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Das Onboarding-Konzept von Avature: von einer HR-Kernfunktion hin zu strategischem HR

Geschrieben Von
Sarah Bengochea
Managing Editor

Das Onboarding findet stets in einer heiklen Phase im Leben eines neuen Mitarbeiters statt. Die anfängliche Energie und Begeisterung, die mit einem Stellenwechsel einhergeht, ist etwas sehr Wertvolles und sollte von Unternehmen möglichst lang erhalten werden. Diese allererste Phase ist der ideale Moment, um bei neuen Mitarbeitern einen positiven Eindruck zu hinterlassen, sie auf Erfolgskurs zu bringen und jegliche Nervosität oder Zweifel beiseite zu räumen.

Leider besteht das Onboarding in der Praxis hauptsächlich aus Formalitäten und den vorgeschriebenen Compliance-Anforderungen – das heißt aus Prozessen, bei denen es ausschließlich um das Unternehmen geht. Auch wenn diese Prozesse natürlich wichtig sind, kann es sich für viele neue Mitarbeiter wie eine Enttäuschung anfühlen, was ihre anfängliche Begeisterung über den neuen Job zunichte macht. Bis dahin sind sie quasi hofiert und umschmeichelt worden, doch haben sie erst einmal im Unternehmen angefangen, geht es nur noch um Administratives: Da verfliegt das emotionale Hoch verständlicherweise schnell. Die neu eingestellten Mitarbeiter haben gar nicht erst die Möglichkeit, sich auf das Unternehmen einzustellen, mehr über den neuen Job zu erfahren und die Kollegen kennenzulernen. Schon schleichen sich erste Zweifel ein: „Habe ich die richtige Entscheidung getroffen?“ „Ist das wirklich die richtige Firma für mich?“

Was in diesen ersten Stunden und Tagen am neuen Arbeitsplatz geschieht, kann also entscheidend dafür sein, wie ein neuer Mitarbeiter Ihr Unternehmen wahrnimmt und was er anderen über Sie erzählt!

HR-Kernprozess oder strategisches HR

Betrachtet man einmal die Funktion und die möglichen Auswirkungen des Onboarding und überlegt sich, wo sich dieser Prozess innerhalb des HR-Aufgabenbereichs ansiedeln lässt, wird schnell klar, dass er sich genau an der Schnittstelle zwischen der eigentlichen und der strategischen Personalarbeit befindet. Auf den ersten Blick mag das Onboarding einem HR-Kernprozess ähneln, da es mit Formalitäten und Compliance-Anforderungen verbunden ist. Bedenkt man jedoch den heiklen Charakter dieses Vorgangs sowie die möglichen Auswirkungen auf die Zufriedenheit, die Integration und langfristige Bindung des neu eingestellten Mitarbeiters, wird klar, dass es sich hierbei um einen strategischen Prozess handelt. Die folgenden Zahlen zeigen deutlich, wie wichtig der Onboarding-Prozess tatsächlich ist.

  • 90 % der neuen Mitarbeiter entscheiden bereits in den ersten 6 Monaten nach Eintritt, ob sie im Unternehmen bleiben wollen oder nicht (Bersin Deloitte)
  • 33 % sehen sich bereits in den ersten 6 Monaten nach einem neuen Job um – unter Millenials ist dieser Prozentsatz sogar noch höher (The Impact Instruction Group)
  • 32 % verbleiben eher im Unternehmen, wenn sie an einem Onboarding-Prozess teilnehmen, bei dem der Mitarbeiter und nicht das Unternehmen im Mittelpunkt steht (Wall Street Journal)
  • 66 % der neuen Mitarbeiter verbleiben mit einer höheren Wahrscheinlichkeit länger als 3 Jahre im Unternehmen, wenn sie ein strukturiertes Onboarding-Programm durchlaufen haben (US-Arbeitsministerium)

Einen neuen Mitarbeiter innerhalb der ersten sechs Monate nach Einstellung zu verlieren, ist sehr teuer. Kündigt ein Angestellter auf mittlerer Ebene, kann dies Kosten in Höhe von mindestens 150 % des Jahresgehalts verursachen – oder mehr, wenn man bedenkt, dass sich die Kosten für die Personalsuche und die Einarbeitung des neuen Mitarbeiters üblicherweise erst nach sechs Monaten amortisieren (Michael Watkins 2013). Dies ist ein erheblicher finanzieller Verlust. Darüber hinaus hat es insbesondere für Verbrauchermarken finanzielle Konsequenzen, wenn ein neuer Mitarbeiter kündigt, denn es kann sein, dass er (sowie seine Freunde und seine Familie) in Zukunft nicht mehr bei diesem Unternehmen einkaufen werden. Zudem berichten nicht wenige in sozialen Netzwerken wie Glassdoor über ihre negativen Erfahrungen, was der Marke zusätzlich schaden kann.

Ohne einen gut strukturierten und automatisierten Onboarding-Prozess ist es jedoch unmöglich, die Onboarding-Erfahrung zu koordinieren oder gar zu verbessern. Oft genug kommt es vor, dass Firmen Mitarbeiter aufgrund von Details verlieren, die ihnen gar nicht bewusst sind (ein fehlender Laptop am ersten Arbeitstag, ein Willkommens-Meeting mit dem Hiring Manager, das dann doch nicht stattfindet, der Mitarbeiter erhält keine Einladung zu einer Feierabendaktivität usw.). Unternehmen, die ihren Onboarding-Prozess nicht überwachen bzw. über kein System verfügen, um die Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit des neu eingestellten Teammitglieds zu erfassen, werden nie erfahren, was geschah oder weshalb der neue Mitarbeiter beschlossen hat zu kündigen. Im Grunde ist der Ansatz simpel: Man vereinfacht das Onboarding, indem man einen strukturierten Prozess entwickelt und dabei eine möglichst mitarbeiterzentrierte Perspektive einnimmt. Aufgepasst: Es ist sehr leicht, Prozesse zu konzipieren, bei denen das Unternehmen im Vordergrund steht, doch was wirklich zählt, ist ein am Menschen orientierter Ansatz.

Onboarding mit Avature

Wir von Avature glauben, dass Onboarding sich wandeln und von einem reinen Verwaltungsakt zu einem sozialen Erlebnis werden muss. Natürlich wissen wir, dass Formalitäten und Compliance-Abläufe unerlässlich sind. Dennoch sind wir überzeugt davon, dass diese die Onboarding-Phase keineswegs dominieren müssen. Mit der richtigen Plattform und den richtigen Prozessen können die eher verwaltungslastigen Aufgaben in den Hintergrund treten, während die sozialen, mitarbeiterorientierten Erfahrungen (das persönliche Kennenlernen und die Einbindung ins Unternehmen) in den Fokus rücken.

Ein gut strukturierter, sozialer Onboarding-Prozess sorgt dafür, dass neue Mitarbeiter gleich am ersten Tag die richtigen Leute sowie ihre Teammitglieder kennenlernen. Unternehmen können noch einen Schritt weitergehen und ihre Onboarding-Portale mit internen sozialen Netzwerken wie Avature DNA verknüpfen. Darüber können neue Mitarbeiter sehen, wie ihre neuen Kollegen heißen, wie sie aussehen und wofür sie zuständig sind – all das noch vor dem ersten Arbeitstag. Dies hilft dabei, eine Beziehung aufzubauen und führt dazu, dass der neue Mitarbeiter nicht nervös sein muss, wenn er zum ersten Mal das Büro betritt.

Mit der richtigen Plattform und den richtigen Tools kann ein Unternehmen den Onboarding-Prozess so strukturieren, dass alle Akteure sich leicht einbringen und ihre jeweiligen Aufgaben effizient erledigen können, ohne permanent daran denken zu müssen, was als Nächstes ansteht. Dies gilt sowohl für die neuen Mitarbeiter als auch für die Hiring Manager, die Recruiter, die Buddys/Mentoren und die Personaler. So ermöglicht Avature Onboard beispielsweise das Einstellen von Erinnerungsfunktionen, um Vorgesetzte darauf hinzuweisen, eine Willkommens-E-Mail zu schreiben, sich Zeit im Kalender für Einführungsveranstaltungen zu markieren, Einladungen zum Mittagessen zu versenden oder ein Willkommensgeschenk mitzubringen. Außerdem können im Kalender des neuen Mitarbeiters vorab Termine für Schulungssitzungen oder Kennenlern-Treffen eingetragen werden oder sie erhalten einen Einarbeitungsplan, über den sie selbst passende Termine festlegen können. Auch Feedback-Treffen, persönliche Gespräche oder anstehende Veranstaltungen können bereits vorausgefüllt werden. Auf diese Weise sind Ihre Hiring Manager und Ihre neuen Mitarbeiter stets auf dem gleichen Stand.

Diese kleinen, aber wirkungsvollen Maßnahmen tragen viel dazu bei, von Anfang an eine positive Grundstimmung zu erzeugen. Als Unternehmen haben Sie eine einzige Chance, einen guten Eindruck zu hinterlassen – einen schlechten Eindruck zu korrigieren, ist fünfmal so aufwändig! Außerdem ist nun ein günstiger Moment, um neue Mitarbeiter dazu zu bringen, Freunde und Bekannte weiterzuempfehlen, da die Recruiter noch immer einen persönlichen Draht zu „ihren“ Kandidaten haben. Durch eine positive Onboarding-Erfahrung hält sich die Anfangsmotivation und gute Stimmung viel länger. Außerdem kann sie ein Türöffner für das Sourcing zukünftiger Talente sein.

„Im Prinzip ist es einfach nur gutes Risiko-Management, dafür zu sorgen, dass der Onboarding-Prozess eine angenehme Erfahrung für den neu eingestellten Mitarbeiter ist.“
Dimitri Boylan, CEO von Avature

Wichtig ist außerdem, dass die Personalabteilung einen vollständigen Überblick über alle wichtigen Vorgänge während des Onboarding-Prozesses hat und diese gut koordinieren, verstehen, überwachen und vorrangig behandeln kann. Es sollte erkennbar sein, was funktioniert, und die Mitarbeiter der Personalabteilung sollten in der Lage sein, Prozesse anzupassen und bewährte Verfahren abteilungsübergreifend weiterzugeben. Vom Standpunkt einer effizienten Leistungserbringung aus ist dies unerlässlich. Außerdem muss die Flexibilität gegeben sein, Prozesse individuell auszugestalten. Dies gilt insbesondere für internationale Unternehmen mit zahlreichen Standorten. Es ist unmöglich, Mitarbeiter aus unterschiedlichen Ländern bzw. Regionen der Welt, ja sogar aus unterschiedlichen Geschäftsbereichen auf die gleiche Weise einzuarbeiten. Das betrifft bereits den Onboarding-Zeitraum: In den USA geht man von einer Einarbeitungsphase von etwa drei Monaten aus, in Deutschland wiederum rechnet man eher mit sechs Monaten. Ihre Strategie zur Mitarbeiterintegration muss sich also anpassen. Aber kann sie das auch?

Soziales Onboarding und Einarbeitungszeit

Ein weiteres Thema ist die Einarbeitungszeit: Wie lange dauert es, bis ein neuer Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen produktiv wird? Wenn diese Zeit verkürzt werden kann – und sei es nur um 15 oder 30 Tage – macht das bereits viel aus. Hier geht es nicht nur um finanzielle Aspekte, sondern auch um die Erfahrung, die der neue Mitarbeiter macht: Je länger er braucht, um sich zurechtzufinden und sich zu integrieren, desto frustrierender kann es für ihn sein. Das Risiko ist folglich zu hoch, um diese Phase dem Zufall zu überlassen. Eine gut durchdachte soziale Onboarding-Erfahrung sorgt ganz automatisch für eine höhere Produktivität. Wenn man neue Mitarbeiter ermutigt, vom ersten Tag an Beziehungen aufzubauen, und ihnen die entsprechenden Möglichkeiten und Strukturen dazu an die Hand gibt, hat man bereits die Grundlage dafür geschaffen, dass sie sich im Team wohlfühlen. Sie wissen, wen sie um Hilfe bitten können, und lernen dadurch schneller, da sie gut vernetzt sind. Über diese wichtigen informellen Kommunikationskanäle erlernen sie die „geheimen Regeln der Kunst“ – ein Wissen, das oft nirgendwo dokumentiert ist, das aber für den Job überlebenswichtig ist.

Die richtige Plattform auswählen

Strategisches HR braucht Echtzeitinformationen und Berichtsmetriken. Das kann jedoch schnell zur Herkulesaufgabe werden, wenn man mit mehreren verschiedenen Tools statt mit einer einzigen Plattform jongliert. Eine einheitliche Plattform sorgt für eine durchgehende Datenintegration und erleichtert es HR-Mitarbeitern außerdem, über den Tellerrand hinauszublicken und die gesamten Auswirkungen ihres Handelns abschätzen zu können.

Stellen Sie sich vor, ein Spediteur transportiert ein Paket von einer Küste Australiens zur anderen. Allerdings muss er dabei alle 500 Kilometer das Fahrzeug wechseln. Das ist natürlich ziemlich umständlich. Glücklicherweise funktionieren die meisten Autos jedoch gleich – das Zündschloss ist immer rechts vom Lenkrad, daher ist es für den Fahrer nicht allzu kompliziert. Für Software gilt dies jedoch nicht. Zu viele Systeme heißt: Man muss sich in zu vieles einarbeiten, man muss zu vieles verwalten und auf dem neuesten Stand halten. Wichtige Informationen verschwinden leicht in Datensilos, was es schwierig macht, diese Daten zu kombinieren und ihren Lebenszyklus zu verfolgen.

Die richtige Plattform hingegen sorgt dafür, dass die Personalabteilung während der ganzen Fahrt über am Steuer sitzt. Die Mitarbeiter können alle Arbeitsbereiche abdecken und dabei auf regionale Unterschiede in der Sprache und Kultur sowie auf unterschiedliche gesetzliche Bestimmungen eingehen. Unsere Kunden nutzen die Plattform üblicherweise als Framework, um die Anpassung und Implementierung von Prozessen in über 90 Ländern zu verwalten. Das mag furchteinflößend klingen, doch mit der richtigen Technologie und dem richtigen Partner an der Seite besteht hier kein Grund zur Sorge.

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