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7 Tipps, um die Beziehung zwischen Hiring Managern und Recruitern zu verbessern

Geschrieben Von
Evelyn Duskey
Sr. Associate Editor

Wenn es um Recruiting geht, steht die Beziehung zu den Kandidaten meist an erster Stelle. Doch ohne eine positive Zusammenarbeit zwischen Hiring Managern und Recruitern besteht die Gefahr, dass Kandidaten in einem schwarzen Loch verschwinden oder eine unangenehme Kandidatenerfahrung machen.  Beides kann dazu führen, dass sie den Bewerbungsprozess von sich aus beenden, Ihr Arbeitsangebot nicht annehmen oder sich künftig weigern, Ihr Produkt bzw. Ihre Dienstleistung zu kaufen.

Pünktlich zum Valentinstag haben wir daher 7 Ideen zusammengestellt, wie Sie die Beziehung zwischen den beiden Akteuren des Recruiting-Teams fördern und dafür sorgen können, dass die Liebe während des Recruiting-Prozesses nicht erkaltet.

1. Ein gelungener Start

Um für einen gelungenen Beziehungsstart zu sorgen, sollten Sie ein Kickoff-Telefonat oder ein persönliches Gespräch vereinbaren, damit der Hiring Manager (HM) und der Recruiter sich optimal abstimmen können. Während des Meetings können der Hiring Manager und der Recruiter Qualifikationen auflisten, über die der Kandidat verfügen sollte, Teamaufgaben festlegen und gemeinsam analysieren, welche Kandidaten zuvor für ähnliche Positionen ausgewählt wurden. Dank der Avature ATS-Funktion „Ähnliche suchen“ können Recruiter Ihre Datenbank nach Eigenschaften von 10 früheren erfolgreichen Kandidaten durchsuchen.

Nach der Festlegung der Suchkriterien sollten Sie gemeinsam einen Plan für die Durchführung der Vorstellungsgespräche (verschiedene Interviewphasen, konkrete Schwerpunkte, Folgegespräche) sowie eine Sourcing-Strategie ausarbeiten – worauf sollte sich die Suche konzentrieren? Für welche Unternehmen arbeiten die Art von Kandidaten, die Sie suchen? Welche Stellenbörsen haben sich auf derartige Positionen spezialisiert?

2. Die Zusammenarbeit

Beziehungen sind keine Einbahnstraße, sondern erfordern sehr viel Zusammenarbeit und verantwortungsbewusstes Handeln.  Achten Sie darauf, am Ende eines Kickoff-Meetings stets konkrete Termine festzulegen und eine Dienstgütevereinbarung (ein sogenanntes Service-Level-Agreement) zu vereinbaren, d.h. sich über die Aufgaben zu einigen, die Recruiter und HMs erfüllen müssen, um den Prozess voranzubringen. Das mag etwas förmlich und übertrieben erscheinen, sorgt aber dafür, dass beide Parteien einander rechenschaftspflichtig sind und der Prozess reibungslos voranschreitet.

Dank der intuitiven Workflows und flexiblen Möglichkeiten heutiger Technologien können viele Aufgaben und Erinnerungen automatisiert werden. Das lästige Denken an Aktionen, die durchgeführt werden müssen, entfällt. Ein weiterer Vorteil ist, dass gesetzlich vorgegebene Recruiting-Anforderungen automatisch erfüllt werden.  So kann zum Beispiel eingestellt werden, dass ein Kandidat im Recruiting-Prozess erst weiterbewegt werden kann, wenn entweder der Recruiter oder der Hiring Manager eine Aufgabe abgeschlossen haben, also beispielsweise einen Ablehnungsgrund eingetragen haben.

3. Kommunikation ist alles

Genau wie in jeder Beziehung beruht auch die Liebe zwischen Recruitern und HMs auf Kommunikation. Machen Sie es sich zum Ziel, ein proaktiver Kommunikator zu werden, selbst auf die Gefahr hin, zu viel zu kommunizieren. Dies muss nicht zeitaufwändig sein.  Häufig reicht eine kurze E-Mail oder Nachricht zu wichtigen Meilensteinen, z. B. eine Einladung zu einem Beratungsgespräch nach x Stunden eines laufenden Suchauftrags, eine E-Mail mit einer Zusammenfassung der Vorauswahl vorgeschlagener Kandidaten, ein Telefonat zur Nachbesprechung nach einem Vorstellungsgespräch oder Informationen zum Status der Angebotsunterbreitung.

Das Avature-System erleichtert die Kommunikation. Jede Kontaktaufnahme mit einem Kandidaten wird innerhalb der Chronik in deren Profil aufgezeichnet. Darüber hinaus steht Recruitern ein eigenes Übersichts-Dashboard zur Verfügung, das auf einen Blick den Status ihrer Kommunikation mit Kandidaten und Recruitern zeigt. Ihre Recruiting-Aktivitäten können damit kontinuierlich und transparent verfolgt werden.

4. Seien Sie realistisch

Einem guten Recruiter mag es bisweilen gelingen, den perfekten Kandidaten aus dem Hut zu zaubern, hexen können Recruiter jedoch nicht. HMs sollten die gewünschten Kompetenzen und Qualifikationen nach Prioritäten ordnen und keine unrealistischen Erwartungen an potenzielle Kandidaten stellen.  Versuchen Sie sich zu Beginn jeder Kandidatensuche auf 3 unbedingt erforderliche sowie auf 3 bis 5 optionale Fähigkeiten/Charaktereigenschaften zu einigen. Ein guter Ausgangspunkt, falls Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, ist das aktuelle Team des HMs. Überlegen Sie, welche Kernkompetenzen früherer Kandidaten dafür gesorgt haben, dass sie auf lange Sicht hervorragend in das Team passen, selbst wenn sie zunächst nicht hundertprozentig perfekt schienen.

5. Vertrauen schaffen

Die alte Beziehungsregel „Vertrauen ist alles“ gilt auch im Recruiting-Bereich.  Als Recruiter sollten Sie Ihrem Hiring Manager gegenüber stets ehrlich sein, was Ihre Kompetenzen betrifft. Falls Sie beispielsweise nicht über das technische Wissen verfügen, um einen leitenden Programmierer angemessen zu interviewen, sollten Sie das Ihrem HM von Anfang an deutlich sagen. Dieser kann dann während des Bewerbungsgesprächs anwesend sein, um dem Kandidaten auf den Zahn zu fühlen, oder eine technische Schulung anbieten, sodass Sie oder ein anderes Teammitglied das Bewerbungsgespräch ordnungsgemäß durchführen können. Falls Sie Kandidaten für schwer zu besetzende Stellen suchen und der Kontaktaufbau daher mehr Zeit erfordert, sollten Sie dies von Anfang an offen und ehrlich kommunizieren. Nur so können Sie eine starke, vertrauensvolle Beziehung aufbauen.

Ehrlichkeit spielt während des gesamten Prozesses eine entscheidende Rolle, insbesondere in der Feedbackphase. HMs sollten sich vor Augen halten, dass Recruiter auf ein ehrliches Feedback zu den Kandidaten angewiesen sind, um in Zukunft erfolgreicher vorgehen zu können.

6. Den Recruiting-Prozess konsistent gestalten

Ihr Recruiting-Prozess sollte wie eine gut geölte Maschine laufen. Beginnen Sie jede Suche mit der Festlegung wichtiger Bewerbungsfragen, mit deren Hilfe potenzielle Topkandidaten anhand von Ausschlusskriterien leichter ermittelt werden können. In der Screening-Phase sollten Sie dafür sorgen, dass Formulare zur Vorauswahl von Kandidaten ausgefüllt werden müssen, bevor ein Kandidat an einen HM übermittelt wird. So ist sichergestellt, dass ein HM über alle nötigen Informationen verfügt, um den Kandidaten  in die nächste Stufe des Bewerbungsprozesses zu überführen.

Sorgen Sie dafür, dass sowohl Ihre Recruiter als auch die Hiring Manager sich an den gleichen standardisierten Interview-Prozess halten, angefangen von der Beurteilung von Kandidaten anhand derselben Kriterien bis hin zum Versenden der richtigen Nachricht zum richtigen Zeitpunkt. Intelligente Automatisierung kann bei Letzterem behilflich sein, beispielsweise um Kandidaten anlässlich bestimmter Meilensteine individualisierte Benachrichtigungen zu schicken, etwa eine E-Mail mit Tipps zur Vorbereitung auf ein Vorstellungsgespräch oder eine Nachricht an die Topkandidaten im Anschluss an das Interview.

Nutzen Sie die Automatisierungsmöglichkeiten zudem, um Ihren Prozess weiter zu verfeinern: So können Sie beispielsweise im Anschluss an ein Vorstellungsgespräch Feedback-Formulare verschicken. Die Rückmeldungen der Kandidaten können aufzeigen, in welchen Bereichen Optimierungspotenzial besteht, sowie dabei helfen, die Leistung von Recruitern und Hiring Managern weiter zu verbessern.

7. Dem Partner gezielt unter die Arme greifen

Jede Beziehung bedeutet Arbeit, aber die richtigen Tools können einen himmelweiten Unterschied machen. Nutzen Sie moderne Technik, um Recruitern und HMs Routinearbeiten zu ersparen und die Kommunikation und Zusammenarbeit zu erleichtern. Mithilfe intuitiver Workflows können Sie dafür sorgen, dass der Recruiting-Prozess weitgehend stressfrei verläuft. So könnte ein Hiring Manager beispielsweise nach der ersten Vorauswahl automatisch über die besten Kandidaten informiert werden, oder er könnte nach Abschluss eines Vorstellungsgesprächs direkt aufgefordert werden, ein Feedback abzugeben.

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