Zusammenfassung
Als das international tätige Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen RGP seine Technologielandschaft für das Talentmanagement modernisieren wollte, war klar, dass dafür mehr als nur neue Software nötig sein würde. Dazu mussten etablierte Prozesse überdacht, eine erstklassige Lösung eingeführt und die Grundlagen für langfristige Innovation geschaffen werden.
Im Rahmen des Programms Phoenix ging RGP eine Partnerschaft mit Avature ein, um die Talentgewinnung neu zu erfinden. Das Ergebnis: messbare Kosteneinsparungen, effizientere Recruitingprozesse und eine skalierbare Grundlage für weitere Innovationen und die Einführung von KI.
Über RGP
RGP ist ein führendes, weltweit tätiges Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen, das Organisationen bei der Transformation ihrer Arbeitsweise unterstützt. Mit einem maßgeschneiderten Dienstleistungsmodell, das die Bereitstellung von Fachkräften, Beratung und ausgelagerte Dienstleistungen umfasst, arbeitet RGP mit 88 der Fortune-100-Unternehmen und 70 Prozent der Fortune-500-Unternehmen zusammen und bietet ihnen Agilität und Fachkompetenz in großem Maßstab.
Die Herausforderung: Wenn Altsysteme an ihre Grenzen stoßen
Im Jahr 2005 nutzte RGP eine damals moderne Anwendungslandschaft: ein Talent-CRM, ein ATS, ein Vertriebs-CRM, eine Plattform zur Zeit- und Spesenabrechnung sowie ein Finanzsystem. Die selbst entwickelten und individuell angepassten Tools leisteten dem Unternehmen über Jahre hinweg gute Dienste. Als RGP jedoch weiter wachsen wollte, traten ihre Grenzen immer deutlicher zutage.
Bis 2019 stellte das Wachstum das Unternehmen vor erhebliche Herausforderungen. Die weltweiten Abläufe waren uneinheitlich, da die Teams in den USA, Europa und Asien mit Systemen arbeiteten, die nicht miteinander kommunizierten. Manuelle Workarounds wurden zur Regel, und der geringe Automatisierungsgrad verlangsamte sämtliche Prozesse. Die fragmentierte Datenlandschaft erschwerte zudem die regionsübergreifende Zusammenarbeit und machte es zunehmend schwieriger, das Geschäft zu skalieren.
Da RGP kein Technologieunternehmen ist, war es auf Dauer keine tragfähige Lösung, diese Systeme weiterhin intern zu entwickeln und zu warten. Wie Shaun Landers, Regional Vice President of Talent & Product Owner, es ausdrückte:
Uns wurde klar, dass wir kein Technologieunternehmen sind. Wir mussten uns aber ehrlich fragen, wer wir eigentlich sind und was unser Unternehmen braucht, um erfolgreich zu sein.“
Shaun Landers
Regional VP, Talent & Product Owner, RGP
Die Lösung: Ein grundlegender digitaler Neuanfang mit Program Phoenix
Es ging nicht einfach nur darum, die bestehenden Systeme zu aktualisieren. Wie Keith Golden, Chief Information Officer, später im Talent Transformation Podcast erklärte, ging es vielmehr darum, „die Arbeitsweise und Wertschöpfung von RGP grundlegend neu zu gestalten“.
RGP startete Program Phoenix, eine mehrjährige Initiative mit dem Ziel, die gesamte digitale Infrastruktur des Unternehmens neu zu gestalten. Das Programm basierte auf drei Säulen: auf die jeweiligen Nutzergruppen zugeschnittenen Erlebnissen, cloudbasierter Infrastruktur sowie skalierbarer Automatisierung und KI. Daraus ergab sich eine Reihe grundlegender Fragen: Was bedeutet Recruiting für uns? Welche Art von Erlebnis möchten wir unseren Recruitern, Vertriebsteams und Kandidaten bieten?
Diese Überlegungen waren entscheidend für die Auswahl der Technologieplattform, mit der RGP seine Ziele erreichen wollte. Obwohl das Team auf die Recruiting-Module eines bereits vorhandenen HCM-Systems hätte zurückgreifen können, wählte es bewusst einen anderen Weg. Wie Landers erklärte, ging es nicht um die bequemste Lösung, sondern um Qualität, wie sie nur eine erstklassige Lösung bieten konnte:
Wir haben uns noch einmal grundlegend mit unseren Talentprozessen und der Arbeitsweise unseres Unternehmens auseinandergesetzt. Wir wollten nicht einfach nur eine zusätzliche Funktion, sondern den bestmöglichen Prozess.“
Shaun Landers
Regional VP, Talent & Product Owner, RGP
Den richtigen Partner wählen
Avature erwies sich als der Partner, der diese Vision verwirklichen konnte. Dank ihrer umfassenden Konfigurierbarkeit ließ sich die Plattform an die individuellen Prozesse der Organisation anpassen und zugleich nahtlos mit anderen Anwendungen integrieren.
Ein weiterer entscheidender Faktor war die Eigenständigkeit. Mit Avature konnte das Team von RGP die Plattform selbst konfigurieren und weiterentwickeln. Wie Landers erklärte, gab diese Eigenständigkeit dem Team die Gewissheit, dass das System auch mit künftigen Veränderungen seiner Anforderungen Schritt halten konnte: „Wir wollten selbst die Kontrolle über die Lösung haben und sie nicht nur passiv nutzen.“
Auch der Auswahlprozess selbst spiegelte den hohen Anspruch von Program Phoenix wider. Die Verantwortlichen der Fachbereiche und der IT bewerteten die Anbieter gemeinsam, damit bei der Entscheidung keine der beiden Seiten bevorzugt wurde. Für Landers war dieses Gleichgewicht entscheidend: Die Plattform musste sowohl die technischen Anforderungen als auch die alltäglichen Bedürfnisse der Nutzer erfüllen.
Was RGP aufgebaut hat: Eine integrierte Talent-Plattform
Von Anfang an war die Integration der zentrale Leitgedanke von RGP. RGP wollte mit Avature eine vollständig integrierte Talent-Plattform schaffen, die Candidate Relationship Management (CRM) und ein Applicant-Tracking-System (ATS) vereint. Damit ging RGP gezielt die Schwachstellen seiner Altsysteme an: fragmentierte Prozesse, mangelnde Transparenz und einen geringen ROI.
Durch die Zusammenführung der CRM- und ATS-Kompetenzen auf einer einzigen Plattform können Recruiter nun Talent-Pipelines pflegen und gleichzeitig den unmittelbaren Personalbedarf decken. So erhalten sie innerhalb desselben Systems einen 360-Grad-Blick auf Kandidaten und Einsatzmöglichkeiten.
Um den verschiedenen Nutzergruppen ein maßgeschneidertes Erlebnis zu bieten, führte RGP eine Reihe individuell gestalteter Portale ein, von externen und internen Karriereportalen über Empfehlungsportale bis hin zu Portalen für Hiring Manager. Ein besonders gelungenes Beispiel ist das individuell entwickelte Talent Request (TR) Manager Portal. Es ermöglicht Vertriebsmitarbeitern und Talent-Partnern die Zusammenarbeit in Echtzeit und zeigt, wie RGP dank der Konfigurierbarkeit von Avature seine spezifischen geschäftlichen Anforderungen in nahtlose, benutzerfreundliche Erlebnisse umsetzen kann.
Weitere Kompetenzen, darunter die integrierte Terminplanungsfunktion und Echtzeit-Reporting-Dashboards von Avature, wurden ebenfalls eingeführt. Sie ersetzen manuelle Prozesse und ermöglichen der Führungsebene jederzeit einen direkten Einblick in KPIs und operative Kennzahlen.
Letztlich gelang es RGP, ein Ökosystem aufzubauen, das Landers als harmonisch beschreibt: Avature bietet darin wegweisende Kompetenzen und lässt sich zugleich nahtlos in sämtliche Geschäftsanwendungen integrieren.
Wir wollten ein harmonisches System aus verschiedenen Ökosystemen, in dem jede Technologie ihre Stärken ausspielen kann, ohne Kompromisse eingehen zu müssen.“
Shaun Landers
Regional VP, Talent & Product Owner, RGP
Erste Ergebnisse und nachhaltige Fortschritte
Obwohl RGP noch am Anfang der Zusammenarbeit mit Avature steht, spürte das Team schon bald die positiven Auswirkungen der Transformation in mehreren Bereichen. Recruiter müssen sich beim Matching nicht mehr mit Tabellenkalkulationen oder bei der Kandidatenansprache mit komplizierten Serienmails herumschlagen. Stattdessen verschaffen ihnen Automatisierung und KI mehr Freiraum, um sich auf wertschöpfendere Aufgaben zu konzentrieren:
- KI-gestütztes Talent-Matching macht die manuelle Nachverfolgung in Excel überflüssig und ermöglicht es Recruitern, das Potenzial einer Datenbank mit rund 150.000 Leads voll auszuschöpfen. Das spart jährlich 65.000 US-Dollar und ermöglicht eine Skills-basierte Talentgewinnung.
- Automatisierte Ansprache hat die Kommunikation vereinfacht und spart jährlich 72.000 US-Dollar ein.
- Tools für das Pipeline-Management ermöglichen es Recruitern, Aufgaben eigenständig zu erledigen, und sparen so jährlich 150.000 US-Dollar ein.
- Reporting ist jetzt direkt in Avature integriert und bietet Recruitern und Führungskräften Einblicke in Echtzeit.
Neben den Kosteneinsparungen profitiert RGP nun auch von der nötigen Transparenz, Einheitlichkeit und Skalierbarkeit, um als eine globale Organisation agieren zu können. Die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Systemen und Teams hat sich verbessert. Gleichzeitig ist das Nutzererlebnis reibungsloser geworden.
Die Entwicklung geht weiter: Skills, KI und darüber hinaus
Obwohl Program Phoenix bereits beeindruckende Ergebnisse erzielt hat, sieht RGP darin erst den Anfang. Das Unternehmen treibt seine Vision eines vernetzten Talent-Ökosystems, in dem KI eine zentrale Rolle spielt, konsequent voran.
Mit der zunehmenden Einführung von Avature baut RGP auf dessen KI-Kompetenzen auf. Das Unternehmen nutzt Tools wie Stellenempfehlungen, Ähnliche Personen und Empfohlene Kandidaten, um Talente besser zu verstehen und das Skills-basierte Matching weiter zu verbessern. Gleichzeitig erprobt RGP neue Kompetenzen mit Avature Copilot und weiteren KI-Agenten.
Mit Avature als zentralem Partner ist RGP zuversichtlich, auch künftig mit Veränderungen Schritt halten und die nötige Agilität für kontinuierliche Weiterentwicklung und Wachstum aufbauen zu können.
