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Leistungsmanagement bei Mitarbeitern im Homeoffice

Die anhaltende COVID-19-Pandemie konfrontiert uns mit verschiedenen unerwarteten Veränderungen; so wandelt sich auch unsere Arbeitsweise in rasantem Tempo. Von all diesen Veränderungen, die in den vergangenen sechs Monaten in der „neuen Realität“ entstanden sind, kann die größte ziemlich treffend in drei einfachen Worten zusammengefasst werden:

Arbeiten. Im. Homeoffice. 

Auch wenn das Arbeiten von zu Hause aus bzw. die virtuelle Arbeit in den letzten Jahren deutlich zugenommen hat (insbesondere in zukunftsorientierten Unternehmen), zwangen die mit der Pandemie einhergehenden Unsicherheiten viele Unternehmen dazu, ihre HR-Komfortzone zu verlassen und auf irgendwie Weise ein ganzheitliches Modell für die Arbeit im Homeoffice einzuführen. Diese abenteuerliche Reise in die unbekannten Tiefen des Human Capital Management wurde für viele unserer Kunden zu einer Achterbahnfahrt aus Versuch und Irrtum, die von der Suche nach Synergien zwischen Unternehmenskultur, agiler Technologie und Best Practices der Branche geprägt ist. Während sich die Arbeit im Homeoffice weiter von einer kurzfristigen Besonderheit hin zum Standard entwickelt, stellt für unsere Kunden nun eine der größten Herausforderungen die Frage dar, wie sich aus der Ferne am besten die Mitarbeiterleistung bewerten lässt (was beim Talentmanagement der entscheidende Faktor ist).

Die meisten HCM-Fachleute sind sich wahrscheinlich darüber einig, dass Leistungsmanagement eine komplizierte Angelegenheit ist. Angefangen bei der ständigen Weiterentwicklung von Frameworks bis hin zum fortwährenden Kampf, ausreichend viele Mitarbeiter von etwas zu überzeugen – selbst in den besten Zeiten ist ein erfolgreiches Leistungsmanagement ein schwieriges Unterfangen. Und wir wissen alle nur zu gut, dass das Jahr 2020 nicht gerade das einfachste war. Da wir uns alle wahrscheinlich mindestens bis zum Jahresende auf das Homeoffice verlassen werden müssen, hielten wir es für angebracht, uns mit einigen Kunden auszutauschen und eine Liste mit Best Practices zum Leistungsmanagement für aus der Ferne geführte Teams zusammenzustellen.

Von Technologie bis Unternehmenskultur – dieser Artikel liefert Ihnen eine detaillierte Übersicht über bewährte Ansätze.

Kommunikation fördern

Schon immer war die Kommunikation für die erfolgreiche Teamführung entscheidend, vor allem im digitalen Zeitalter. Zwar rühmen sich die meisten Führungskräfte für ihre wirkungsvolle Kommunikation, aber klar ist, dass sich die Spielregeln geändert haben. Auch wenn wir es vielleicht nicht bemerken, ist ein Großteil unserer berufsbezogenen Interaktionen nonverbaler Art – angefangen beim Gesichtsausdruck bis hin zur Körperhaltung. Tatsächlich ist die nonverbale Kommunikation für Führungskräfte eine wichtige Hilfe beim Entschärfen von Konflikten, Vermeiden von Fehlinterpretationen und Stärken des Teamgeistes. Wer aus der Ferne geografisch verstreute Teams erfolgreich führen möchte, muss also jetzt kreativ werden und bei der Kommunikation auf ganzer Linie einen Multikanal-Ansatz verfolgen.

Von den Kommunikationsmöglichkeiten, die Führungskräften zur Verfügung stehen, werden Chats und E-Mails auch weiterhin als wertvolle Tools dienen (erstere für schnelle Synchronisierungen und Teambesprechungen in Echtzeit, letztere für formale Nachrichten und Angaben zum Projektstand). Jedoch bevorzugen viele unserer Kunden nun Videokonferenzen, da für sie beim Management ihrer Homeoffice-Mitarbeiter die erfolgreiche Kommunikation oberste Priorität hat. On-Demand-Videos und Videokonferenzen „von Angesicht zu Angesicht“ werden hier Führungskräften eine große Hilfe sein – bei einer persönlicheren Remote-Kommunikation und effizienteren konstruktiven Gesprächen, die für optimalere Beurteilungen aus der Ferne notwendig sind. Diejenigen Unternehmen, die es schaffen, die laufenden Feedback-Gespräche im Rahmen ihres modernen Beurteilungsansatzes erfolgreich auf einer zuverlässigen Videokonferenz-Plattform zu führen, werden unter ihren Mitarbeitern nicht nur ein Gemeinschaftsgefühl erzeugen, sondern auch die gefürchtete Einstellung aus den Augen, aus dem Sinn“, die sich äußerst negativ auf den Aufbau von Vertrauen innerhalb geografisch verteilter Teams auswirkt, nicht aufkommen lassen.

Zusammenfassend lässt sich festhalten: Schalten Sie bei wöchentlichen Zielgesprächen und vierteljährlichen Beurteilungen einfach die Kameras ein.

Mitarbeiter zuweisen, überprüfen und anerkennen

Die Entwicklung einer erfolgreichen Kommunikationskultur ist von entscheidender Bedeutung, denn sie bildet die Basis für die Ausarbeitung der nächsten Best Practices zum Remote-Management: Zuweisung von Mitarbeitern (d. h. Klärung der Position), Überprüfung von Mitarbeitern (d. h. Ziel-Tracking) und Anerkennung von Mitarbeitern (d. h. öffentliches und privates Feedback).

In diesen unsicheren Zeiten wünschen sich Mitarbeiter von ihren Vorgesetzten Rat und Unterstützung. Sie wollen sowohl die Mikro- als auch die Makroprioritäten verstehen, auf die sie sich konzentrieren sollen, und wissen, welche Erwartungen an ihre spezifische Rolle gestellt werden. Besonders wirksam können die verstärkten Ängste, die Mitarbeiter aufgrund der verteilten Teams empfinden, durch das Setzen von Zielen bekämpft werden – genau darauf sollen sich Betroffene mit Unterstützung ihrer Vorgesetzten konzentrieren. Im Speziellen sei hier die Methode der „Objectives and Key Results“ (OKRs, Zielsetzung und Messung von Ergebniskennzahlen) genannt. Wie wir in anderen Artikeln zum Thema Leistungsmanagement herausstellten, haben sich OKRs bei der Verbesserung der Zusammenarbeit und der flexiblen, bidirektionalen Zielsetzung bewährt. Anstatt die Vorgaben der Führungsebene einfach nach unten weiterzuleiten, werden Mitarbeiter ermutigt, eigene OKRs im Einklang mit der strategischen Unternehmensvision zu entwickeln.

Sobald Homeoffice-Mitarbeiter ihre OKRs festgelegt haben, sollte das Management die Ziele und Ergebniskennzahlen wie gewohnt überwachen (d. h. vierteiljährlich/jährlich). Jedoch ist verstärkt auf regelmäßige Kommunikation und Feedback zu achten, worauf wir im vorherigen Abschnitt eingegangen sind (jedoch nicht im Rahmen der regulären Beurteilungen, sondern z. B. in Form von Pulsbefragungen). Schließlich sollten Unternehmen eine Kultur der Anerkennung von Mitarbeitern entwickeln, um ihr Engagement aufrechtzuerhalten. Warum Anerkennung? Nun, ob durch die Einbindung spielerischer Elemente, öffentliches Lob (über eine Mitarbeiter-Plattform) oder ein paar Dankesworte im wöchentlichen Einzelgespräch – Anerkennung zeigt Mitarbeitern, dass sie wirklich wertgeschätzt werden. Da sich die Entfernung zwischen Angestellten und Führungskräften nunmehr nicht mehr nur auf einige Schreibtische sondern auf mehrere Kilometer beläuft (manchmal ist sie sogar noch größer), sollte das Potenzial positiver Bestätigung nicht als selbstverständlich angesehen werden.

Mitarbeiter zur Selbsteinschätzung ermutigen

Die meisten Unternehmen neigen dazu, die Beurteilung von Mitarbeitern auf direkte Vorgesetzte und Kollegen zu beschränken.

Das heißt, Unternehmen legen in der Regel am meisten Wert auf die Meinung des direkten Vorgesetzten, gefolgt von den unmittelbaren Erfahrungen der Teammitglieder und Kollegen. Nicht immer werden Mitarbeiter aufgefordert, ihre eigene Leistung kritisch zu reflektieren und sich einer formalen Selbsteinschätzung zu unterziehen, und zwar wahrscheinlich aus voller Absicht. Vor einigen Jahren wurde nämlich im Harvard Business Review darauf hingewiesen, dass es sogar bei Selbsteinschätzungen mit den besten Absichten möglich ist, unbewusst – und sehr leicht – einerseits die Leistung zu überschätzen (Effekt der Selbstüberschätzung) und anderseits den Einfluss äußerer Faktoren auf den Erfolg nicht zu berücksichtigen (fundamentaler Attributionsfehler). Zwar gibt es diese kognitiven Verzerrungen auch im Jahr 2020, aber Selbsteinschätzungen spielen eine entscheidende Rolle, um geografisch verteilten Mitarbeitern einen sehnlichen Wunsch zu erfüllen:

Eine Stimme.

Unternehmen, denen es gelingt, die Stimme ihrer Mitarbeiter wertzuschätzen und auf dieser Basis erfolgreich eine Fernarbeitskultur aufzubauen, wird es überraschend leicht fallen, das für den Erfolg von Remote-Teams notwendige Engagement ihrer Mitarbeiter zu gewinnen. In Kombination mit dem Feedback von Vorgesetzten und Kollegen kann die wechselseitige Wirkung von Selbsteinschätzungen Mitarbeiter sowohl stärken als auch motivieren. In einer Zeit, in der die größte Angst der meisten Mitarbeiter darin besteht, vergessen zu werden, trägt diese Vorgehensweise gleichzeitig zur Entmystifizierung von Beurteilungen aus der Ferne bei. Sobald sich in verteilten Teams ein starkes Zusammengehörigkeitsgefühl etabliert hat, profitieren Unternehmen von offeneren, fokussierteren und erfolgreicheren Leistungsgesprächen zwischen Führungskräften und direkt unterstellten Mitarbeitern.

Mitarbeiter mit einem modernen SaaS-Ökosystem stärken

Da sich unsere Arbeitsweise weiter verändern wird, sollten sich auch die Tools für das Talentmanagement weiterentwickeln.

In zahlreichen Branchen wurden die meisten persönlichen Interaktionen durch die cloudbasierte Zusammenarbeit ersetzt, was Unternehmen aus allen Bereichen 2020 dazu gezwungen hat, umfangreiche und unerwartete Investitionen in ihre SaaS-Infrastrukturen zu tätigen – trotz Budgetkürzungen. Auch wenn die meisten Investitionen zu Beginn der Pandemie mit einfachen Lösungen für die entstandenen Remote-Mitarbeitern einhergingen und daher leichtfertig als Klacks bezeichnet wurden (wie Zoom, Slack, Microsoft Office 360), hinkt eine alarmierende Anzahl an Unternehmen hinterher, was die Technologien und Prozesse für die Beurteilung von Remote-Mitarbeitern angeht.

Beim Talentmanagement – insbesondere beim Leistungsmanagement – dreht sich alles um die Beziehungspflege. Das Ziel von Avature ist hierbei, unseren Kunden eine SaaS-Plattform bereitzustellen, die alle erdenklichen Bedürfnisse beim Talentmanagement erfüllt. Wir haben erkannt, dass Leistungsmanagement isoliert nicht erfolgreich sein kann. In unseren „neuen Realität“ der Fernarbeit sind Mitarbeiterbeurteilungen mit den Säulen des strategischen Talentmanagements – Mitarbeiterbindung und interne Mobilität – eng verflochten. Die bittere Wahrheit in der aktuellen Ära lautet daher wie folgt: Ein erfolgreiches Leistungsmanagement ist einfach nicht möglich, wenn nicht zuerst die zentralen Aktivitäten und Technologien des Talentmanagements aufeinander abgestimmt werden.

Schließlich sind moderne Unternehmen nur so stark wie ihr schwächstes Glied. Und wir können Immer wieder beobachten, dass erstklassige, eigenständig agierende SaaS-Tools für Unternehmen mit ineffizienter und fragmentarischer Talentmanagement-Software nicht viel tun können. Von daher fordern wir unsere Kunden dazu auf, sich vom Leistungsmanagement für Remote-Mitarbeiter und von den dafür benötigten Technologien ein ganzheitliches Bild zu verschaffen. Natürlich helfen wir ihnen dabei. Auf diese Weise können alle Mitarbeiter – ob junge Anwälte oder erfahrene Führungskräfte – für Beurteilungen unser Talentmanagement-Ökosystem nutzen und sich so entsprechend ihrer Position weiterentwickeln, und zwar auch aus großer Entfernung.

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