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Mehr Transparenz bei der Beschaffung freier Mitarbeiter und Freelancer

Geschrieben Von
Clare Bourke
Senior Content Writer

Aktuell sind 40 Prozent der Beschäftigten weltweit als freie Mitarbeiter, Freelancer oder Zeitarbeiter tätig. Dieser Anteil wird in Zukunft weiter exponentiell steigen. Führungsteams auf der ganzen Welt sind sich dieser tief greifenden Veränderung auf dem Arbeitsmarkt sehr wohl bewusst. Es handelt sich hierbei um eine Entwicklung, die sich auf jeden Aspekt eines Unternehmens auswirken wird – auf die Kultur, den Output und nicht zuletzt auf das Geschäftsergebnis. So ist es nicht verwunderlich, dass das sogenannte Contingent Workforce Management (CWM) bei vielen Personalern oberste Priorität genießt.

Natürlich sind contingent worker, d.h. projektbezogen beschäftigte Mitarbeiter, kein neues Phänomen, auch wenn ihre Zahl stetig wächst. Daher stellt sich die Frage, warum bisherige Managementverfahren nicht einfach ausgeweitet werden können, um den wachsenden Bedürfnissen dieses wichtigen Arbeitsmarktsegments gerecht zu werden.

In der Vergangenheit haben diese Verfahren schließlich gute Dienste geleistet. Angesichts der zunehmenden Zahl externer Mitarbeiter stoßen heutige Beschaffungsprozesse jedoch an ihre Grenzen, was für Unternehmen zur Belastungsprobe wird. In diesem Artikel wollen wir dieses Problem näher beleuchten. Gleichzeitig soll aufgezeigt werden, welche Vorteile die Einführung eines alternativen Ansatzes hat, der ein ganzheitliches, umfassendes Talentmanagement ermöglicht.

Fehlt die zwischenmenschliche Note, hat dies erhebliche Folgen

In der Regel unterscheiden sich die Prozesse zur Beschaffung von Freelancern stark von den Verfahren zur Einstellung festangestellter Mitarbeiter. Sie werden als eigene Ausgabenkategorie gesehen, für die das Beschaffungsteam zuständig ist, ohne dass die Personalabteilung einbezogen wird. Eine sorgfältige Überprüfung sowie die sonst im Einstellungsverfahren üblichen Onboarding-Schritte fallen daher häufig weg.

Dies kann aus den unterschiedlichsten Gründen negative Auswirkungen haben. Erstens kann das Fehlen gängiger Screening-Prozesse zur Folge haben, dass die gefundenen Personen nicht zur Unternehmenskultur passen. Zweitens: Freie Mitarbeiter lediglich als Zahlen statt als Individuen zu behandeln, kann für Unternehmen auf der Suche nach Toptalenten erhebliche Nachteile mit sich bringen.

Derzeit übliche Prozesse basieren auf einem unpersönlichen Geben und Nehmen; es werden kaum Maßnahmen zur Einbindung externer Mitarbeiter ergriffen. Doch in einem wettbewerbsorientierten Arbeitsmarkt, in dem die leistungsstärksten Kandidaten frei entscheiden können, für wen sie arbeiten, reicht dies nicht mehr aus. Schließlich können sie auswählen, welche Projekte sie übernehmen und für welche Firmen sie arbeiten.

Allerdings hängt der geschäftliche Erfolg letztlich immer davon ab, welche Mitarbeiter ein Unternehmen beschäftigen kann.. Wer die Top-Performer für sich gewinnt, hat einen klaren Wettbewerbsvorteil. Dieses Problem scheint nahezu jedes Unternehmen zu betreffen: 77 Prozent der CEOs sehen den Fachkräftemangel als größte Herausforderung für ihr Unternehmen[1].

Die tatsächlichen Kosten für das Management von freien Mitarbeitern und Freelancern

In der Regel gibt es keinen zentralen Prozess zur Einstellung externer Mitarbeiter. Aufgrund von Datensilos und verstreut gespeicherten Informationen zwischen einzelnen Geschäftsbereichen sind derzeitige CWM-Methoden oft ineffizient, uneinheitlich und teuer.

Paradoxerweise greifen Unternehmen vor allem deshalb auf Projektarbeit zurück, weil sie Kosteneinsparungen erzielen wollen. Doch ob tatsächlich Einsparungen erzielt werden, ist derzeit fast unmöglich zu sagen. Dies liegt daran, dass die Beschaffungskosten für die Einstellung von Freelancern oft viel höher sind als bei Festangestellten, was im Wesentlichen auf die Vermittlungsgebühren und Provisionen der Personaldienstleister zurückzuführen ist.

Immer mehr Unternehmen lagern die Beschaffung vorübergehend Beschäftigter aus, um mit der wachsenden Nachfrage nach freien Mitarbeitern und Freelancern Schritt zu halten. Doch das Fehlen einer zentralen Verwaltung und die Nutzung bevorzugter Personaldienstleister erhöhen die Kosten weiter.

Die Gefahr mangelnder Transparenz

Mit den heute üblichen Prozessen verlieren Führungsteams die Übersicht und Kontrolle über einen Großteil ihrer Mitarbeiter. Fast 60 Prozent aller freien Mitarbeiter sind in der Finanzplanung, Prognose und Budgetierung nicht berücksichtigt. Dies ist besonders erschütternd, wenn man bedenkt, dass Unternehmen weltweit bis zu 270 Milliarden US-Dollar für Freelancer ausgeben. Doch wie kann die Personalplanung auch nur ansatzweise erfolgen, wenn ein klarer Überblick über die Gesamtheit der beschäftigten Mitarbeiter fehlt?

Um im heutigen Wettbewerbsumfeld Spitzenleistungen zu erzielen, müssen Unternehmen in der Lage sein, agil auf Marktveränderungen zu reagieren. Dazu gehört auch die Fähigkeit, das Humankapital innerhalb des Unternehmens an sich wandelnde Anforderungen anzupassen. Doch die Belegschaft zu optimieren, ist nahezu unmöglich, wenn ein Überblick über das gesamte Talentangebot fehlt.

Zeit zum Umdenken

Unter Berücksichtigung all dieser Faktoren ist klar, dass es an der Zeit ist, neue Wege im Bereich des CWM einzuschlagen. Die effektivste Lösung besteht darin, die Verwaltung freier Mitarbeiter in die Hände von Talentgewinnungteams zu legen und nicht mehr als Aufgabe der Beschaffungsteams zu sehen. Unternehmen müssen in strategische Technologien investieren, die speziell auf die Bedürfnisse freier Mitarbeiter und Freelancer zugeschnitten sind, anstatt sich auf beschränkte Vendor-Management-Systeme (VMS-Lösungen) zu verlassen.

Unternehmen, die dies tun, werden mit hoher Wahrscheinlichkeit von größerer Effizienz, reduzierten Kosten und verbesserter Kandidatenqualität profitieren. Darüber hinaus können sie dank der gewonnenen Transparenz effizient und flexibel auf die sich wandelnden Anforderungen an das Humankapital reagieren.

[1]  20th CEO Survey, 2017, PWC

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