So hat Pontoon die Vorteile eines agilen Leistungsmanagements erfolgreich genutzt

Zusammenfassung

Im Jahr 2018 kam das HR-Team von Pontoon Solutions zusammen, um den Prozess des Leistungsmanagements zu überdenken.

Als wir mit dem Brainstorming über unser zukünftiges Leistungsmanagementsystem begannen, wussten wir, dass der allererste Schritt darin bestehen würde, unseren extrem umständlichen manuellen Prozess durch mehr Automatisierung und Technologie zu ersetzen.“

Jessica Clifton
Global Director of People Operations bei Pontoon.

Angesichts der dringenden Notwendigkeit, den Prozess so weiterzuentwickeln, dass er für Mitarbeiterbindung sorgt und Transparenz und Vertrauen als Schlüsselfaktoren einsetzt, wandte sich Pontoon an Avature, um dem Unternehmen dabei zu helfen, diese Vision zu verwirklichen.

Das neue und verbesserte Leistungsmanagementsystem von Pontoon ermöglicht regelmäßiges Feedback und Flexibilität und hat den papiergestützten Ansatz des Unternehmens in eine zugängliche und agile Technologieplattform umgewandelt, die für die Zukunft gerüstet ist.

Seitdem hat das Unternehmen auf diesem Fundament weiter aufgebaut und das System durch strategische Updates verfeinert und erweitert. Diese Updates spiegeln sein fortwährendes Engagement für Optimierung und Innovation wider.

Über Pontoon

Pontoon ist ein weltweit führender Anbieter von Workforce-Lösungen und arbeitet mit führenden Organisationen zusammen, um deren Talentbedarf zu decken.

Das Unternehmen vermittelt jährlich über 98.000 feste Mitarbeiter und über 400.000 freie Mitarbeiter oder Zeitarbeiter. Pontoon unterstützt seine Kunden bei der Entwicklung und Umsetzung von Talentstrategien, die spezifisch auf ihre jeweiligen Anforderungen zugeschnitten sind, unabhängig davon, ob sie nach Vollzeitmitarbeitern, Projektmitarbeitern oder nach Weiterbildungsmöglichkeiten für ihre bestehende Belegschaft suchen.

Als global agierende Organisation mit 970 Mitarbeitern und Geschäftsaktivitäten in über 60 Ländern setzt sie sich selbst ebenso hohe Maßstäbe – stets auf der Suche nach besseren Möglichkeiten, mit der Belegschaft in Kontakt zu treten und ihr sinnvolle Wachstumschancen zu bieten.

Die Herausforderungen

Bei der Auswertung des bestehenden Leistungsmanagementmodells stellte das Pontoon-Team die wichtigsten Änderungen heraus, die erforderlich waren, um die Agilität zu verbessern und die Belegschaft zu inspirieren. Dazu zählten:

• Um mehr Flexibilität zu ermöglichen, musste das Zielsetzungsmodell aktualisiert werden, da es keine Anpassungen oder Änderungen einzelner Ziele zuließ, wenn sich die Prioritäten im Laufe des Jahres verlagerten.
• Feedback- und Entwicklungsgespräche erfolgten unregelmäßig und es bestanden nur eingeschränkte Möglichkeiten, das gesammelte Feedback zu erfassen, zu analysieren und zur Leistungsverbesserung einzusetzen.
• Der gesamte Prozess war so gestaltet, dass Compliance-Anforderungen im Vordergrund standen. Dadurch betrachteten Führungskräfte ihn eher als reine Pflichtübung, anstatt sich auf einen sinnvollen Prozess einzulassen, der Leistung und berufliche Weiterentwicklung förderte.

Josh Bersin erwähnt in Bezug auf ein ideales Leistungsmanagementsystem, dass „die besten Leistungsmanagementmodelle diejenigen sind, die den Managementansatz und die kulturelle Prägung des Unternehmens unterstützen können“. Damit unterstreicht er die Prioritäten von Pontoon bei der Entwicklung seines neuen Ansatzes.

Da Pontoon bereits seit langem mit Avature zusammenarbeitet und die Lösungen der Plattform über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus hinweg nutzt, wandte sich das Unternehmen erneut an Avature, um seine neue Vision umzusetzen: ein geschäftsorientiertes Leistungsmanagementsystem, das Vertrauen und Transparenz in den Vordergrund stellt.

Die Hauptziele

Laut Gallup stimmen lediglich zwei Prozent der CHROs von Fortune-500-Unternehmen vollkommen zu, dass ihr Leistungsmanagementsystem die Mitarbeiter dazu motiviert, sich zu verbessern. Diese Einschätzung wird von den Mitarbeitern geteilt. Nur einer von fünf gibt an, dass die Leistungsbeurteilungen transparent und fair sind oder zu einer besseren Leistung motivieren.

Vor diesem Hintergrund hat sich Pontoon das Ziel gesetzt, eine agile Leistungsmanagementstrategie zu entwickeln. Der Prozess wurde so gestaltet, dass er Wert schafft und zu konkretem Handeln anregt. Die Ziele wurden wie folgt definiert:

• Befähigung von Personalverantwortlichen, den Prozess selbst zu steuern, indem die Rolle der HR als Vermittler neu definiert und diese Verantwortung an die Führungskräfte delegiert wird.
• Entwicklung eines agilen, zielorientierten Ansatzes, der den Mitarbeitern die Autonomie gibt, ihre eigenen Ziele zu steuern.
• Einbeziehung häufiger und zukunftsorientierter Zielgespräche.
• Erfassung von Echtzeit-Feedback aus verschiedenen Quellen.
• Nutzung der Fähigkeit, die Auswirkungen des Leistungsmanagements innerhalb des Geschäfts zu messen.

Wir implementierten einen deutlich kontinuierlicheren Leistungs- und Entwicklungsansatz, der Mitarbeiter nicht nur dazu motiviert, ihre Ziele zu erreichen, sondern auch eine bessere Beziehung zu ihrem Personalleiter aufzubauen.“

Jessica Clifton
Global Director of People Operations bei Pontoon.

Die Einführung

Pontoon erkannte, dass der erfolgreiche Einsatz von effektivem Change Management entscheidend war und legte besonderen Wert darauf, wie die Veränderung innerhalb der Organisation kommuniziert und eingeführt wurde. Zur Unterstützung dessen führten sie die neue Lösung schrittweise ein:

Phase 1

In der ersten Phase der Einführung wurden Störungen des täglichen Betriebs minimiert. Bevor weitere Komponenten hinzugefügt wurden, konnten Mitarbeiter und Management einzelne Elemente angemessen übernehmen. Das Ziel bestand darin, den Wert in überschaubaren Schritten aufzubauen.

Phase 2

In der zweiten Phase wurde Folgendes eingeführt:

• Informelle Zielgespräche, die es Mitarbeitern und Führungskräften ermöglichten, wöchentliche oder zweiwöchentliche Meetings im System zu verfolgen und Notizen hinzuzufügen, auf die sie später zurückgreifen können.
• Die Möglichkeit, Feedback von Kollegen und Führungskräften zu erhalten und anzufordern, um einen kontinuierlichen und nahtlosen Prozess zu fördern.
• Zudem hatten die Mitarbeiter von Pontoon die Möglichkeit, jedem Angestellten Lob im Zusammenhang mit den zentralen Werten des Unternehmens auszusprechen.

Phase 3

Im Jahr 2023 erweiterte Pontoon seine Leistungsmanagementlösung und integrierte sie mit den Recruiting- und Lernmodulen. Zu den wichtigsten eingeführten Neuerungen gehörten:

• Führungskräfte können nun Stellenausschreibungen über dasselbe Portal einreichen. Ob es um die Beurteilung der Mitarbeiterleistung oder die Initiierung neuer Stellenangebote geht – diese Aufgaben werden nun an einem zentralen Ort erledigt.
• Neben den üblichen Leistungsbeurteilungen werden nun auch Lernziele verfolgt, die in die Bonusentscheidungen einfließen. Diese Erweiterung des Leistungsmanagementportals spiegelt die berufliche Entwicklung der Mitarbeiter nun besser wider.
• Mitarbeiter erhalten nun Profilabzeichen, die eine neue Ebene der Anerkennung darstellen.

Dies ist keineswegs endgültig, sondern ein fortlaufender Prozess innerhalb der Pontoon-Strategie. Er ermöglicht zukünftige Innovationen, indem die kontinuierliche Weiterentwicklung der Ziele von Mitarbeitern und der Organisation berücksichtigt wird.

Die Ergebnisse

Mit Avature erzielte Pontoons überarbeitete Leistungsmanagementstrategie beeindruckende Ergebnisse:

• Die Mitarbeiter erhielten die Möglichkeit, ihre Ziele selbstständig festzulegen, wodurch Vertrauen aufgebaut und die Motivation in einem intuitiveren und dynamischeren Prozess gesteigert wurde.
• Das Feedback erfolgt zeitnah und effektiv, wobei das Wachstum und die Entwicklung der Teammitglieder im Fokus stehen. Diese Erkenntnisse helfen den Mitarbeitern, ihre Leistung zu verbessern. Zudem werden ihre Erfolge in Echtzeit anerkannt. Das Lob und Feedback sind nicht anonym und fördern Vertrauen und Transparenz. Das Tool ist intuitiv und benutzerfreundlich, was die Akzeptanz und Einbindung aller Beteiligten erhöht.
• Führungskräfte profitieren nun von einer zentralisierten Erfahrung, die Leistungsmanagement und Stellenausschreibungen miteinander vereint. Für die Mitarbeiter ist das System nun praxisorientierter und lohnender, da Leistungsbeurteilungen, Lernziele und Anerkennungen zusammen angezeigt werden.

Alle Ziele und Projekte werden jetzt in Echtzeit im Tool erfasst. Wenn sich also Ziele und Prioritäten im Jahresverlauf verändern, können sich unsere Teams im System anmelden und diese in Echtzeit aktualisieren.“

Jenna Dobbins
VP of Human Resources bei Pontoon

Agiles Leistungsmanagement verwirklichen

Gemeinsam mit Avature, seinem langjährigen Partner, hat Pontoon eine ambitionierte Vision umgesetzt. Die Verbesserung des Leistungsmanagementsystems zeigt beispielhaft, was möglich ist, wenn eine flexible Technologie zur Verfügung steht, die sich an Herausforderungen anpassen lässt und mit den eigenen Bedürfnissen weiterentwickelt werden kann.

Durch die Dokumentation von Zielgesprächen, Feedback und Lob im System hat dieser Leistungsmanagementansatz eine neue Ära im Talentmanagement von Pontoon eingeläutet. Dank der Abstimmung von Zielen und Prioritäten hat Pontoon Vertrauen und Transparenz in den Mittelpunkt seines Prozesses gerückt.

Wir bei Pontoon sagen: Das Leistungsmanagement hat sich noch nie so gut angefühlt.“

Jenna Dobbins
VP of Human Resources bei Pontoon