen direkt vom Markt einzuholen. Jim Schnyder zufolge ist ein Angebotsanfrageverfahren wie eine Befragung für jeden Anbieter und seine Produkte. Unternehmen machen das ständig, und die Anbieter haben in der Regel Teams, die sich um diese Vorgänge kümmern – es sollte kein Problem sein, sie dazu zu bringen, Ihre Fragen zu beantworten.

Ihre IT- oder HR-Teams verfügen möglicherweise bereits über eine Standardvorlage für die Erstellung Ihrer Angebotsanfrage, sodass Sie nicht bei Null anfangen müssen. Stellen Sie alle Fragen: Überprüfen Sie Ihre Anforderungen sowie die Merkmale und Funktionen des Applicant-Tracking-Systems.

Vergessen Sie nicht, dass dies eine hervorragende Gelegenheit ist, Fragen zum Anbieter selbst zu stellen. Jim Schnyder weist darauf hin, dass dies der Moment ist, um Informationen über das Verhältnis von Vertriebsmitarbeitern zu Technikern zu erhalten. Anhand dieses Indikators können Sie erkennen, ob es sich um ein vertriebsorientiertes Unternehmen handelt (mit einem bestimmten Produkt, das es zu verkaufen gilt) oder um ein technikorientiertes Unternehmen (das in die Technologie statt in das Vertriebsteam investiert).

Ein weiterer Punkt, der einen Anbieter aus der Masse hervorheben sollte, ist seine Bereitschaft, bei der Implementierung zu helfen. Je nach Größe Ihres Unternehmens und Ihres Projekts erhalten Sie einen Projektmanager, ein Implementierungsteam und ein Konfigurationsteam, das Sie entweder in Teilzeit oder in Vollzeit unterstützt. Sie sollten auch über einen Projektplan verfügen, der die einzelnen Schritte auf Wochenbasis, die Implementierung selbst und die Schulung Ihres Teams für die Nutzung der neuen Plattform umfasst. Natürlich wird man Sie bei der Integration begleiten und Ihr IT-Team einbeziehen.

Sobald Sie alle Ihre spezifischen Fragen zusammengestellt haben, erstellen Sie ein Dokument. Halten Sie es einfach: Ein Blatt, das der Verkäufer ausfüllen muss, reicht aus. Manchmal haben diese Unternehmen Standardantworten, die sie gerne mit Ihnen teilen. Auch wenn die FAQs eine gute Möglichkeit sind, Zeit zu sparen und die benötigten Informationen zu erhalten, sollten Sie alle Fragen stellen, die für Ihr Unternehmen und Ihre langfristige Talentstrategie wichtig sind.

Stellen Sie sicher, dass Sie allen Anbietern eine Frist für die Rücksendung der Angebotsanfrage setzen, intern einen Verantwortlichen benennen und einen klaren Kommunikationskanal einrichten, damit Sie den Überblick behalten können. Es ist außerdem wichtig, den Anbietern die Möglichkeit zu geben, an einer Q&A-Sitzung teilzunehmen, damit die Fragen und Antworten transparent sind und niemand einen unfairen Vorteil hat. Lassen Sie dann die Anbieter in bestimmten Zeiträumen Produktvorführungen durchführen und bitten Sie alle Beteiligten, für jede dieser Vorführungen Bewertungsbögen zu verwenden.

Das Finale: Bewertung der Finalisten

Der Moment der Wahrheit. Hier sollten Sie Ihre Top-Anbieter bitten, eine ausführliche, szenariobasierte Produktvorführung durchzuführen.

Jim Schnyders Tipps für eine erfolgreiche abschließende Bewertung:

  • Begrenzen Sie die Folien, die Anbieter in ihre Präsentation aufnehmen können, und geben Sie klare Szenarien vor, in denen sie End-to-End-Prozesse zeigen können. Einige hilfreiche Candidate Journeys, die man betrachten könnte: Cybersecurity-Persona, eine Person, die durch eine Empfehlung kommt und eine Person, die durch die Talent-Community kommt. Diese standardisierten, unterschiedlichen Situationen sorgen für faire Bedingungen und geben Ihnen einen Einblick in die Kandidatenerfahrung.
  • Zwei Fragen können Ihre besten Freunde sein: „Was sehen wir? Ist das eine Beta-Version oder in Produktion?“ Sie möchten die Live-Version sehen. Stellen Sie sicher, dass man Ihnen etwas zeigt, das bereits verfügbar ist, und nicht etwas, das noch getestet wird und noch kein genaues Veröffentlichungsdatum hat.
  • Achten Sie darauf, dass Ihr Team jeden Anbieter unmittelbar nach der Produktvorführung bewertet, damit es keine wichtigen Details vergisst. Wenn sie sich eine Produktvorführung ansehen, müssen sie eine Bewertung vornehmen.

Freigabe und Implementierung

Jim Schnyder teilt einige abschließende Gedanken, die auf seiner langjährigen Erfahrung als Verkäufer basieren. Sorgen Sie zunächst dafür, dass Sie wissen, wer das letzte Wort hat. Sie haben vielleicht einen bevorzugten Anbieter, aber die Unternehmensführung kann vom IT-Team, dem Finanzteam oder sogar von anderen Anbietern aus einer Vielzahl von Gründen überstimmt werden. Ihr derzeitiger Anbieter kann Ihnen zum Beispiel anbieten, ein CRM, das mit Ihrem derzeitigen ATS kompatibel ist, zu einem Bruchteil des Preises (oder sogar kostenlos) hinzuzufügen.

Auch wenn es aus Sicht der Integration und der Finanzen sinnvoll ist, bietet dieses CRM möglicherweise nicht den vollen Funktionsumfang, den Ihr Unternehmen benötigt. Stellen Sie also sicher, dass Sie begründen können, warum Sie die Option benötigen, von der Sie wissen, dass sie unterm Strich mehr Nutzen bringt.

Was auch immer geschieht, informieren Sie nicht übereilt alle Ihre Anbieter über Ihre Entscheidung: Manchmal werden Dinge in der Rechtsabteilung aufgehalten und es kann zu Problemen mit der Cybersicherheit kommen, die das Geschäft zum Stillstand bringen. Verabschieden Sie sich nicht zu früh von Ihrer zweiten Wahl, falls Sie sie doch noch brauchen sollten. Halten Sie Ihre erste Wahl warm und Ihre zweite Wahl noch wärmer.

Sobald die Implementierungsphase beginnt, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Projekt gebrandet ist, damit die Führungskräfte wissen, worum es sich handelt und sie Mitarbeiter dafür abstellen. Lassen Sie die IT-Abteilung und den operativen Bereich nicht außen vor, denn sie müssen Teil des Projekts sein und es verstehen, damit es ein Erfolg wird.

Beziehen Sie auch Fachexperten und neue Benutzer ein, die frische Ideen einbringen können, die Menschen, die schon länger dabei sind, normalerweise nicht haben. Der Weg zur Implementierung ist mit guten Absichten gepflastert und Umwege können vorkommen, aber wenn Sie Ihre aktuellen und zukünftigen Prozesse skizzieren, werden Sie nicht aus den Augen verlieren, wohin Sie wollen.

Und nicht zuletzt sollte Ihr Anbieter als Partner agieren und mit Ihnen zusammenarbeiten, um eine erfolgreiche Implementierung zu erreichen. Denken Sie daran, dass Berater wie Jim Schnyder das Potenzial haben, Sie zu beraten, Ihnen zu helfen, die Funktionen Ihres Applicant-Tracking-Systems optimal zu nutzen und die Ziele Ihres Unternehmens zu erreichen.

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