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Die Herausforderung der Terminkoordination für Bewerbungsgespräche: Punktlösungen reichen nicht aus

Geschrieben Von
Augusto Fretes
Content Producer

Recruiter verbringen mehr als 20 Prozent ihrer Zeit damit, die Termine für Bewerbungsgespräche zu koordinieren, einige sogar mehr als 50 Prozent ihrer Zeit. Leuten hinterherzujagen oder herumgejagt zu werden – das ist für niemanden eine angenehme Erfahrung. Und während Recruiter und Hiring Manager sich mit der Koordination abmühen, sitzen die Kandidaten zu Hause und warten ungeduldig auf Neuigkeiten.

Wie kommt es, dass dies für die meisten Unternehmen immer noch eine ungelöste Herausforderung ist – trotz so vieler Punktlösungen, die ausschließlich der Terminkoordination für Bewerbungsgespräche dienen? Die Antwort liegt in einer simplen Tatsache: Wenn es sich um eine große Anzahl von Kandidaten handelt, geht die Herausforderung weit über das Potenzial einfacher Lösungen hinaus, die auf dem Prinzip „hier ist meine Verfügbarkeit, wählen Sie eine Zeit aus“ basieren.

Die Automatisierung der Terminkoordination ist, wie jede Automatisierung auch, durch die zur Verfügung stehenden Daten begrenzt. Es reicht nicht aus, einfach nur Zugang zu den Kalendern aller Beteiligten zu haben. Eine vollständige Lösung für die Terminkoordination von Bewerbungsgesprächen muss tief in Ihre Recruiting-Workflows integriert sein.

Deshalb brauchen Sie mehr als ein externes Plug-in

Mit anderen Worten: Einfache Add-ons sind nur bedingt hilfreich, da sie nicht so gestaltet sind, dass sie sich an die Besonderheiten Ihrer Recruiting-Strategie anpassen. Sie kennen nur Termine und sprechen weder die Sprache der Qualifikationen, der Trichter, des Campus, der Zuständigkeiten der Beteiligten, des Interview-Feedbacks, der Angebote und der weiteren Dutzende von Elementen, die bei der Talentgewinnung von heute eine Rolle spielen.

Wann immer Sie ein Vorstellungsgespräch planen müssen, geht es ums Ganze. Wenn Sie zu langsam sind oder es unzählige Male hin- und hergeht, werden die Kandidaten nicht nur die Geduld verlieren und andere Optionen in Erwägung ziehen, sondern auch zu dem Schluss kommen, dass die mangelnde Koordination, die während der Terminkoordination ihrer Bewerbungsgespräche zum Ausdruck kommt, repräsentativ für das Arbeitsleben in Ihrem Unternehmen ist. Deshalb haben wir uns entschieden, die Terminkoordination für Bewerbungsgespräche direkt in die Avature-Plattform zu integrieren.

Terminkoordination für Bewerbungsgespräche direkt in Ihre Recruiting-Software integriert

Zur Verbesserung der Terminkoordination für alle Beteiligten setzen wir dieselben Tools ein, mit denen unsere Kunden ihre gesamte Recruiting-Strategie aufbauen, dieselben Tools, mit denen sie komplette Teile des Recruiting-Prozesses automatisieren.

Die Terminkoordination effektiv zu gestalten, ist gar nicht so einfach. In der Vergangenheit war unsere Funktionalität für die Terminkoordination nicht so, wie wir es uns gewünscht hatten, denn es fehlte die Flexibilität und Agilität, die Avature auszeichnen. In den letzten Jahren haben wir unseren Kunden zugehört und unser Konzept auf der Grundlage ihres Feedbacks weiterentwickelt.

Die Zukunft der Terminkoordination

Wir arbeiten intensiv an der Entwicklung einer Terminkoordinationslösung der nächsten Generation. Unsere künftige Umsetzung wird nicht nur die Verfügbarkeit berücksichtigen und offene Stellen automatisch finden, sondern sie wird auch in der Lage sein, alternative Terminkoordinationsmethoden auf der Grundlage der Interviewart, der Anforderungen und der beteiligten Akteure auszulösen.

Wenn zum Beispiel zeitlich eingeschränkte Führungskräfte involviert sind, kann man bei einem freien Termin in ihrem Kalender nicht einfach davon ausgehen, dass sie auch einen Kandidaten interviewen können. Anstatt also die verfügbaren Termine den Kandidaten anzubieten, werden wir einen Prozess auslösen, in dessen Verlauf die beteiligten Akteure selbst auswählen können, wann sie zur Verfügung stehen.

Wenn Sie aus irgendeinem Grund einen neuen Termin vereinbaren müssen, wird Avature so intelligent sein, den Prozess wieder von vorne zu beginnen. Egal, ob es darum geht, einen neuen passenden Termin zu finden oder die Beteiligten erneut nach ihrer Verfügbarkeit zu befragen – das System ist in der Lage, den Prozess von Anfang bis Ende selbstständig zu bewältigen. Wenn jemand nicht teilnehmen kann, kann das System die Recruiter daran erinnern, einen der Beteiligten zu ersetzen. Außerdem darf man nicht vergessen, dass die Terminkoordination weit über reine Vorstellungsgespräche hinausgehen kann. Unsere Roadmap ist ambitioniert, und wir werden neue Funktionen schrittweise einführen. So haben wir beispielsweise vor Kurzem eine Reihe von Funktionen veröffentlicht, mit denen Sie für alle Kandidaten, die an Ihren Events teilnehmen, komplette Agenden erstellen können.

Die Terminkoordination für Bewerbungsgespräche ist ein grundlegendes Element, wenn es eng in Ihr ATS (oder Ihre CRM- oder Campus-Lösung fürs Recruiting) integriert ist. Alle Tools – gebrandete E-Mails, SMS-Integrationen, automatisierte Workflows – helfen Ihnen dabei, ein Kandidatenerlebnis zu schaffen, das schwer zu übertreffen ist.

Ihre Recruiter können jede Woche Dutzende von Stunden einsparen; Stunden, die sie derzeit mit der Jagd nach Führungskräften und Kandidaten verbringen. Wenn man sie von den Schwierigkeiten der manuellen Terminkoordination für Bewerbungsgespräche entlastet, bleibt mehr Zeit für Aktivitäten mit hohem Mehrwert: Sie lernen Ihre Kandidaten kennen und finden die Top-Talente, die Sie brauchen, um an der Spitze zu bleiben.

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