Kundenstorys 
Zusammenfassung
Im Jahr 2021 fusionierten Virgin Media und O2 und schufen damit einen der größten Telekommunikationsanbieter des Vereinigten Königreichs. Hinter den Schlagzeilen dieses bedeutenden Deals verbarg sich jedoch eine komplexe Herausforderung: es mussten zwei grundlegend unterschiedliche Recruiting-Teams zusammengebracht werden – und das im Wettbewerb um Talente auf einem volatilen Arbeitsmarkt, der von Fachkräftemangel und der „Großen Kündigungswelle“ geprägt war.
Die Entscheidung für die Einführung von Avature ging dabei weit über die reine Zusammenführung der Teams hinaus. Ziel war es, ein erstklassiges Recruiting-Ökosystem zu schaffen, mit dem das Unternehmen sowohl den akuten Personalbedarf decken als auch seine Talentstrategie langfristig weiterentwickeln kann.
Seit dem Rollout hat Virgin Media O2 einen bemerkenswerten ROI erzielt, darunter Einsparungen von 4,5 Millionen Pfund im ersten Jahr sowie eine Reduzierung der Ausgaben für Personalvermittler um 30 Prozent. Darüber hinaus ist das Direkt Sourcing um 98 Prozent gestiegen – selbst bei schwer zu besetzenden technischen Rollen.
Lesen Sie weiter und erfahren Sie, wie Virgin Media O2 das Recruiting harmonisiert und komplett neu gestaltet.
Über Virgin Media O2
Virgin Media O2 ist ein führendes britisches Telekommunikationsunternehmen, das als Joint Venture zwischen Liberty Global und Telefónica gegründet wurde.
Das Unternehmen betreut rund 45 Millionen Kunden in den Bereichen Breitband, Mobilfunk, TV und Festnetztelefonie. Es kombiniert das größte und zuverlässigste Mobilfunknetz des Vereinigten Königreichs mit einem Breitbandnetz, das die schnellsten und am weitesten verbreiteten Geschwindigkeiten bietet.
Die Herausforderung: zwei Recruiting-Modelle, zwei Tech-Landschaften
Vor der Fusion arbeiteten Virgin Media und O2 mit zwei völlig unterschiedlichen Recruiting-Modellen. Virgin Media verfügte über ein internes Talentgewinnungsteam für Fachpositionen und setzte bei hochvolumigen Einstellungen auf ein RPO-Modell, während O2 die Einstellung von Mitarbeitern für den Einzelhandel, den Immobilienbereich und Fachbereiche vollständig ausgelagert hatte.
Nach der Fusion musste das neu gegründete Unternehmen nun sehr unterschiedliche Einstellungsanforderungen bewältigen – von Unternehmenspositionen über Jobs im Einzelhandel in mehr als 400 Filialen bis hin zu Außendiensttechnikern und hochmodernen Technologiefachkräften in den Bereichen KI, maschinelles Lernen und Datendemokratisierung.
Beide Unternehmen brachten jedoch unterschiedliche Altsysteme für die Talentgewinnung mit, die kaum Funktionen für Sourcing und Automatisierung boten. Dadurch gestaltete sich die Besetzung der jährlich 7.000 Stellen, die zur Erfüllung der Kundennachfrage nötig sind, schwierig.
Wir müssen schnell handeln, um auf Kunden reagieren zu können, die auf Installationen und Netz warten. Deshalb müssen wir schnell in der Lage sein, neue Mitarbeiter einzustellen.“
Sharron O’Donnell
Head of Talent Acquisition, Virgin Media O2
Zusätzlich zu diesen Einschränkungen machten sowohl Hiring Manager als auch Kandidaten schlechte und uneinheitliche Erfahrungen.
Trotz des internen Drucks, mit den bestehenden Systemen auszukommen, wusste das Talentgewinnungsteam, dass es für den Erfolg im Wettbewerb um Talente eine marktführende Plattform benötigt, die Innovation und kontinuierliche Verbesserung ermöglicht. Gemeinsam mit dem Chief People & Transformation Officer und der Deputy Chief People Officer wurde die Investition in Avature überzeugend begründet.
Wir haben erkannt, dass wir, wenn wir die besten Talente gewinnen wollen, in führende Technologie investieren müssen, die nicht nur unsere aktuellen Herausforderungen löst, sondern auch mit uns zusammenarbeitet und für die Zukunft ausgelegt ist.“
Sharron O’Donnell
Head of Talent Acquisition, Virgin Media O2
Die Lösung: eine couragierte digitale Transformation im Recruiting
Das Führungsteam von Virgin Media O2 hat die Investition in die Talentgewinnungs-Produktreihe von Avature aus mehreren Gründen genehmigt. Ein entscheidender Vorteil war die hohe Anpassungsfähigkeit von Avature, die es dem Talentgewinnungsteam ermöglichte, die Plattform bei neuen Anforderungen schnell und eigenständig anzupassen – sei es durch die Anpassung von Workflows, das Erstellen neuer Vorlagen oder die Aktualisierung eines Portals.
Der Vorteil liegt darin, dass die Technologie in unserem Team verbleibt; die Verantwortlichkeit liegt bei uns.“
Carrie Small
Talent Acquisition Excellence Manager, Virgin Media O2
Die Fähigkeit von Avature, sich nahtlos in bestehende Systeme wie Oracle HCM, Microsoft Teams und Assessment-Plattformen zu integrieren, war ein weiterer wichtiger Faktor für die Entscheidung des Führungsteams.
Automatisierung war für Virgin Media O2 besonders wichtig. In einem Umfeld, in dem „alles auf Geschwindigkeit ausgerichtet ist“, sucht das Team ständig nach Optimierungsmöglichkeiten, damit Recruiter ihre Zeit für wichtige Aktivitäten wie den Aufbau von Beziehungen zu qualifizierten Talenten nutzen können.
Alles, was wir tun können, um den Recruitern die Gespräche mit hervorragenden Talenten zu erleichtern, sie für unser Unternehmen zu gewinnen und diese Prozesse zu automatisieren, ist für uns von entscheidender Bedeutung.“
Carrie Small
Talent Acquisition Excellence Manager, Virgin Media O2
Virgin Media O2 suchte über die technischen Kompetenzen hinaus auch einen echten Partner, der die Weiterentwicklung seiner Visionen und Strategien unterstützt. Eine gemeinsame Verpflichtung zu Agilität und kontinuierlicher Verbesserung würde dazu beitragen, Prioritäten aufeinander abzustimmen und Innovationen konsequent voranzutreiben.
Implementierung in Rekordzeit
Während digitale Transformationen dieser Größenordnung oft viel Zeit in Anspruch nehmen, schaffte Virgin Media O2 den Weg vom ersten Konzept bis zum Go-Live in nur sieben Monaten. Einige entscheidende Maßnahmen machten diese Rekordumsetzung möglich:
- Frühzeitige Definition von Personas: Da Virgin Media O2 Mitarbeiter für verschiedene Positionen rekrutiert, wurden vor der Gestaltung des Recruiting-Prozesses Personas definiert und ein einziger Workflow mit bedingten Varianten für die Verwaltung aller Positionen verwendet.
- Interne Durchführung von Nutzerakzeptanztests (UAT): Teammitglieder testeten Workflows, übernahmen verschiedene Personas und erkundeten mögliche Lösungen, was die Einbindung und die Akzeptanz steigerte.
- Aufbau einer starken Partnerschaft mit Avature: Bei der Integration verfolgte Virgin Media O2 einen DevOps-Ansatz und arbeitete mit einem streng strukturierten Projektplan, der klar definierte Testphasen für Portale und Prozess-Rollouts vorsah.
- Kontinuierliche Schulungen auch nach dem Go-Live: Nach der Implementierung finden weitere Schulungen statt, um neue Teammitglieder einzuarbeiten, sich wandelnde Rollen zu begleiten und Prozessanpassungen zu unterstützen.
Die Schulungen sind fortlaufend. Das ist entscheidend, wenn man diese Denkweise annimmt und sich darauf konzentriert, die Technologie optimal zu nutzen.“
Carrie Small
Talent Acquisition Excellence Manager, Virgin Media O2
Die neue Ära der Talentgewinnung bei Virgin Media O2
Der erste bedeutende Meilenstein in der digitalen Transformation des Recruitings bei Virgin Media O2 war der Start des Karrieremarktplatzes. Dieser Schritt hatte eine große strategische Wirkung, da das Unternehmen laut O’Donnell erstmals als einheitliche Marke auftrat. Damit die Seite stets aktuell, ansprechend und auf sich wandelnde Anforderungen abgestimmt bleibt, nutzt Virgin Media O2 die Content-Management-Funktionen von Avature. So lassen sich Inhalte bei Bedarf eigenständig aktualisieren.
Ausgehend von einem fragmentierten System ohne Sourcing-Funktionen stellte die Einführung von Avature CRM bei Virgin Media O2 einen Wendepunkt in der Entwicklung von einem reaktiven zu einem proaktiven Einstellungsmodell dar. Heute nutzt das Unternehmen die Lösung, um Talent-Communitys aufzubauen. Diese bieten eine umfassende Datenbank, aus der Recruiter bereits vor der Veröffentlichung einer Stelle gezielt qualifizierte Talente identifizieren können.
Künstliche Intelligenz spielt eine zentrale Rolle bei den proaktiven Sourcing-Aktivitäten des Unternehmens. Obwohl KI von Anfang an zum Einsatz kam, stellte Virgin Media O2 stets sicher, dass Recruiter die Kontrolle über wichtige Entscheidungen behielten. Anstatt KI zur Automatisierung des Skill-Parsings zu verwenden, kuratieren die Recruiter stellenspezifische Skills und geben sie manuell ein, was zu einer präziseren Zuordnung führt. Dieser ausgewogene Ansatz stellt das Fachwissen der Recruiter in den Mittelpunkt und nutzt gleichzeitig die KI-Empfehlungen sowie die damit verbundenen Effizienzgewinne.
Wir sehen einen Wandel – vermutlich ermöglicht durch KI – bei den Sourcing-Kompetenzen und der CRM-Nutzung. (…) Heute geht es viel mehr um proaktives Sourcing, also darum, mithilfe von KI Kandidaten zu finden, die für eine Position passen könnten, noch bevor diese ausgeschrieben wird – selbst wenn eine Ausschreibung notwendig ist.”
Carrie Small
Talent Acquisition Excellence Manager, Virgin Media O2
Dank flexibler Technologie kann das Unternehmen auch bei neuen Marktanforderungen agil bleiben. Ein klares Beispiel hierfür war die Rekrutierung von 250 Außendiensttechnikern in Rekordzeit.
Normalerweise hätte das Sourcing und Screening in diesem Umfang zwei bis drei Wochen gedauert. Um die Nachfrage zu bewältigen, passte das Team den Workflow in Avature schnell an, entwickelte maßgeschneiderte Fragen und führte innerhalb von nur sieben Tagen die Avature-Video-Interview-Lösung ein. Die Ergebnisse haben alle Erwartungen übertroffen:
- Es wurde eine große Anzahl an Kandidaten erreicht, von denen sogar 66 Prozent ihre Video-Assessments innerhalb von 12 Stunden absolvierten.
- Dank automatisierter Terminplanung konnten die Hiring Manager bereits am nächsten Werktag mit vorgebuchten Interviews starten. Innerhalb weniger Tage wurden 60 Angebote unterbreitet.
Diese schnelle Umsetzung und das beeindruckende Ergebnis zeigen auf, wie wertvoll es sein kann, eine Innovationskultur mit Technologie zu kombinieren, die Schritt halten kann.
Wir haben einen großen Wandel vollzogen, und die Qualität, die Einbindung sowie das Echtzeit-Feedback über unseren NPS und die Kandidaten sind wirklich positiv.“
Sharron O’Donnell
Head of Talent Acquisition, Virgin Media O2
Im Rahmen ihrer fortlaufenden Bemühungen, eine datengesteuerte Talentgewinnungsfunktion zu konsolidieren, wandte sich Virgin Media O2 zunächst an Avature, um erste maßgeschneiderte Berichte und ein Talentgewinnungs-Dashboard zu erstellen – eine Entscheidung, die das Unternehmen nach eigenen Angaben nicht bereut. Mit der Zeit wuchs die Expertise des Teams im Umgang mit der Plattform und damit auch dessen Fähigkeit, anspruchsvolle Berichte und Analysen eigenständig zu erstellen.
Die Ergebnisse
Der Wechsel zu proaktivem Sourcing bei Virgin Media O2 ist bereits jetzt sehr erfolgreich. Bereits ein Jahr nach Beginn dieser Transformation konnte das Unternehmen einen bemerkenswerten ROI erzielen :
- Durch die geringere Abhängigkeit von Jobbörsen wurden 4,5 Millionen Pfund eingespart und die Ausgaben für Personalvermittler um 30 Prozent reduziert.
- Das Direct Sourcing stieg um 98 Prozent, selbst bei komplexen technischen Rollen.
- Insgesamt verkürzte sich die Zeit bis zur Einstellung um 32 Prozent und beträgt jetzt im Schnitt 40 Tage.
Der Wechsel vom ‚Post-and-Pray‘-Ansatz hin zu weniger Abhängigkeit von Stellenanzeigen ermöglicht es Recruitern, Talente sofort zu finden und anzusprechen.“
Sharron O’Donnell
Head of Talent Acquisition, Virgin Media O2
Zudem hat die Einführung erstklassiger Technologie mit fortschrittlicher Automatisierung die Art und Weise verändert, wie Recruiter ihre Zeit nutzen:
- Vor der Einführung von Avature konnten Recruiter nur fünf Prozent ihrer Zeit für proaktives Sourcing aufwenden. Heute liegt dieser Anteil bei 30 Prozent.
- Früher nahm die Interview-Terminplanung 25 Prozent ihrer Zeit in Anspruch. Dank der Automatisierung durch Avature sind es nun nur noch 10 Prozent.
- Recruiter haben außerdem wertvolle Zeit für Aktivitäten zum Beziehungsaufbau gewonnen, etwa für die Kommunikation mit Kandidaten und das Einholen von Feedback. Nun widmen sie 15 Prozent ihrer Zeit diesen Aktivitäten, im Vergleich zu nur fünf Prozent vor der Fusion und dem Technologiewechsel.
Virgin Media O2 konnte auch deutliche Verbesserungen in der Stakeholder-Erfahrung feststellen. Durch die Integration von Net-Promoter-Score-(NPS)-Feedback in jede Phase erhält das Unternehmen einzigartige Einblicke in die Zufriedenheit von Recruitern, Hiring Managern und Kandidaten. Das Kandidatenerlebnis ist besonders wichtig, da sich ein schlechter Einstellungsprozess direkt auf das Geschäft auswirken kann.
Im Vereinigten Königreich sind 45 Millionen Menschen Kunden von Virgin Media O2. Das ist enorm. Wir wissen, dass die Hälfte der Kandidaten, die sich bei uns bewerben, auch unsere Kunden sind. Wenn sie eine schlechte Recruiting-Erfahrung machen, entsteht ein negatives Bild von uns.“
Sharron O’Donnell
Head of Talent Acquisition, Virgin Media O2
Durch die genaue Beobachtung des Kandidatenerlebnisses und die Erfassung von Echtzeit-Feedback erhält das Team Einblicke in Bereiche, die verbessert werden können. So kann es dafür sorgen, dass jede Interaktion möglichst positiv verläuft. Das Ergebnis ist ein NPS von +66 bei den Kandidaten (einschließlich abgelehnter Bewerber), was den Branchendurchschnitt deutlich übertrifft.
Die Harmonisierung der Teams und Technologiesysteme ermöglichte es dem Unternehmen schließlich, eine einheitliche Arbeitsweise zu etablieren, die Compliance umfassend stärkt.
Wie geht es weiter?
Die Erfolgsgeschichte von Virgin Media O2 ist noch lange nicht zu Ende. Auch in Zukunft wird der Fokus darauf liegen, die Produktivität zu steigern und schnellere sowie qualitativ hochwertigere Ergebnisse zu erzielen.
Mit der Implementierung einer erstklassigen Plattform, die als Grundlage für kontinuierliche Optimierung, nahtlose Integration und langfristige Skalierbarkeit dient, setzt das Unternehmen verstärkt auf KI-gesteuertes Sourcing, den Ausbau seiner Talent-Communitys und die Verbesserung von Echtzeit-Analysen. Das Team arbeitet außerdem daran, die Pre-Boarding- und Onboarding-Prozesse in das Avature-Ökosystem zu integrieren.
Mehr zur digitalen Transformation im Recruiting nach der Fusion von Virgin Media und O2 erfahren Sie im Talent Transformation Podcast, in dem Kris Legroe, Director of People Technology, weitere Einblicke in die Entwicklung des Unternehmens gibt.
