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Die Optimierung der Hiring-Manager-Erfahrung bei OpenText

Zusammenfassung

120.000 Bewerber und 800 einzelne Hiring Manager – da sollte jedem einleuchten, dass das Talentgewinnungsteam von OpenText alle Hände voll zu tun hat. Das Unternehmen wächst exponentiell und konnte in den letzten 5 Jahren mehr als 10 Übernahmen erfolgreich abschließen. Auch der Bereich der Talentgewinnung expandiert permanent, und so wandte sich OpenText vor 3 Jahren an Avature, um eine Lösung zur Optimierung der Hiring-Manager-Erfahrung entwickeln zu lassen, die gleichzeitig die Talentgewinnung transparenter gestalten sollte. Die verwaltungsintensive Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Akteuren ist inzwischen einer partnerschaftlichen strategischen Personalgewinnung gewichen, wodurch es OpenText gelang, die Zeit bis zur Stellenbesetzung um 7 Tage zu reduzieren.

Über OpenText

OpenText ist ein kanadisches Software-Unternehmen, dessen Schwerpunkt traditionell auf dem Bereich Enterprise Information Management liegt. Des Weiteren bietet OpenText Kunden aus aller Welt innovative Lösungen im Bereich Kundenzufriedenheit und Geschäftsprozessmanagement, Unternehmensnetzwerke, Content Management für Unternehmen sowie Informationsaufbereitung und -Analyse. OpenText beschäftigt über 12.000 Mitarbeiter in 140 Ländern und konnte in den letzten fünf Jahren ein außergewöhnliches Wachstum verzeichnen, was die Talentgewinnung vor ganz eigene Herausforderungen stellt. Das aus 45 Mitarbeitern bestehende Talent Acquisition (TA)-Team erhält jährlich 120.000 Bewerbungen und steht daher vor großen Herausforderungen:

Was unsere Wachstumsstrategie betrifft, sind wir als Unternehmen einzigartig. Obwohl wir durchaus auch organisch wachsen, wurde die Expansion größtenteils durch Übernahmen erreicht.  Ich selbst habe vor 5 Jahren bei OpenText angefangen, das Unternehmen ist inzwischen doppelt so groß und ich habe insgesamt 10 Übernahmen miterlebt.“

– Andrea Morrison, Leiterin Talentgewinnung

Die Herausforderungen vor Avature

Vor 5 Jahren funktionierte die Personalgewinnung bei OpenText noch ganz anders: Ein Großteil der TA-Aktivitäten waren an ein RPO-Unternehmen ausgelagert worden. Diverse Übernahmen sorgten jedoch für wachsende Anforderungen im Bereich Talentgewinnung, und so beschloss das Unternehmen im Jahr 2013, die Personalbeschaffung in Zukunft komplett intern zu handhaben. Das neu gegründete interne TA-Team sollte zum strategischen Geschäftspartner werden, doch schnell war klar, dass das ATS-Altsystem aus der Outsourcing-Zeit diesen Wandel behinderte. Folgende Voraussetzungen galt es zu bewältigen:

Falsche Erwartungen sowie keine wirkliche Beziehung zwischen Hiring Managern und dem Talentgewinnungsteam

Die Hiring Manager waren es gewohnt, direkt mit dem RPO-Unternehmen zusammenzuarbeiten und Aufträge zu erteilen. Mit einem Talentgewinnungsteam zu kooperieren und gemeinsam Toptalente ausfindig machen und an sich zu binden, war für sie neu. Zudem konnten sie nicht auf das ATS-Altsystem zugreifen, wodurch sich die Zusammenarbeit mit den Recruitern mühsam und zeitraubend gestaltete: Excel-Tabellen, Lebensläufe und Kandidatenfeedback mussten jeweils umständlich per E-Mail weitergegeben werden.

Viel Verwaltungsaufwand und mangelnde Transparenz bezüglich des Recruiting-Prozesses

Alles folgte dem „post and pray“-Ansatz: Das ATS-Altsystem war kompliziert, verfügte lediglich über lineare Prozesse, und es war nicht ersichtlich, an welchem Schritt sich die Kandidaten innerhalb des Recruiting-Zyklus überhaupt befanden.

Das Nachverfolgen von Kandidateninformationen nach der Übernahme neuer Unternehmen sowie das Schaffen einer herausragenden Kandidatenerfahrung

Die mangelnde Transparenz sowie die fehlenden Kooperationsmöglichkeiten führten zu langen Beschaffungszeiten. Aufgrund der Vielzahl an Kandidaten in den neu erworbenen Unternehmen war es schwierig, ihren Fortschritt innerhalb des Recruiting-Prozesses zu verfolgen.

Unsere Kandidatenerfahrung verschlechterte sich dadurch, es kam zu langen Wartezeiten, die Karriereseite war veraltet. Zudem war die Kommunikation mühsam und es war umständlich, Feedback zu Kandidaten einzuholen und zu verfolgen, wo sich gemeinsame Bewerber innerhalb des Recruiting-Prozesses befanden.“

– Andrea Morrison, Leiterin Talentgewinnung

Lösungen

Das Talentgewinnungsteam zum strategischen Geschäftspartner machen

Das Talentgewinnungsteam sollte in die Vorstandsebene aufrücken und ein neues Image erhalten. Daneben sollte die Hiring-Manager-Erfahrung sowie die Zufriedenheit der internen Akteure verbessert werden. Die Einführung einer neuen Technologie stellte einen wichtigen ersten Schritt dar und wurde schnell zum Dreh- und Angelpunkt der geplanten Maßnahmen.

Uns war klar, dass wir unser Modell neu erfinden und das TA-Team von Grund auf umgestalten mussten. Der ideale Ausgangspunkt hierfür war die Einführung eines neuen ATS, das innovative Prozesse unterstützen würde.  Um die Zusammenarbeit mit den Hiring Managern erfolgreich zu gestalten, mussten wir ganz oben in der Hierarchie ansetzen, dort das nötige Wissen vermitteln und Beziehungen knüpfen.

– Andrea Morrison, Leiterin Talentgewinnung

Die Zusammenarbeit zwischen internen Akteuren fördern

Hiring Manager spielen für den Recruiting-Erfolg eine wesentliche Rolle. Daher war OpenText bestrebt, eine agile Lösung zu entwickeln, die die Zusammenarbeit zwischen sämtlichen am Recruiting-Prozess beteiligten Akteuren ermöglichen und fördern sollte – Kandidaten, Recruiter, Hiring Manager und Personalleiter.

Neben der Einführung des ATS von Avature entschied sich OpenText dafür, ein Portal speziell für Hiring Manager zu entwickeln, das unter anderem Zugriff auf die Kandidaten bot, das anzeigte, wo sich ein Kandidat innerhalb des Prozesses befand und über das man Feedback zu jedem einzelnen Schritt abgeben und Kennzahlen einsehen konnte. Diese ganzheitliche Recruiting-Plattform ist inzwischen die erste Anlaufstelle für die Hiring Manager. Die intuitive Benutzeroberfläche erfordert keinerlei Schulung oder Einarbeitung. Außerdem ist die Plattform für die Nutzung von Mobilgeräten optimiert, sodass die Hiring Manager von OpenText problemlos auch von unterwegs in Verbindung bleiben und ihre Recruiting-Aufgaben auf dem Smartphone erledigen können.

Dieses Tool, das wir gemeinsam mit Avature entwickelt haben, ist genau auf die Bedürfnisse der Hiring Manager innerhalb des Recruiting-Prozesses zugeschnitten.“

– Andrea Morrison, Leiterin Talentgewinnung

Das Hiring-Manager-Portal ist ein individuell konfigurierbares Tool, über das die Hiring Manager von OpenText:

  • Einen vollständigen Überblick über alle Kandidaten haben, die noch geprüft werden müssen
  • Mithilfe von sich automatisch ausfüllenden Vorlagen Suchaufträge einreichen und genehmigen können
  • Dank der Integration einer benutzerfreundlichen Kalenderfunktion Bewerbungsgespräche anfragen, entsprechende Termine festlegen, Kommentare hinzufügen sowie die Verfügbarkeit angeben können
  • Automatische Erinnerungs-E-Mails für die Kandidaten und die Hiring Manager einrichten können, die beispielsweise einen Tag vor dem Bewerbungsgespräch verschickt werden
  • Ersatzpersonen benennen können, falls sie selbst am Interviewtermin verhindert sind
  • Recruitern direkt im Portal Feedback zu den Kandidaten geben können
  • Kandidaten durch den Prozess bewegen können – von der Prüfung bis hin zur Angebots- und Onboarding-Phase

Die Strategie

Hiring Manager zu strategischen Recruiting-Partnern machen

OpenText wusste, dass ein strategisches Vorgehen erforderlich war, um die Hiring Manager einzubinden. Ein Schwerpunkt lag dabei auf der kontinuierlichen Schulung und Einarbeitung.

Ein Bereich, auf den wir besonders Wert legten, war die Schulung. Wir hielten Fortbildungen für Hiring Manager ab und organisierten kontinuierlich „Lunch and Learn“-Veranstaltungen, um sie in Bezug auf die Talentgewinnung weiterzubilden. Außerdem entwickelten wir Trainingsmodule, auf die sie in der Onboarding-Phase zugreifen konnten, und informierten sie darüber, wie wir sie bei der Personalbeschaffung unterstützen können. Außerdem achteten wir darauf, dass auch die Hiring Manager in den von uns neu erworbenen Unternehmen in unseren Prozessen geschult wurden, um einen reibungslosen Übergang zu ermöglichen.“

– Andrea Morrison, Leiterin Talentgewinnung

Um sich ein klareres Bild der zu besetzenden Stellen, der idealen Kandidaten und potenziellen zukünftigen Suchaufträgen zu machen, nehmen Recruiter inzwischen mehr und mehr an Teammeetings der Hiring Manager teil. Um die Arbeitsbeziehung weiter zu verbessern, werden Hiring Manager zudem regelmäßig zu Recruiting-Veranstaltungen eingeladen, wo sie auch Kandidaten kennenlernen können. Durch diesen kooperativen Ansatz entstand eine stabile Basis und ein besseres Verständnis dafür, was die Hiring Manager wirklich brauchen, wie dringend die Stelle zu besetzen ist, nach welchem Profil sie suchen usw. Die Hiring Manager wiederum verstehen, wie sie sich in den Prozess einfügen und welche wichtige Rolle sie für die Kandidatenerfahrung insgesamt spielen.

Wir kooperieren mit den Hiring Managern in jeder Phase des Prozesses, nicht nur während der Vorstellungsgespräche. Wir laden sie etwa zu Recruiting-Veranstaltungen ein und wir schicken ihnen Analysen, um sie über unseren aktuellen Stand zu informieren. Außerdem bitten wir sie darum, ihre Profile mit Inhalten zu befüllen, um den Aufbau von Kandidaten-Pipelines zu beschleunigen.“

– Andrea Morrison, Leiterin Talentgewinnung

Ergebnisse

OpenText konnte in vielen Bereichen der Talentgewinnung deutliche Verbesserungen erzielen, sowohl im Hinblick auf die Verwaltung als auch bezüglich der operativen Tätigkeiten.

Das Hiring-Manager-Portal wurde vor etwa 3 Jahren eingeführt, und das Ergebnis ist äußerst positiv. Wir konnten die Verwaltungsaufgaben reduzieren und die Zeit bis zur Stellenbesetzung um insgesamt 7 Tage senken, indem wir administrative Verzögerungen beseitigten und die Kommunikation mit den Hiring Managern verbesserten. Die Hiring Manager können uns nun über jedes erdenkliche Gerät unkompliziert Feedback geben, was dazu geführt hat, dass sie dies viel schneller erledigen. Wir haben auch eine Umfrage durchgeführt, auf die wir sehr positive Rückmeldungen bekommen haben, insbesondere mit Blick auf die Beschleunigung der Prozesse und die gesteigerte Effizienz seit der Einführung des HM-Portals.“

– Andrea Morrison, Leiterin Talentgewinnung

Statt einer rein koordinierenden Funktion übt das Team inzwischen die Rolle eines Kompetenzzentrums aus, das sich vor allem auf strategische Talentgewinnungsmaßnahmen konzentriert. So kann es das Unternehmen besser unterstützen und als strategischer Partner fungieren. „Wir haben jederzeit im Schnitt 400-600 Stellen zu besetzen, bearbeiten jährlich 2.000 Suchaufträge und arbeiten für über 800 einzelne Hiring Manager. Wir sind stolz darauf, das Unternehmen als professionelle und kompetente Berater in allen Bereichen des Recruiting-Prozesses zu unterstützen.

Die Zukunft

Die nächsten Schritte sind bereits in Planung: Das strategische Talentgewinnungsteam will sich gezielt Zeit dafür nehmen, gemeinsam mit Avature eine Reporting-Funktion mit maßgeschneiderten Berichten für einzelne Personengruppen und Geschäftsbereiche zu entwickeln. Die individuelle Report-Builder-Funktion von Avature beruht auf einem Ansatz der „echten Transparenz“ und wird es OpenText ermöglichen, allen Akteuren diejenigen Daten zu liefern, die sie wirklich benötigen.

Wir haben unsere Leistung stark verbessert, beispielsweise indem wir Daten nutzen, um zu analysieren, welche Stellen wir am häufigsten besetzen müssen. Außerdem haben wir basierend auf den eingehenden Suchaufträgen eine Talentmarkenstrategie entwickelt – nur ein Beispiel dafür, wie wir Daten nutzen, um über uns hinauszuwachsen, um Pipelines aufzubauen und offene Stellen schneller zu besetzen.“

– Andrea Morrison, Leiterin Talentgewinnung

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