Summary

Um die unternehmenseigene Personalbeschaffung zentral zu steuern und effizienter zu gestalten, gründete die CBS Corporation – ein US-amerikanischer Medienkonzern – 2014 eine eigene Abteilung für Talentgewinnung. Schnell stellte sich heraus, dass ein flexibleres Applicant-Tracking-System (ATS) erforderlich war, um die Recruitingprozesse an die jeweiligen Zielgruppen und den Standort der einzelnen Marken anzupassen. Auch wurde das ATS benötigt, um die äußerst anspruchvollen Compliance-Vorgaben zu erfüllen und ein interaktives, personalisiertes Nutzererlebnis für Recruiter, Hiring Manager und Kandidaten zu schaffen. Angesichts dieser Herausforderungen entschied sich CBS für das ATS von Avature.

“Uns wurde schnell klar, dass Avature ATS kein normales ATS ist, sondern eine umfassende Business-Lösung. Natürlich fungiert sie primär als Plattform für unser Applicant-Tracking-System, jedoch kann man sie auch für zahlreiche andere Aufgaben innerhalb des Unternehmens nutzen, die nicht notwendigerweise mit Recruiting zu tun haben.”

Richard Monastersky, VP Talent Acquisition bei CBS.

Recruiting-Landschaft

CBS besteht aus 12 Abteilungen und 25 Marken, die in allen Bereichen der Medien- und Unterhaltungsbranche tätig sind, u.a. in den Sparten Kabelfernsehen, Verlagswesen, Radio, lokale Fernsehsender, Film sowie interaktive Medien.

Mit über 20.000 Mitarbeitern ist CBS einer der größten Medienkonzerne der Vereinigten Staaten. Jedes Jahr nimmt das Unternehmen 3.600 Neueinstellungen vor, doch trotz seiner Größe und Reichweite hatte CBS vor 2014 kein eigenes Talentgewinnungsteam und arbeitete auch nicht mit Recruiting-Agenturen zusammen, um freie Stellen zu besetzen.

Herausforderungen

Bis zur Einführung der Avature-Lösung war die Personalabteilung von CBS zur Durchführung sämtlicher Recruitingaktivitäten auf ein Altsystem angewiesen. Aufgrund der mangelnden Flexibilität des Systems kam es jedoch häufig vor, dass Recruiter z.B. für die Suche nach Führungskräften gar nicht erst mit dem firmeneigenen ATS arbeiteten.

Auch muss CBS, als landesweites sendendes Fernsehunternehmen, bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiter insbesondere folgende rechtliche Vorgaben erfüllen:

  • Sarbanes-Oxley Act
    Das US-Bundesgesetz schreibt unter anderem vor, dass ehemalige Wirtschaftsprüfer von CBS im Anschluss an ihre Tätigkeit eine einjährige Abkühlungsfrist („Cooling-off-Periode“) einhalten müssen, bevor sie für einen früheren Kunden tätig werden dürfen.
  • Federal Communications Commission (FCC)
    Als Fernsehanstalt ist CBS verpflichtet, sämtliche offene Stellen an alle Organisationen zu melden, die um die Übermittlung derartige Informationen ansuchen.
  • Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP)
    Als Auftragnehmer der US-Regierung muss CBS die rechtlichen Vorgaben des Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) erfüllen. Die US-Behörde überwacht die Einhaltung der Programme zur Gleichstellung von Arbeitnehmern. Unter anderem muss dokumentiert werden, aus welchen berechtigten Gründen ein Bewerber nicht eingestellt wurde.

Als die neue Abteilung für Talentgewinnung im Jahr 2014 ihre Arbeit aufnahm, bestand die erste Herausforderung des Teams darin, die Recruitingprozesse für jede einzelne Marke umfassend zu prüfen. Dabei wurde angesichts des breiten Markenspektrums schnell deutlich, dass für jede Marke ein eigener Recruitingprozess erforderlich war, der auf die jeweilige Zielgruppe und den geografischen Standort zugeschnitten werden musste.

Außerdem wollte das Talentgewinnungsteam Hiring Managern ein benutzerfreundliches Instrument an die Hand geben, damit diese ihre Prozesse bestmöglich ausüben können. Das Tool sollte möglichst flexibel sein und alle Prozessschritte abdecken, da etliche Hiring Manager für den gesamten Einstellungsprozess zuständig sind.

Lösungen

Angesichts dieser komplexen Ausgangslage beauftragte CBS Avature mit der Optimierung folgender Prozesse:

Vertrauliche Suche nach Führungskräften

Dank der von Avature entwickelten Fähigkeiten zur Datenhaltung und Weitergabe ist CBS nun in der Lage, Suchaufträge vertraulich auszuführen. Alle Aktivitäten im Zusammenhang mit diesen Suchaufträgen können unter Wahrung der Anonymität der Kandidaten durchgeführt und zu Compliance-Zwecken dokumentiert werden.

Einhaltung rechtlicher Vorgaben

1. Sarbanes-Oxley Act: Effizientere Ausgestaltung des internen Auditprozesses

Um sicherzustellen, dass die einjährige Abkühlungsperiode eingehalten wird, nutzt CBS einen hocheffizienten Bewerbungsprozess, in dessen Rahmen Kandidaten angeben müssen, ob sie zuvor für eine von CBS beauftragte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft tätig waren. Kandidaten, die diese Frage mit „ja“ beantworten, werden im System entsprechend gekennzeichnet und sind für Recruiter dadurch leicht zu erkennen. Wenn nun einer der Kandidaten innerhalb des Recruitingprozesses zum nächsten Schritt gelangt, wird eine automatische Aufforderung des Systems verschickt, diesen Kandidaten durch die Interne Kontrollabteilung (Internal Control Department, ICD) prüfen zu lassen. Diese kann den Bewerber über ein eigenes Portal ablehnen oder zulassen. Darüber hinaus verhindert das System, dass Recruiter Kandidaten, die von der ICD abgelehnt wurden, ein Jobangebot unterbreiten.

2. Federal Communications Commission (FCC): Automatische Benachrichtigung jeder interessierten Partei über offene Stellen

Die Job-Workflows in Avature wurden so konfiguriert, dass direkt bei Veröffentlichung eines Stellenangebots automatisch eine Informations-E-Mail an alle Organisationen verschickt wird, die eine solche Benachrichtigung erbeten haben. Die Auswahl der Adressaten für diese Informations-E-Mail richtet sich nach dem jeweiligen Arbeitsort. Dieser automatische Prozess spart nicht nur Zeit – Mitarbeiter mussten diese Aufgabe zuvor manuell erledigen – sondern ermöglicht es CBS auch, seine Informationspflichten zu überwachen und gegenüber externen Prüfern unkompliziert nachzuweisen.

“Zuvor waren bis zu 150 Mitarbeiter stundenlang damit beschäftigt, sämtliche Organisationen per E-Mail über Stellenangebote zu informieren. Jetzt haben sie wieder Zeit und Kapazitäten für andere Aufgaben.”

Richard Monastersky, VP Talent Acquisition bei CBS.

3. Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP): Leichtere Dokumentation der Gründe für die Nichtauswahl eines Bewerbers

Die Recruitmentprozesse von CBS wurden von Avature so konfiguriert, dass ein Kandidat automatisch als „überprüft“ markiert wird, sobald ein Recruiter auf dessen Bewerberdaten zugreift. Der Recruiter muss dann den Kandidaten entweder einen Prozessschritt weiterbewegen oder einen Nichtberücksichtigungsgrund angeben, um einen eindeutigen Status des Datensatzes festzulegen. Kandidaten, die nicht überprüft wurden oder die nicht über die Mindestqualifikation für eine Stelle verfügen, werden automatisch vom System mit einem entsprechenden Nichtberücksichtigungsgrund versehen. Als abschließende Compliance-Maßnahme sorgt das System dafür, dass ein Stellenangebot nicht geschlossen werden kann, solange nicht alle abgelehnten Kandidaten mit einem Grund für die Nichtauswahl versehen wurden.

Bessere Einbindung von Hiring Managern in den gesamten Recruitingprozess

Avature bietet Hiring Managern ein maßgeschneidertes Portal, über das sie die Erstellung eines Stellenangebots veranlassen und von Recruitern vorgelegte Kandidaten prüfen können, und zwar während des gesamten Bewerbungsprozesses (z.B.: während dem Telefoninterview zur ersten Einschätzung, dem persönlichen Bewerbungsgespräch sowie der Angebotsunterbreitungsphase). Abgelehnte Bewerber können zu OFCCP-Compliance-Zwecken aus dem System entfernt werden. Hiring Manager, die gleichzeitig als Recruiter fungieren, haben zusätzlich die Möglichkeit, neue Bewerber direkt aus dem Portal heraus zu überprüfen. Neben den vollständigen Bewerbungsinformationen kann auch der Lebenslauf sowie das Ergebnis der Kandidatenprüfung durch die Interne Kontrollabteilung (ICD) eingesehen werden.

Ergebnisse

Während der Nutzung des Altsystems wurden zwar keine aussagefähigen Kennzahlen erfasst, dennoch ließ sich feststellen, dass sich seit Beginn der Zusammenarbeit zwischen CBS und Avature zahlreiche Aspekte des Recruitingprozesses verbessert haben.

  • CBS erfüllt inzwischen sämtliche rechtliche Vorgaben des Sarbanes-Oxley Act, der FCC und des OFCCP. Seit der Implementierung der Avature-Lösung hat CBS sämtliche Audits bestanden.
  • Nur 41 Tage nach Inbetriebnahme des Avature-Systems begann CBS mit der Erfassung und regelmäßigen Auswertung von Leistungskennzahlen (KPIs). Zuvor hatte die Recruitingabteilung keine freien Ressourcen, um Kennzahlen zu entwickeln und regelmäßig zu erheben.
  • Dank der neuen Avature-Lösung ist es nun möglich, umfassende Daten zur Kandidatensuche zu erheben und zu speichern. Dadurch ist CBS in der Lage, gründliche Analysen nach Geschäftsbereichen, nach Hiring Managern und Recruitern durchzuführen und jede Aktivität bis ins Detail nachzuverfolgen – etwa zu Kandidaten, die auf eine Empfehlung hin gefunden wurden, Kandidaten, die bereits interviewt wurden, usw.

CBS ist dadurch in der Lage, die konkreten Recruiting-Anforderungen und -Bedürfnisse der 25 Marken wesentlich besser zu erfüllen.

“Die Mitarbeiter von Avature sind motiviert, engagiert und loyal. Es liegt ihnen am Herzen, ihre Kunden voranzubringen und deren Abläufe zu verbessern, das heißt, ihnen die richtigen Funktionen auf genau die richtige Weise zur Verfügung zu stellen. Der Kundendienst von Avature ist unübertroffen. Ich habe noch nie mit einem Kundendienst-Team zu tun gehabt, das mit Avature vergleichbar wäre.”

Richard Monastersky, VP Talent Acquisition bei CBS.

Ausblick

Aktuell ist CBS dabei, die Onboarding-Lösung von Avature zu implementieren. Dadurch kann der Onboarding-Prozess weitgehend papierlos gestaltet werden und neue Mitarbeiter können noch vor ihrem ersten Arbeitstag eine positive Bindung zu ihrem neuen Arbeitgeber aufbauen. Dank des informativen Onboarding-Portals kann CBS neuen Mitarbeitern die Einarbeitung erleichtern, ihnen Informationen zum Arbeitsweg und zum Dresscode im Büro geben und ihnen ermöglichen, ihre Teammitglieder bereits vor dem ersten Arbeitstag kennenzulernen. In weiterer Zukunft plant CBS, eine neue Mitarbeiterempfehlungslösung mit Avature zu entwickeln und einzuführen.